Microsoft 365 Retention Policies erklärt: Aufbewahrung, Speicherverbrauch und endgültiges Löschen

Die drei möglichen Wirkungen

Eine Delete-only-Policy für zwei Jahre bedeutet nicht, dass jede Teams-Nachricht zwei Jahre erhalten bleibt. Der Benutzer kann sie vorher löschen. Die Policy sorgt lediglich dafür, dass noch vorhandene Nachrichten spätestens nach Erreichen des festgelegten Alters entfernt werden.

Eine Policy mit Aufbewahren und anschließend löschen für zwei Jahre verhindert dagegen die endgültige Vernichtung vor Ablauf der zwei Jahre. Der Benutzer darf die Nachricht zwar aus Teams löschen, die Compliance-Kopie bleibt aber bis zum Ende der Frist erhalten.

Wann die Aufbewahrungsfrist beginnt

Eine neu eingerichtete siebenjährige Policy speichert vorhandene Inhalte nicht automatisch ab dem heutigen Tag weitere sieben Jahre. Microsoft 365 berechnet die Frist in der Regel anhand des jeweiligen Inhaltsalters oder anhand des konfigurierten Triggers.

Bei Exchange richtet sich das Alter einer eingegangenen Nachricht nach dem Empfangsdatum und das Alter einer gesendeten Nachricht nach dem Versanddatum. Eine sechs Jahre alte E-Mail hat bei einer siebenjährigen Aufbewahrung daher grundsätzlich nur noch ungefähr ein Jahr verbleibende Frist.

Bei SharePoint und OneDrive kann sich die Frist abhängig von der Konfiguration unter anderem an der Erstellung, der letzten Änderung, der Label-Anwendung oder einem Geschäftsereignis orientieren. Prüfen Sie diesen Punkt besonders sorgfältig, wenn gesetzliche Fristen nicht mit dem technischen Erstellungsdatum beginnen.

Bei Aufbewahrung ab Erstellung besitzt die Datei einen festen Bezug zum ursprünglichen Erstellungsdatum. Eine alte, aber weiterhin genutzte Datei kann dadurch ihr Fristende erreichen, obwohl sie kurz zuvor noch bearbeitet wurde.

Bei Aufbewahrung ab letzter Änderung beginnt die Frist nach jeder erneuten Bearbeitung von vorn. Eine Datei mit einer fünfjährigen Frist, die jedes Jahr verändert wird, erreicht ihr Fristende nicht. Bei häufig bearbeiteten Dateien kann sich dadurch auch der geschützte Versionsbestand immer weiter in die Zukunft verlängern.

Teams-Nachrichten werden anhand ihres Erstellungszeitpunkts behandelt. Eine spätere Bearbeitung setzt die Retention-Frist nicht neu.

Microsoft berechnet Jahre im Retention-Kontext als Zeiträume von 365 Tagen und Monate als Zeiträume von 30 Tagen. Eine Policy mit „sechs Jahren ab Erstellung“ bildet deshalb nicht automatisch eine gesetzliche Frist ab, die erst mit dem Schluss eines Kalenderjahres beginnt.

Retention Policy und Retention Label

Eine Policy eignet sich für eine einheitliche Regel über einen gesamten Speicherbereich. Innerhalb einer SharePoint-Site befinden sich jedoch häufig Inhalte mit sehr unterschiedlichen Anforderungen: Vertragsunterlagen, Besprechungsprotokolle, laufende Excel-Arbeitsdateien, Präsentationsentwürfe, Installationspakete, temporäre Exporte, Aufzeichnungen und Transkripte.

Eine zehnjährige Retention Policy für die gesamte Site würde alle diese Inhalte erfassen. Das ist administrativ einfach, führt aber schnell zu erheblicher Überspeicherung.

Retention Labels setzen auf Elementebene an. Sie können einem Dokument, einer E-Mail, einem Ordner oder einer Bibliothek eine eigene Regel zuweisen. Je nach Lizenzierung lassen sich Labels manuell, als Standardlabel einer Bibliothek oder automatisch anhand von Inhalt und Metadaten anwenden.

• Fristbeginn bei Anwendung des Labels
• ereignisbasierter Fristbeginn
• Kennzeichnung als Record oder Regulatory Record
• Einschränkung von Änderungen und Löschungen
• Disposition Review vor einer endgültigen Löschung
• Wechsel zu einem anderen Label nach Fristablauf

Ein Standard-Retention-Label ohne Record-Status ist jedoch nicht automatisch speicherseitig folgenlos. AutoSave, Co-Authoring, Bibliothekseinstellungen, normale Versionierung und gleichzeitig wirkende Policies oder Holds können weiterhin erheblichen Speicherverbrauch erzeugen. Bei Records und Regulatory Records gelten strengere Schutzregeln; solche Labels sollten Sie nur nach fachlicher Freigabe und mit klarer Verantwortlichkeit einsetzen.

Wenn mehrere Regeln gleichzeitig wirken

In realen Mandanten wirkt selten nur eine einzelne Regel. Eine E-Mail kann zugleich von einer Exchange-Retention-Policy, einem eDiscovery Hold und einem Retention Label betroffen sein. Eine Datei kann in einer Site liegen, die von einer Policy erfasst wird, und zusätzlich ein eigenes Label tragen.

Planen Sie Retention deshalb nicht nur pro Abteilung, sondern pro Datenklasse. Sonst entstehen widersprüchliche Regeln, die zwar einzeln plausibel wirken, zusammen aber Speicher binden und Löschprozesse blockieren.

Abgrenzung zu Backup

Retention schützt vor vorzeitiger Vernichtung. Backup schützt vor Fehlbedienung, Angriffen und dem Verlust eines benötigten Betriebszustands.

Microsoft bietet mit Microsoft 365 Backup einen nativen Sicherungsdienst. Daneben bestehen Drittanbieterangebote mit unterschiedlichen Speicher-, Restore- und Exportmodellen. Backup und Retention ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht.

Abgrenzung zum Exchange-Onlinearchiv

Das Exchange-Onlinearchiv ist ein zusätzliches, für den Benutzer sichtbares Archivpostfach. Exchange-MRM-Regeln können ältere Nachrichten aus dem primären Postfach dorthin verschieben.

Eine Purview-Retention-Policy verschiebt Nachrichten nicht in einen normalen Archivordner. Sie hält gelöschte oder geänderte Inhalte in internen Hintergrundbereichen wie Recoverable Items zurück.

• Exchange MRM verschiebt ältere E-Mails in das Onlinearchiv.
• Purview-Retention verhindert die vorzeitige endgültige Löschung.
• Das Onlinearchiv stellt zusätzlichen nutzbaren Postfachspeicher bereit.
• Retention steuert den Compliance-Lebenszyklus.

Die in Exchange angezeigte Eigenschaft RetentionPolicy bezeichnet häufig die klassische Exchange-MRM-Policy. Sie ist nicht mit einer Microsoft-Purview-Retention-Policy gleichzusetzen.

Deutschland

In Deutschland beginnen wichtige handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der auslösende Vorgang abgeschlossen wurde. Bilden Sie diese Logik nicht blind mit „x Jahre ab Erstellung“ nach, sondern prüfen Sie, ob ein ereignis- oder jahresendbezogener Fristbeginn erforderlich ist.

Für Verträge besteht keine allgemeine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Die Dauer muss anhand von Vertragsart, Laufzeit, Ansprüchen, Verjährung und speziellen gesetzlichen Vorgaben festgelegt werden.

Auch Lohn- und Gehaltsunterlagen bilden keine einheitliche Dokumentklasse. Lohnkonten, Beitragsnachweise, Arbeitszeitnachweise, Reisekostenunterlagen, Personalstammdaten und Bescheinigungen können unterschiedlichen Fristen unterliegen.

Österreich

Für zentrale unternehmens- und steuerrechtliche Geschäftsunterlagen gilt grundsätzlich eine siebenjährige Orientierung. Bei anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein.

AT-FIN-GESCHAEFTSUNTERLAGE-7J-JAHRESENDE

Schweiz

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Auch hier müssen Fristbeginn, Form, Zugriff und konkrete Dokumentklasse separat geprüft werden.

CH-FIN-BUCHUNGSUNTERLAGE-10J-GESCHAEFTSJAHR

1. Rollen und Lizenz prüfen

1. Öffnen Sie in Purview Settings → Roles and scopes → Role groups.
2. Prüfen Sie die Rolle Retention Management.
3. Für Records Management prüfen Sie zusätzlich Records Management und Disposition Management.
4. Für Priority Cleanup benötigen Sie eigene Priority-Cleanup-Rollen.
5. Verwenden Sie nicht dauerhaft den Global Administrator für die tägliche Retention-Verwaltung.

Einfache statische Retention Policies und einfache Labels sind unter anderem in Business-Premium- und E3-orientierten Plänen verfügbar. Adaptive Scopes, automatische Klassifizierung, Priority Cleanup, Records Management, Regulatory Records und eDiscovery Premium benötigen je nach Mandant höherwertige Lizenzen oder Purview-Add-ons. Prüfen Sie Lizenzdetails vor der Umsetzung, nicht erst im Notfall.

2. Eindeutige Namen verwenden

<LAND>-<WORKLOAD>-<ZWECK>-<WIRKUNG>-<FRIST>-<SCOPE>

• DE-EXO-GESCHAEFTSMAIL-RETAINDELETE-6J-AUSGEWAEHLT
• DE-SPO-RECORDS-RETAINDELETE-10J-ARCHIVSITES
• GLOBAL-TEAMS-CHAT-DELETEONLY-365T-ALLE
• GLOBAL-OD-ARBEITSDATEN-DELETEONLY-730T-AUSGEWAEHLT

Ergänzen Sie in der Beschreibung Zweck, Rechtsgrund, Freigabe, interne Vorgangsnummer und zuständige Person. Der Name allein reicht später nicht aus, um eine irreversible Löschung belastbar zu bewerten.

3. Static oder Adaptive wählen

Für Kleinunternehmen ist eine statische Pilotpolicy regelmäßig leichter zu verstehen und zu kontrollieren. Wechseln Sie erst zu Adaptive Scopes, wenn Attribute und Zuständigkeiten belastbar gepflegt werden.

4. Workloads getrennt halten

Legen Sie getrennte Policies für Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams und Copilot-nahe Inhalte an, wenn Zweck, Frist oder Löschwirkung voneinander abweichen. Eine scheinbar einfache „alles zehn Jahre“-Policy ist administrativ bequem, aber fachlich oft zu grob.

5. Frist, Wirkung und Fristbeginn festlegen

1. Wählen Sie zuerst, ob die Policy aufbewahren, löschen oder aufbewahren und anschließend löschen soll.
2. Legen Sie die Frist nur so lang fest, wie Zweck und Rechtsgrund es tragen.
3. Prüfen Sie den Fristbeginn: Erstellung, letzte Änderung, Label-Anwendung oder Ereignis.
4. Testen Sie die Wirkung mit einem kleinen, eindeutig abgegrenzten Scope.
5. Dokumentieren Sie, wer die Regel fachlich freigegeben hat.

6. Pilotieren und kontrollieren

Starten Sie nicht mit dem gesamten Mandanten. Wählen Sie wenige Postfächer, eine Test-Site und ein OneDrive-Konto aus. Prüfen Sie nach der Verarbeitung, ob Inhalte sichtbar verschwinden, ob Recoverable Items oder Preservation Hold Library wachsen und ob Suche sowie eDiscovery die erwarteten Treffer liefern.

Planen Sie anschließend regelmäßige Kontrollen ein: Policy-Übersicht, betroffene Locations, Speicherentwicklung, Recoverable-Items-Quoten, SharePoint-Site-Quoten, Versionsberichte und Audit-Ereignisse gehören zusammen. Eine Retention-Policy ohne Monitoring ist kein Governance-Prozess, sondern eine spätere Speicherüberraschung.

7. Distribution Status und tatsächliche Anwendung kontrollieren

1. Öffnen Sie die neu erstellte Policy in Purview.
2. Prüfen Sie den angezeigten Verteilungs- oder Bereitstellungsstatus.
3. Öffnen Sie Fehlerdetails für nicht erreichte Locations.
4. Kontrollieren Sie, ob ausgeschlossene Postfächer und Sites tatsächlich nicht erfasst werden.
5. Verwenden Sie bei SharePoint und OneDrive Policy Lookup, um die auf eine konkrete Site wirkenden Policies zu prüfen.
6. Dokumentieren Sie den erfolgreichen Rollout, bevor Sie den Pilotbereich erweitern.

Die vollständige Verteilung einer neuen oder geänderten Retention Policy erfolgt asynchron und kann mehrere Tage beanspruchen. Eine im Portal gespeicherte Änderung ist deshalb nicht automatisch bereits in sämtlichen Workloads wirksam.

Standardlabel an einer SharePoint-Bibliothek setzen

1. Öffnen Sie die SharePoint-Dokumentbibliothek.
2. Öffnen Sie Einstellungen → Bibliothekseinstellungen.
3. Öffnen Sie die Einstellung für das Standard-Retention-Label.
4. Wählen Sie das zuvor veröffentlichte Label.
5. Entscheiden Sie bewusst, ob das Label auch auf bereits vorhandene Elemente angewendet werden soll.
6. Laden Sie eine Testdatei hoch.
7. Prüfen Sie Label, Fristbeginn und Record-Status im Detailbereich.

Ein Bibliotheks-Standardlabel kann sehr viele bestehende Dokumente erfassen. Aktivieren Sie die rückwirkende Anwendung nicht, bevor Umfang, Versionsbestand und Speicherwirkung geprüft wurden.

Exchange und Recoverable Items

Recoverable Items besitzt eine eigene Quote. Ein Benutzer kann deshalb Probleme beim Löschen haben, obwohl das sichtbare Postfach noch freien Speicher anzeigt.

SharePoint, OneDrive und Preservation Hold Library

Wird eine Datei unter einer Retention Policy geändert oder gelöscht, kann der vorherige Zustand in der Preservation Hold Library erhalten bleiben. Diese Bibliothek zählt zur Speicherquote der Site beziehungsweise des OneDrive-Kontos.

Das Leeren des normalen Papierkorbs beseitigt diese geschützten Kopien nicht. Auch nach Ablauf oder Scope-Änderung erfolgt die Freigabe nicht sofort. Ein Timerjob prüft die Preservation Hold Library regelmäßig. Zusammen mit Mindest- und Papierkorbfristen können Tage oder Wochen bis zur tatsächlichen Bereinigung vergehen.

Bei Standard-Retention-Labels ohne Record-Status ist die Speicherwirkung differenzierter als bei einer breiten Retention Policy. Prüfen Sie deshalb immer die konkrete Kombination aus Policy, Label, Record-Status, Versionierung und eDiscovery Hold, bevor Sie Speicherwachstum einer einzelnen Ursache zuschreiben.

Teams und SubstrateHolds

Teams-Nachrichten werden in einem eigenen Kommunikationsdienst verarbeitet. Für Compliance-Zwecke existieren zusätzliche Kopien in versteckten Exchange-basierten Speicherbereichen. Ein volles SubstrateHolds kann deshalb durch Teams-, Copilot- oder andere Kommunikationsdaten verursacht werden.

Zielstruktur anlegen

1. Erstellen Sie im SharePoint Admin Center eine neue Arbeits-Site, beispielsweise Finanzen-Arbeit.
2. Stellen Sie sicher, dass diese Site nicht von einer langjährigen Retain-Policy erfasst wird.
3. Erstellen Sie eine zweite Site, beispielsweise Finanzen-Records.
4. Nehmen Sie nur die Records-Site in die langfristige Policy auf oder verwenden Sie dort Standardlabels.
5. Erstellen Sie in der Arbeits-Site Bibliotheken für operative und temporäre Daten.
6. Erstellen Sie in der Records-Site Bibliotheken für Abschlüsse, Verträge und Nachweise.
7. Richten Sie Metadaten, Berechtigungen und Ansichten ein.
8. Testen Sie Labels und Kopierprozesse mit Testdateien.

Metadaten für Monatsabschlüsse

Monatsabschluss manuell in den Records-Bereich übernehmen

1. Schließen Sie sämtliche fachlichen Änderungen ab.
2. Beenden Sie gleichzeitige Bearbeitungen und schließen Sie die Datei.
3. Setzen Sie den Status auf Zur Prüfung.
4. Führen Sie die fachliche Prüfung durch.
5. Tragen Sie Periode, Freigabeperson und Freigabedatum ein.
6. Setzen Sie den Status auf Freigegeben.
7. Kopieren Sie die freigegebene Endfassung in die Records-Bibliothek.
8. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, beispielsweise Liquiditaetsplanung_2026-03_FINAL.xlsx.
9. Prüfen Sie das angewendete Retention Label.
10. Tragen Sie einen Link zur Records-Datei in den Metadaten der Arbeitsdatei ein.

Kopieren oder Verschieben: Als Faustregel erzeugt Kopieren nach eher einen neuen aktuellen Dateistand, während Verschieben nach in unterstützten Konstellationen eher die Versionshistorie mitnimmt. Das konkrete Verhalten hängt von Quelle, Ziel, Bibliothek, Metadaten, Dateityp und SharePoint-Oberfläche ab. Prüfen Sie den vorgesehenen Ablauf mit einer Testdatei.

Übergabe mit Power Automate unterstützen

1. Trigger: When a file is created or modified (properties only).
2. Bedingung: Freigabestatus = Freigegeben und Archiviert = Nein.
3. Dateiinhalt abrufen.
4. Eindeutigen Archivschlüssel aus Quelldatei-ID, Periode und Dokumentklasse bilden.
5. Zielbibliothek auf eine bereits vorhandene Archivkopie prüfen.
6. Archivkopie erstellen und Metadaten übertragen.
7. Standardlabel beziehungsweise angewendetes Label kontrollieren.
8. Quelldatei auf Archiviert = Ja setzen.
9. Link zur Archivdatei zurückschreiben.
10. Fehler in eine überwachte Fehlerliste schreiben und nicht stillschweigend ignorieren.

Power Automate ersetzt keine fachliche Freigabe. Der Flow darf nicht allein aufgrund einer Dateinamensänderung oder eines beliebigen Benutzerfelds dauerhaft zu archivierende Records erzeugen.

SharePoint-Sanierung: Scope, Migration oder gezielte Bereinigung

Ist eine alte Projekt- oder Arbeits-Site durch Retention vollgelaufen, müssen Sie zuerst entscheiden, ob die gesamte Site falsch im Scope liegt oder ob nur einzelne Datenklassen entfernt werden dürfen. Diese Unterscheidung entscheidet über den technischen Weg.

Variante A: Neue Low-Risk-Arbeits-Site einrichten

1. Erstellen Sie eine neue Arbeits-Site ohne langjährige Retain-Policy.
2. Übernehmen Sie nur aktuelle Arbeitsdateien, die für den laufenden Betrieb benötigt werden.
3. Erstellen Sie eine separate Records-Site für aufzubewahrende Endfassungen.
4. Stoppen Sie neue Uploads in die alte Site.
5. Dokumentieren Sie, welche Inhalte in welchem Bereich weitergeführt werden.

Variante B: Alte Site nach Migration aus dem Policy-Scope entfernen

1. Identifizieren Sie alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente in der alten Site.
2. Übernehmen Sie diese Dokumente in die Records-Site oder sichern Sie sie in einem dokumentierten Archivverfahren.
3. Holen Sie die Freigabe zur Scope-Änderung ein.
4. Entfernen oder exkludieren Sie die alte Site aus der Policy.
5. Löschen Sie nach Wirksamwerden der Änderung die nicht mehr benötigten Live-Daten.
6. Leeren Sie nach Kontrolle die Papierkörbe.
7. Überwachen Sie Preservation Hold Library und Speicherentwicklung.

Eine einfache Kopie bewahrt nicht automatisch Auditdaten, Erstellungszeitpunkte, Versionshistorien und Beweisketten. Sind diese Merkmale relevant, muss die alte Site als Archiv bestehen bleiben oder ein dokumentiertes Migrationsverfahren verwendet werden.

Variante C: Nicht benötigte Inhalte mit Priority Cleanup entfernen

Enthält die Site weiterhin aufbewahrungspflichtige Inhalte und darf deshalb nicht vollständig aus der Retention genommen werden, ist Priority Cleanup der gezieltere Weg. Die bestehende Policy bleibt erhalten; nur die durch die Suchabfrage ermittelten Inhalte werden gelöscht.

Zuerst über die Verwaltungsoberflächen eingrenzen

Ziehen Sie aus der normalen Postfach- oder Site-Nutzung keine Aussage über verborgene Retention-Bereiche. Eine Formulierung wie „Recoverable Items sind unauffällig“ ist erst nach einer gesonderten PowerShell-Messung zulässig.

PowerShell-Module vorbereiten und verbinden

Für die Diagnose benötigen Sie je nach Workload Exchange Online PowerShell, Security & Compliance PowerShell oder SharePoint Online PowerShell.

Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connect-ExchangeOnline
Connect-IPPSSession

Install-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope CurrentUser
Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Connect-SPOService `
    -Url "https://tenant-admin.sharepoint.com"

Prüfen Sie vor produktiven Löschvorgängen die installierte Modulversion und die aktuelle Cmdlet-Hilfe. Microsoft kann Parameter, Rollenanforderungen und Portalbezeichnungen verändern.

Get-InstalledModule ExchangeOnlineManagement -ErrorAction SilentlyContinue
Get-InstalledModule Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue

Get-Help Get-EXOMailboxFolderStatistics -Full
Get-Help New-ComplianceSearchAction -Full
Get-Help New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Full

Exchange: Recoverable Items akut und vollständig messen

Der folgende Befehl zeigt den Recoverable-Items-Stammordner und damit den aktuell belegten Gesamtwert einschließlich der Unterordner an:

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity user@beispiel.de `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Where-Object {
        $_.FolderType -eq "RecoverableItemsRoot" -or
        $_.Name -eq "Recoverable Items"
    } |
    Format-List Name,
                FolderType,
                ItemsInFolderAndSubfolders,
                FolderAndSubfolderSize

FolderAndSubfolderSize ist der entscheidende Gesamtwert. Er umfasst den Stammordner und die darunterliegenden Recoverable-Items-Bereiche.

Schlüsseln Sie anschließend sämtliche Unterordner auf:

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity user@beispiel.de `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolder,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderSize,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Format-Table -AutoSize

Prüfen Sie bei aktiviertem Archiv zusätzlich den Recoverable-Items-Bereich des Archivpostfachs. Sonst übersehen Sie möglicherweise den eigentlichen Speicherort.

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity user@beispiel.de `
    -Archive `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Format-Table -AutoSize

Exchange: Quote, Archiv und sämtliche Hold-Kennzeichen prüfen

Get-Mailbox user@beispiel.de |
    Format-List DisplayName,
                PrimarySmtpAddress,
                RecoverableItemsWarningQuota,
                RecoverableItemsQuota,
                LitigationHoldEnabled,
                LitigationHoldDuration,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied,
                SingleItemRecoveryEnabled,
                RetainDeletedItemsFor,
                ElcProcessingDisabled,
                ArchiveStatus,
                AutoExpandingArchiveEnabled,
                RetentionPolicy

Get-OrganizationConfig |
    Format-List InPlaceHolds

SharePoint: Site-Quote und Sperrstatus prüfen

Get-SPOSite `
    -Identity "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt" `
    -Detailed |
    Format-List Url,
                StorageUsageCurrent,
                StorageQuota,
                StorageQuotaWarningLevel,
                LockState,
                Status

Ein OneDrive ist technisch ebenfalls eine SharePoint-Site. Verwenden Sie dessen vollständige persönliche Site-URL:

Get-SPOSite `
    -Identity "https://tenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_de" `
    -Detailed |
    Format-List Url,
                StorageUsageCurrent,
                StorageQuota,
                StorageQuotaWarningLevel,
                LockState,
                Status

Versuchen Sie nicht, die Preservation Hold Library über direkte URLs, Besitzübernahme oder Massenlöschung zu leeren. Entscheidend ist die zugrunde liegende Retention. Verwenden Sie Priority Cleanup, eine freigegebene Scope-Korrektur oder eine saubere Zielstruktur.

SharePoint-Versionen analysieren, bevor Sie sie trimmen

Eine niedrigere Versionsgrenze ändert zunächst nur das zukünftige Verhalten. Bereits vorhandene Versionen werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Erzeugen Sie vor einem Trim-Auftrag einen Versionsbericht und kontrollieren Sie, ob die größten Bestände tatsächlich aus nicht geschützten Versionen bestehen.

New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob `
    -Identity "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt" `
    -ReportUrl "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt/Shared Documents/VersionReport.csv"

Prüfen Sie die in Ihrer installierten Modulversion verfügbaren Status- und Report-Cmdlets:

Get-Command *SPO*FileVersion*Report*
Get-Command *SPO*FileVersion*Job*
Get-Help New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob -Full

Nicht geschützte Versionen trimmen

New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob `
    -Identity "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt" `
    -DeleteBeforeDays 180

Für eine einzelne Bibliothek:

New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob `
    -Site "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt" `
    -List "Arbeitsdateien" `
    -DeleteBeforeDays 180

Der Auftrag löscht keine weiterhin durch Retention oder Hold geschützten Versionen. Er läuft asynchron und ist nicht über einen normalen Papierkorb rückgängig zu machen.

Verwenden Sie die Status-Cmdlets der installierten SharePoint-Online-Modulversion, um den Auftrag zu überwachen. Starten Sie nicht mehrere konkurrierende Trim-Aufträge für denselben Bereich.

Inaktive Postfächer vor jeder Änderung identifizieren

Get-Mailbox `
    -InactiveMailboxOnly |
    Select-Object DisplayName,
                  PrimarySmtpAddress,
                  ExchangeGuid,
                  WhenSoftDeleted,
                  LitigationHoldEnabled,
                  InPlaceHolds |
    Format-Table -AutoSize

1. Prüfen Sie, ob das Postfach tatsächlich als inaktiv geführt wird.
2. Ermitteln Sie, welche Policy oder welcher Hold den inaktiven Zustand aufrechterhält.
3. Entscheiden Sie, ob einzelne Inhalte oder das gesamte Postfach entfallen sollen.
4. Prüfen Sie bei einzelnen Inhalten zuerst Priority Cleanup.
5. Entfernen Sie den letzten Hold nur, wenn das gesamte Postfach endgültig entfallen darf.
6. Dokumentieren Sie die mögliche Unwiederbringlichkeit ausdrücklich.

Phase 1: Den Betrieb stabilisieren, ohne die Ursache zu verschleiern

1. Stoppen Sie unnötige Uploads, Synchronisationen, Videoaufzeichnungen und Massenimporte.
2. Frieren Sie eine problematische SharePoint-Site soweit organisatorisch möglich für weitere Bearbeitungen ein.
3. Richten Sie bei Bedarf eine neue Arbeits-Site ohne langjährige Retain-Policy ein.
4. Erhöhen Sie Quoten oder buchen Sie Zusatzspeicher nur als zeitlich begrenzte Betriebsmaßnahme.
5. Dokumentieren Sie Speicherstand, Fehlermeldungen und Sperrstatus vor jeder Änderung.
6. Ändern Sie noch keine Retention Policy, bevor der fachlich zulässige Löschumfang geklärt ist.

Eine neue Arbeits-Site benötigt freien Tenant-Speicher oder zusätzlich gebuchte Kapazität. Ist der gesamte Tenant-Speicherpool bereits vollständig ausgeschöpft, schafft das bloße Kopieren von Dateien in eine andere Site keinen Speicher und kann die Situation weiter verschärfen.

Phase 2: Weiteres Wachstum an der Ursache stoppen

• Automatische Berichte und Scanner-E-Mails auf ein geeignetes Ziel umstellen oder reduzieren.
• Teams-Aufzeichnungen und Transkripte mit einer angemessenen Delete-only-Regel versehen.
• Häufig bearbeitete Office-Dateien in einen Low-Risk-Arbeitsbereich verschieben.
• Temporäre Exporte aus langjährig retenierten Sites entfernen und künftig in einen Kurzzeitbereich schreiben.
• Ungeeignete organisationsweite Policies für neue Locations korrigieren, ohne den bereits geschützten Altbestand unkontrolliert freizugeben.

Phase 3: Den passenden Löschweg auswählen

Preservation Lock: ein Spiel mit dem Feuer

Die Aktivierung von Preservation Lock ist ein Spiel mit dem Feuer. Die Einstellung ist praktisch unrevidierbar und kann einen kompletten Microsoft-365-Tenant dauerhaft in eine technisch, rechtlich und wirtschaftlich kaum noch beherrschbare Situation bringen. Eine falsch gewählte Policy, ein zu breiter Geltungsbereich oder eine irrtümlich zu lange Aufbewahrungsfrist lassen sich danach nicht einfach korrigieren. Im schlimmsten Fall wachsen Exchange-, SharePoint- und OneDrive-Speicher über Jahre weiter, während die dafür verantwortliche Policy weder abgeschaltet noch gelöscht oder abgeschwächt werden kann.

Set-RetentionCompliancePolicy `
    -Identity "<Policyname>" `
    -RestrictiveRetention $true

• Die Policy kann nicht mehr deaktiviert werden.
• Die Policy kann nicht mehr gelöscht werden.
• Erfasste Locations können nicht mehr entfernt, sondern nur noch ergänzt werden.
• Die Aufbewahrungsfrist kann nur verlängert, aber nicht verkürzt werden.
• Bei einer entsprechend gesperrten Label-Publishing-Policy können Labels nur ergänzt, aber nicht wieder entfernt werden.
• Auch Global Administratoren können die Sperre nicht zurücknehmen.
• Auch ein Microsoft-Supportfall darf nicht als verlässlicher Entsperr- oder Wiederherstellungsweg eingeplant werden.

Preservation Lock darf nur aktiviert werden, wenn einschlägige rechtliche oder regulatorische Bestimmungen eine technisch nicht abschwächbare Aufbewahrung zwingend erfordern. Diese Notwendigkeit muss zuvor eingehend innerbetrieblich diskutiert, rechtlich geprüft, gegen Datenschutz-, Speicher-, Betriebs- und Kostenrisiken abgewogen und im Vier-Augen-Prinzip schriftlich freigegeben worden sein. Eine abstrakte Sorge vor versehentlichen Änderungen, ein allgemeiner Wunsch nach „mehr Sicherheit“ oder eine vorsorglich besonders strenge Compliance-Konfiguration reichen dafür nicht aus.

Führen Sie den Befehl niemals versuchsweise, zu Schulungszwecken oder im produktiven Tenant aus, um das Verhalten „einmal zu testen“. Ein Test mit wenigen Tagen Aufbewahrung, einer einzelnen Site oder einem vermeintlich unkritischen Postfach bleibt ebenso irreversibel. Fehlerhafte Locations, Fristen und Scopes können später nicht einfach zurückgesetzt werden.

Besteht tatsächlich ein eng begrenzter regulatorischer Anwendungsfall, sollte geprüft werden, ob dafür ein separater Microsoft-365-Tenant betrieben werden kann. Dieser Tenant wird ausschließlich für die Daten, Benutzer und Prozesse genutzt, die zwingend einer unveränderlich gesperrten Aufbewahrung unterliegen. Dadurch kann das Risiko vom normalen Produktivtenant mit E-Mail, Teams, OneDrive, laufenden Arbeitsdateien und sonstigen Unternehmensdaten getrennt werden. Auch ein separater Tenant beseitigt die Irreversibilität nicht, begrenzt aber den möglichen Schaden auf den ausdrücklich dafür vorgesehenen Anwendungsbereich.

Praxisregel: Preservation Lock nicht aktivieren, weil es technisch möglich erscheint, sondern ausschließlich dann, wenn eine konkret benannte und fachkundig geprüfte Rechtsvorschrift genau diese Unwiderruflichkeit zwingend verlangt. In allen anderen Fällen bleibt die Funktion bewusst unangetastet.

Voraussetzungen

• Priority-Cleanup-Lizenz für die betroffenen Benutzer
• Audit vor dem Vorgang aktiviert
• Ersteller mit Rolle Priority Cleanup Admin
• zweiter Priority Cleanup Admin
• Retention Manager
• eDiscovery Administrator
• Content-Viewer- und Dispositionsrechte für Simulation, Vorschau und Genehmigung

Bei Exchange sind zusätzlich zum Ersteller grundsätzlich drei Freigaben vorgesehen:

1. Priority Cleanup Admin
2. Retention Manager
3. eDiscovery Administrator

Schritt 1: Ausgangswert und Ursache protokollieren

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity user@beispiel.de `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Format-Table -AutoSize

Get-Mailbox user@beispiel.de |
    Format-List RecoverableItemsWarningQuota,
                RecoverableItemsQuota,
                LitigationHoldEnabled,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied,
                ArchiveStatus

Schritt 2: Suchkriterien außerhalb von Priority Cleanup verifizieren

Erstellen Sie zunächst eine eDiscovery-Suche oder Content Search mit denselben fachlichen Kriterien. Prüfen Sie Trefferzahl, Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Anlagen.

Beispiel:

From:"scanner@beispiel.de"
AND Subject:"Automatischer Scanbericht"
AND Received>=2026-01-01
AND Received<2026-02-01

Verwenden Sie Priority Cleanup nicht, wenn die Suche nicht reproduzierbar genau die freigegebenen Nachrichten erfasst. Besonders gefährlich sind allgemeine Betreffmuster, fehlende Zeiträume und zu breite Absenderdomänen.

Schritt 3: Priority-Cleanup-Policy anlegen

1. Wählen Sie Create priority cleanup.
2. Tragen Sie Name, Beschreibung, Incidentnummer und Löschgrund ein.
3. Wählen Sie Static, wenn die Postfächer bekannt sind.
4. Wählen Sie Policy for Exchange Online.
5. Beschränken Sie den Scope auf die tatsächlich betroffenen Postfächer.
6. Verwenden Sie bei einem Gruppenpostfach einen dafür geeigneten Microsoft-365-Group-Scope.
7. Übernehmen Sie die geprüfte Suchabfrage.
8. Wählen Sie die Option zur möglichst zeitnahen Löschung.
9. Weisen Sie sämtliche erforderlichen Genehmiger zu.
10. Speichern Sie den Vorgang zunächst im Simulationsmodus.
11. Notieren Sie Policyname, Erstellungszeitpunkt und Cleanup-ID.

Schritt 4: Simulation prüfen

1. Warten Sie auf die Simulationsergebnisse.
2. Öffnen Sie View simulation details.
3. Prüfen Sie die Trefferzahl.
4. Exportieren Sie die Trefferliste, soweit das Portal dies anbietet.
5. Kontrollieren Sie Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Anlagen und betroffene Postfächer.
6. Öffnen Sie Stichproben aus unterschiedlichen Zeiträumen.
7. Vergleichen Sie den Export mit der schriftlichen Löschfreigabe.
8. Korrigieren Sie bei jeder Abweichung Abfrage oder Scope und simulieren Sie erneut.

Starten Sie die Bereinigung nicht, wenn die Simulation zu breite Treffer liefert oder erwartete Elemente fehlen.

Schritt 5: Freigeben und aktivieren

1. Dokumentieren Sie die geprüfte Simulation.
2. Aktivieren Sie die Priority-Cleanup-Policy.
3. Warten Sie, bis Purview die identifizierten Elemente in Pending cleanups bereitstellt.
4. Der zweite Priority Cleanup Admin prüft den Vorgang.
5. Der Retention Manager prüft Retention- und Litigation-Hold-Bezüge.
6. Der eDiscovery Administrator prüft eDiscovery-Holds.
7. Jede Freigabestufe kontrolliert Inhalt, Quelle und Historie.
8. Genehmigen Sie ausschließlich die konkret freigegebenen Elemente.
9. Lehnen Sie falsche Treffer ab oder weisen Sie ihnen eine geeignete alternative Klassifikation zu.

Schritt 6: Löschung und Speicherwirkung kontrollieren

1. Öffnen Sie Disposed items.
2. Exportieren Sie die Ergebnisliste.
3. Suchen Sie im Purview Audit nach der Cleanup-ID.
4. Wiederholen Sie die ursprüngliche eDiscovery-Suche.
5. Messen Sie Recoverable Items erneut.
6. Prüfen Sie, dass alle übrigen Holds und Policies weiterhin aktiv sind.

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity user@beispiel.de `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Format-Table -AutoSize

Vergleichen Sie die Werte mit der Messung vor dem Vorgang. Sinkt der Speicher nicht wie erwartet, prüfen Sie Hintergrundverarbeitung, weitere Hold-Quellen, Archivpostfach, Suchumfang und Audit-Ereignisse.

Voraussetzungen

• Passende Priority-Cleanup-Lizenz
• Audit vor dem Vorgang aktiviert
• Ersteller und zweite Person mit Priority-Cleanup-Berechtigung
• Data Classification Content Viewer und List Viewer für Simulation und Vorschau
• Retention- und eDiscovery-Freigaben, soweit Holds betroffen sind
• Mindestens ein vollständig geprüfter Simulationslauf

Schritt 1: Zuerst die künftige Zielstruktur herstellen

1. Erstellen Sie eine neue Low-Risk-Arbeits-Site für operative Dateien.
2. Erstellen oder bestimmen Sie eine Records-Site für finale aufzubewahrende Dokumente.
3. Übernehmen Sie aktuelle Arbeitsfassungen in den Arbeitsbereich.
4. Übernehmen Sie freigegebene Records mit Metadaten und korrektem Fristbeginn in den Records-Bereich.
5. Vergleichen Sie Dateianzahl, Größe, Metadaten und Stichproben.
6. Frieren Sie die alte Site für neue Bearbeitungen ein.
7. Beginnen Sie erst danach mit der Klassifikation des entbehrlichen Altbestands.

Priority Cleanup ist der Löschweg, nicht das neue Ablagekonzept. Ohne vorherige Strukturkorrektur wächst derselbe problematische Bestand nach der Bereinigung erneut an.

Schritt 2: Ausgangswert und Policy-Situation dokumentieren

1. Notieren Sie die vollständige Site- oder OneDrive-URL.
2. Notieren Sie StorageUsageCurrent, StorageQuota und LockState.
3. Prüfen Sie die auf die Site wirkenden Retention Policies mit Policy Lookup.
4. Prüfen Sie eDiscovery Holds und vorhandene Retention Labels.
5. Erstellen Sie einen Export der zu löschenden Datenklasse.
6. Dokumentieren Sie den Umfang der Preservation Hold Library, soweit über Speichermetriken und Suche ermittelbar.

Get-SPOSite `
    -Identity "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt" `
    -Detailed |
    Format-List Url,
                StorageUsageCurrent,
                StorageQuota,
                StorageQuotaWarningLevel,
                LockState,
                Status

Schritt 3: Engstmögliche Suchabfrage formulieren

Kombinieren Sie Site oder OneDrive, Ordnerpfad, Dateityp, Zeitraum und gegebenenfalls Metadaten. Vermeiden Sie globale Abfragen wie FileExtension:mp4 ohne Location-Begrenzung.

Path:"https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt"
AND ParentLink:PreservationHoldLibrary
AND FileExtension:mp4
AND LastModifiedTime<2026-01-01

Testen Sie die Abfrage zunächst mit eDiscovery oder einer anderen nicht löschenden Suche. Prüfen Sie, ob gleichnamige Dateien in anderen Bibliotheken, Kanal-Sites oder persönlichen OneDrive-Konten erfasst würden.

Schritt 4: SharePoint-/OneDrive-Cleanup anlegen

1. Öffnen Sie Purview → Data Lifecycle Management → Priority cleanup.
2. Wählen Sie Create priority cleanup.
3. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und eine ausführliche Beschreibung.
4. Wählen Sie SharePoint und OneDrive als Workload.
5. Wählen Sie einen statischen Scope, wenn die Locations bekannt sind.
6. Nehmen Sie nur die betroffenen Sites oder OneDrive-Konten auf.
7. Tragen Sie die geprüfte KeyQL-Abfrage ein.
8. Wählen Sie die Option zur möglichst zeitnahen Löschung.
9. Weisen Sie Prüfer und gegebenenfalls eDiscovery-Genehmiger zu.
10. Speichern Sie die Policy im Simulationsmodus.
11. Notieren Sie Policyname und Cleanup-ID.

Schritt 5: Verpflichtende Simulation durch eine zweite Person prüfen

1. Warten Sie auf die Simulationsergebnisse.
2. Öffnen Sie View simulation details.
3. Exportieren Sie die Trefferliste.
4. Kontrollieren Sie Site, Pfad, Bibliothek, Dateiname, Dateityp, Datum und Eigentümer.
5. Vergleichen Sie die Treffermenge mit der Migrations- und Löschdokumentation.
6. Ändern Sie die Abfrage, wenn Records, aktuelle Arbeitsdateien oder andere nicht freigegebene Inhalte enthalten sind.
7. Wiederholen Sie die Simulation nach jeder Änderung vollständig.

Die Person, die die Policy zuletzt bearbeitet hat, darf sie nicht zugleich als unabhängige zweite Instanz aktivieren. Planen Sie deshalb zwei tatsächlich getrennte berechtigte Personen ein.

Schritt 6: Aktivieren, prüfen und genehmigen

1. Dokumentieren Sie die endgültige Simulation.
2. Eine andere berechtigte Person als der letzte Bearbeiter aktiviert die Policy.
3. Warten Sie auf den erfolgreichen Aktivierungsstatus.
4. Öffnen Sie Priority cleanup → Pending cleanups.
5. Prüfen Sie die zur Disposition vorgelegten Dateien.
6. Holen Sie zusätzliche eDiscovery-Genehmigungen ein, wenn eDiscovery Holds betroffen sind.
7. Genehmigen Sie ausschließlich die freigegebenen Elemente.
8. Lehnen Sie falsche Treffer ab oder schützen Sie diese durch eine geeignete Klassifikation.

Schritt 7: Zweite Papierkorbstufe und Speicherentwicklung kontrollieren

Genehmigte Dateien werden nicht zwingend in derselben Minute physisch vernichtet. Sie werden in die zweite Papierkorbstufe verschoben und durchlaufen anschließend den regulären SharePoint-Löschprozess.

1. Öffnen Sie Disposed items.
2. Exportieren Sie die verarbeiteten Elemente.
3. Prüfen Sie Purview Audit anhand der Cleanup-ID.
4. Prüfen Sie die zweite Papierkorbstufe der Site.
5. Notieren Sie den Site-Verbrauch im SharePoint Admin Center.
6. Prüfen Sie Speichermetriken und Preservation Hold Library.
7. Wiederholen Sie die Messung nach der Hintergrundverarbeitung.
8. Kontrollieren Sie, dass die Retention der verbliebenen Records weiterwirkt.

Get-SPOSite `
    -Identity "https://tenant.sharepoint.com/sites/Altprojekt" `
    -Detailed |
    Format-List Url,
                StorageUsageCurrent,
                StorageQuota,
                StorageQuotaWarningLevel,
                LockState

Schritt 8: Bereinigung abschließen oder bewusst weiterlaufen lassen

1. Wiederholen Sie die ursprüngliche Suchabfrage.
2. Prüfen Sie, ob noch freigegebene Altbestände vorhanden sind.
3. Exportieren Sie Audit- und Dispositionsdaten.
4. Prüfen Sie Policy Lookup für die verbliebenen Records.
5. Beenden Sie eine einmalige Policy nach vollständiger Verarbeitung.
6. Lassen Sie die Policy nur dann dauerhaft aktiv, wenn laufend neue Dateien derselben eindeutig definierten Datenklasse automatisch bereinigt werden sollen.
7. Überprüfen Sie eine dauerhaft laufende Cleanup-Policy regelmäßig fachlich und technisch.

All-Sites-Policy: Site ausdrücklich ausschließen

1. Öffnen Sie Purview → Data Lifecycle Management → Retention policies.
2. Öffnen Sie die betreffende Policy.
3. Wählen Sie Edit policy.
4. Öffnen Sie Locations applied.
5. Wählen Sie neben SharePoint-Sites beziehungsweise OneDrive Exclude sites.
6. Tragen Sie die vollständige Site- oder OneDrive-URL ein.
7. Fügen Sie die URL mit dem Pluszeichen hinzu und markieren Sie sie.
8. Bestätigen Sie mit Exclude und speichern Sie die Policy.
9. Dokumentieren Sie Policy, URL, Zeitpunkt, Freigabe und Migrationsnachweis.
10. Rechnen Sie mit bis zu 24 Stunden, bis die Änderung wirksam wird.

Der Ausschluss umgeht grundsätzlich die übliche 30-Tage-Nachfrist. Das bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche PHL-Inhalte und Papierkorbdaten sofort physisch verschwinden. Timerjobs und Löschprozesse bleiben asynchron.

Selected-Sites-Policy: Site aus der Include-Liste entfernen

1. Öffnen Sie die betreffende Policy in Purview.
2. Wählen Sie Edit policy.
3. Öffnen Sie die zugewiesenen SharePoint- oder OneDrive-Locations.
4. Wählen Sie Choose sites.
5. Entfernen Sie die konkrete URL mit dem angezeigten X aus der Liste.
6. Bestätigen Sie mit Done und speichern Sie.
7. Dokumentieren Sie die Änderung.
8. Berücksichtigen Sie die grundsätzliche 30-tägige Retention-Nachfrist.

Während der Nachfrist bleiben gelöschte Inhalte weiterhin geschützt. Dieser Weg ist deshalb keine sofortige Speicherbereinigung, wenn die Site bereits vollständig blockiert ist.

Zusätzliche eDiscovery Holds und Retention Labels prüfen

Das Entfernen oder Ausschließen einer Site aus einer Retention Policy beseitigt keine unabhängig wirkenden eDiscovery Holds und keine auf einzelnen Dateien angewendeten Retention Labels. Prüfen Sie diese Schutzquellen separat, bevor Sie eine Speicherfreigabe erwarten.

1. Öffnen Sie Purview eDiscovery.
2. Prüfen Sie aktive Fälle und Holds für die Site-URL.
3. Prüfen Sie veröffentlichte und automatisch angewendete Retention Labels.
4. Prüfen Sie, ob Dateien als Record oder Regulatory Record klassifiziert sind.
5. Ändern Sie zusätzliche Schutzquellen nur mit eigener Freigabe.

Nach der Scope-Korrektur kontrolliert bereinigen

1. Warten Sie auf die Policy-Verteilung.
2. Prüfen Sie mit Policy Lookup, ob die Site noch erfasst wird.
3. Berücksichtigen Sie bei einer entfernten Selected-Sites-Zuweisung die 30-Tage-Nachfrist.
4. Löschen Sie nur die fachlich freigegebenen Live-Daten.
5. Prüfen und leeren Sie den normalen Papierkorb nach Freigabe.
6. Prüfen und leeren Sie die zweite Papierkorbstufe nach Freigabe.
7. Trimmen Sie nur nicht mehr geschützte Versionen.
8. Überwachen Sie die Preservation Hold Library.
9. Kontrollieren Sie den Speicher über mehrere Tage.
10. Löschen Sie die alte Site erst, wenn Migration und Retention der Zielinhalte nachgewiesen sind.

Warum der Speicher nach der Scope-Korrektur weiterhin nicht sofort sinkt

• Die Policy-Änderung muss zunächst verteilt werden.
• Bei einer entfernten Selected-Sites-Zuweisung kann eine 30-tägige Grace Period wirken.
• Die Preservation Hold Library wird durch Timerjobs geprüft.
• Dateien können in einer oder beiden Papierkorbstufen liegen.
• Andere Policies, Labels oder eDiscovery Holds können dieselben Dateien weiterhin schützen.
• Speicherberichte und Quotenanzeigen werden nicht zwingend in Echtzeit aktualisiert.

Schritt 1: Module installieren und verbinden

Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Import-Module ExchangeOnlineManagement

Connect-ExchangeOnline
Connect-IPPSSession

Schritt 2: Sicherstellen, dass tatsächlich kein Hold greift

Get-Mailbox user@beispiel.de |
    Format-List LitigationHoldEnabled,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied,
                SingleItemRecoveryEnabled,
                ElcProcessingDisabled

Get-OrganizationConfig |
    Format-List InPlaceHolds

Sind Holds, aufbewahrende Labels oder Single Item Recovery aktiv, wechseln Sie zu Priority Cleanup oder zum vollständigen kontrollierten Hold-Release-Verfahren. Ein Hard Delete allein beseitigt diese Schutzwirkung nicht.

Schritt 3: Recoverable Items untersuchen

Get-RecoverableItems `
    -Identity user@beispiel.de `
    -SubjectContains "Automatischer Scanbericht" `
    -FilterItemType IPM.Note `
    -FilterStartTime "01.01.2026 00:00:00" `
    -FilterEndTime "31.01.2026 23:59:59" `
    -ResultSize Unlimited |
    Select-Object Subject,
                  LastModifiedTime,
                  SourceFolder,
                  EntryID |
    Export-Csv `
        -Path "$env:USERPROFILE\Desktop\Purge-Treffer.csv" `
        -NoTypeInformation `
        -Encoding UTF8

Für ausschließlich hart gelöschte Elemente kann je nach Cmdlet-Version zusätzlich -SourceFolder PurgedItems verwendet werden. Für DiscoveryHolds steht je nach Modulversion -SourceFolder DiscoveryHoldsItems zur Verfügung. Kontrollieren Sie die aktuelle Hilfe mit Get-Help Get-RecoverableItems -Full.

Schritt 4: Compliance Search anlegen

$SearchName = "INC-2026-0042-Scannerberichte"

New-ComplianceSearch `
    -Name $SearchName `
    -ExchangeLocation "user@beispiel.de" `
    -ContentMatchQuery 'From:"scanner@beispiel.de" AND Received:2026-01-01..2026-01-31 AND Subject:"Automatischer Scanbericht"'

Start-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName

Schritt 5: Status und Treffer prüfen

Get-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName |
    Format-List Name,
                Status,
                Items,
                Size,
                ContentMatchQuery,
                JobEndTime

Brechen Sie ab, wenn Status, Trefferzahl, Zeitraum oder Suchkriterien nicht zur Freigabe passen. Führen Sie die Purge-Aktion erst aus, wenn die Suche vollständig abgeschlossen und geprüft ist.

Schritt 6: Hard Delete starten

New-ComplianceSearchAction `
    -SearchName $SearchName `
    -Purge `
    -PurgeType HardDelete

Wenn entgegen der Prüfung doch ein Hold greift, bleiben Elemente im Recoverable-Items-Bereich zurück. Ein technisch gestarteter Hard Delete ist deshalb kein Beweis, dass die Inhalte endgültig entfernt wurden.

Schritt 7: Weitere Elemente nur kontrolliert löschen

Get-ComplianceSearchAction

Remove-ComplianceSearchAction `
    -Identity "${SearchName}_Purge"

Start-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName

Get-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName |
    Format-List Name,
                Status,
                Items,
                Size

New-ComplianceSearchAction `
    -SearchName $SearchName `
    -Purge `
    -PurgeType HardDelete

Microsoft rät davon ab, Begrenzungen mit aggressiven Dauerschleifen zu umgehen. Bei großen Datenmengen ist Priority Cleanup oder ein mit Microsoft abgestimmtes Verfahren geeigneter.

Schritt 8: Erfolg kontrollieren

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity user@beispiel.de `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Format-Table -AutoSize

Wiederholen Sie außerdem die Compliance Search und kontrollieren Sie Audit sowie Purge-Status. Sinkt Recoverable Items nicht, prüfen Sie erneut Hold-Quellen, Delay Holds, Single Item Recovery und das Archivpostfach.

Voraussetzungen und Berechtigungen

• Exchange-Online-Administrationsrechte für Postfach- und CAS-Einstellungen
• eDiscovery- beziehungsweise Compliance-Search-Rechte für Suche und Vorschau
• Rolle Search And Purge für die endgültige Löschung
• Rolle Legal Hold für das Entfernen von Delay Holds
• Zugriff auf die betroffenen Purview-Retention-Policies und eDiscovery-Fälle
• Schriftliche Freigabe, vollständiges Incident-Protokoll und zweiter Prüfer

Phase 1: Ausgangszustand vollständig sichern

$Mailbox = "user@beispiel.de"
$SafeName = $Mailbox.Replace("@","_").Replace(".","_")
$Folder = "$env:USERPROFILE\Desktop\Mailbox-Purge-$SafeName"

New-Item `
    -ItemType Directory `
    -Path $Folder `
    -Force | Out-Null

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List DisplayName,
                PrimarySmtpAddress,
                ExchangeGuid,
                SingleItemRecoveryEnabled,
                RetainDeletedItemsFor,
                LitigationHoldEnabled,
                LitigationHoldDuration,
                LitigationHoldDate,
                LitigationHoldOwner,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied,
                ElcProcessingDisabled,
                ArchiveStatus,
                AutoExpandingArchiveEnabled,
                RetentionPolicy,
                RecoverableItemsWarningQuota,
                RecoverableItemsQuota |
    Out-File "$Folder\Mailbox.txt"

Get-CASMailbox $Mailbox |
    Format-List EwsEnabled,
                ActiveSyncEnabled,
                MAPIEnabled,
                OWAEnabled,
                ImapEnabled,
                PopEnabled |
    Out-File "$Folder\CASMailbox.txt"

Get-OrganizationConfig |
    Format-List InPlaceHolds |
    Out-File "$Folder\OrganizationHolds.txt"

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity $Mailbox `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Export-Csv `
        -Path "$Folder\RecoverableItems-vorher.csv" `
        -NoTypeInformation `
        -Encoding UTF8

Ist ein Archiv vorhanden:

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity $Mailbox `
    -Archive `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Export-Csv `
        -Path "$Folder\Archiv-RecoverableItems-vorher.csv" `
        -NoTypeInformation `
        -Encoding UTF8

Öffnen Sie die erzeugten Dateien und prüfen Sie, dass sie Werte enthalten. Ein nicht überprüfter Export ist keine belastbare Rückbaugrundlage.

Phase 2: Benutzerzugriff und automatische Verarbeitung stoppen

Set-CASMailbox $Mailbox `
    -EwsEnabled $false `
    -ActiveSyncEnabled $false `
    -MAPIEnabled $false `
    -OWAEnabled $false `
    -ImapEnabled $false `
    -PopEnabled $false

Set-Mailbox $Mailbox `
    -RetainDeletedItemsFor 30

Set-Mailbox $Mailbox `
    -SingleItemRecoveryEnabled $false

Set-Mailbox $Mailbox `
    -ElcProcessingDisabled $true

Beachten Sie die Wartezeiten:

• Clientzugriff kann bis zu 60 Minuten benötigen.
• Das Deaktivieren von Single Item Recovery kann bis zu 240 Minuten benötigen.
• Beginnen Sie nicht mit dem Purge, bevor diese Änderungen wirksam sind.

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List SingleItemRecoveryEnabled,
                RetainDeletedItemsFor,
                ElcProcessingDisabled

Get-CASMailbox $Mailbox |
    Format-List EwsEnabled,
                ActiveSyncEnabled,
                MAPIEnabled,
                OWAEnabled,
                ImapEnabled,
                PopEnabled

Diese Schritte sind nur die Vorbereitung. Das Deaktivieren des Managed Folder Assistant oder von Single Item Recovery löscht keine Inhalte aus Recoverable Items. Die tatsächliche Löschung erfolgt später mit der Compliance Search und der Hard-Delete-Aktion.

Phase 3: Sämtliche Hold-Quellen identifizieren

Verwenden Sie, sofern das Cmdlet in Ihrem Mandanten und der verwendeten PowerShell-Sitzung verfügbar ist, zunächst den Hold Removal Assistant. Ergänzen Sie dessen Ergebnis durch die nachfolgenden Einzelprüfungen.

Invoke-HoldRemovalAssistant `
    -Identity $Mailbox

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List LitigationHoldEnabled,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied

Get-Mailbox $Mailbox |
    Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Get-OrganizationConfig |
    Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Prüfen Sie zusätzlich über Microsoft Purview → Data Lifecycle Management → Policy Lookup, welche Retention Policies tatsächlich auf die genaue E-Mail-Adresse des Zielpostfachs wirken. Diese zusätzliche Prüfung ist erforderlich, weil neuere Retention Policies für Teams-Chats, private Teams-Kanäle, Microsoft Copilot Experiences, Enterprise AI Apps, Viva Engage und weitere AI-Apps teilweise nicht direkt in Get-Mailbox oder Get-OrganizationConfig erscheinen.

Eine über Policy Lookup oder eine andere Diagnose ermittelte moderne Anwendungspolicy können Sie wie folgt untersuchen:

Get-AppRetentionCompliancePolicy `
    -Identity "<Policyname-oder-GUID-ohne-Praefix-und-Aktionssuffix>" `
    -DistributionDetail |
    Format-List Name,
                Guid,
                Applications,
                *Location

Ordnen Sie die gefundenen Kennzeichen wie folgt ein:

Ein Hard Delete kann technisch erfolgreich gestartet werden und die Elemente trotzdem in Recoverable Items belassen, solange eine Hold-Quelle weiterwirkt. Prüfen Sie deshalb vor der Löschung mailboxbezogene und organisationsweite Holds, eDiscovery Holds, Retention Labels, Delay Holds sowie moderne App-Retention-Policies über Policy Lookup und die App-Retention-Cmdlets.

Phase 4: Litigation Hold vorübergehend entfernen

Set-Mailbox $Mailbox `
    -LitigationHoldEnabled $false

Das Entfernen kann bis zu 240 Minuten benötigen. Löschen Sie vorher keine Inhalte.

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List LitigationHoldEnabled

Phase 5: Spezifische Purview-Retention-Policy identifizieren und Postfach entfernen

Enthält InPlaceHolds einen Wert mit mbx-, skp– oder grp-Präfix und einem Aktionssuffix :1, :2 oder :3, entfernen Sie sowohl das Präfix als auch das Aktionssuffix. Verwenden Sie anschließend die verbleibende GUID, um die Policy in Security & Compliance PowerShell zu ermitteln:

Get-RetentionCompliancePolicy `
    -Identity "<GUID-ohne-Praefix-und-Aktionssuffix>" `
    -DistributionDetail |
    Format-List Name,
                Guid,
                *Location,
                Enabled,
                RestrictiveRetention

Eine robuste automatische Bereinigung des ausgelesenen Wertes könnte so aussehen:

$HoldValue = "<vollstaendiger-InPlaceHolds-Wert>"

$PolicyGuid = $HoldValue `
    -replace '^-?(mbx|skp|grp)', '' `
    -replace ':[123]$', ''

Get-RetentionCompliancePolicy `
    -Identity $PolicyGuid `
    -DistributionDetail |
    Format-List Name,
                Guid,
                *Location,
                Enabled,
                RestrictiveRetention

1. Öffnen Sie die identifizierte Policy in Purview.
2. Wählen Sie Edit policy.
3. Öffnen Sie die Exchange- beziehungsweise Teams-Locations.
4. Entfernen Sie ausschließlich das Zielpostfach aus den eingeschlossenen Locations.
5. Speichern Sie die Änderung.
6. Dokumentieren Sie Policy, bisherigen Scope und Zeitpunkt.

Ist RestrictiveRetention aktiviert oder die Policy durch Preservation Lock gesperrt, brechen Sie dieses klassische Verfahren ab. Das Postfach kann dann nicht regulär aus der Policy entfernt werden.

Phase 6: Postfach aus organisationsweiter Retention ausschließen

Organisationsweite Exchange- und Teams-Retention kann in Get-OrganizationConfig -InPlaceHolds erscheinen. Identifizieren Sie jede relevante GUID mit Get-RetentionCompliancePolicy.

1. Öffnen Sie die organisationsweite Policy in Purview.
2. Wählen Sie Edit policy.
3. Öffnen Sie Exchange email beziehungsweise den betroffenen Teams-Workload.
4. Fügen Sie das Zielpostfach zu den ausgeschlossenen Empfängern hinzu.
5. Speichern Sie die Policy.
6. Warten Sie bis zu 24 Stunden auf die Synchronisation.
7. Prüfen Sie anschließend erneut InPlaceHolds.

Phase 7: eDiscovery Hold identifizieren und Postfach daraus entfernen

Entfernen Sie bei einem UniH-Wert das Präfix und ermitteln Sie Hold und Fall:

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy `
    -Identity "<GUID-ohne-UniH-Praefix>"

$CaseHold |
    Format-List Name,
                Guid,
                CaseId

Get-ComplianceCase `
    -Identity $CaseHold.CaseId |
    Format-List Name,
                Status

1. Öffnen Sie Purview → eDiscovery.
2. Öffnen Sie den ermittelten Fall.
3. Öffnen Sie den Hold.
4. Entfernen Sie ausschließlich das Zielpostfach.
5. Speichern Sie die Änderung.
6. Dokumentieren Sie Fallname, Holdname, Freigabe und bisherigen Scope.

Phase 8: Aufbewahrende Retention Labels behandeln

Der Wert ComplianceTagHoldApplied=True zeigt, dass mindestens einmal ein Retention Label mit der Wirkung „aufbewahren“ oder „aufbewahren und anschließend löschen“ auf einen Ordner oder ein Element im Postfach angewendet wurde. Er beweist nicht, dass derzeit noch entsprechend gelabelte Elemente vorhanden sind, weil der Wert nach dem Entfernen der Labels nicht automatisch auf False zurückgesetzt wird. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich noch gelabelten Elemente. Sind keine entsprechenden Elemente mehr vorhanden und ist das Zurücksetzen fachlich freigegeben, kann der persistierende Kennwert mit Set-Mailbox -Identity $Mailbox -RemoveComplianceTagHoldApplied -ProvideConsent entfernt werden.

1. Erstellen Sie in eDiscovery eine Suche für das Zielpostfach.
2. Verwenden Sie die Bedingung für Retention Label beziehungsweise Compliance Tag.
3. Ermitteln Sie sämtliche aufbewahrenden Labels.
4. Prüfen Sie, ob die Labels entfernt oder durch ein nicht aufbewahrendes Label ersetzt werden dürfen.
5. Entfernen Sie Labels nur im freigegebenen Umfang.
6. Dokumentieren Sie ursprüngliches Label, betroffene Elemente und neue Klassifikation.

ComplianceTagHoldApplied wird nach Entfernung des letzten entsprechenden Labels nicht automatisch auf Falsezurückgesetzt. Können aktuell gelabelte Elemente nicht sicher identifiziert und behandelt werden, verwenden Sie Priority Cleanup oder brechen Sie das klassische Verfahren ab. Sind nachweislich keine entsprechenden Elemente mehr vorhanden, prüfen Sie, ob der lediglich historisch gesetzte Kennwert mit Set-Mailbox -Identity $Mailbox -RemoveComplianceTagHoldApplied -ProvideConsent zurückgesetzt werden darf.

Phase 9: Delay Hold entfernen

Nach dem Entfernen eines Holds kann Exchange einen 30-tägigen Delay Hold setzen. Solange dieser aktiv ist, gilt das Postfach weiter als geschützt.

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied

Mit zugewiesener Rolle Legal Hold entfernen Sie die aktiven Delay Holds:

Set-Mailbox $Mailbox `
    -RemoveDelayHoldApplied

Set-Mailbox $Mailbox `
    -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Prüfen Sie anschließend erneut, dass beide Werte False sind.

Phase 10: Vor dem Purge bestätigen, dass kein Hold mehr greift

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List LitigationHoldEnabled,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied,
                SingleItemRecoveryEnabled,
                ElcProcessingDisabled

Get-OrganizationConfig |
    Format-List InPlaceHolds

Beginnen Sie nicht mit der Löschung, solange eine Hold-Quelle, Single Item Recovery oder ein ungeklärtes Compliance-Label weiterwirkt.

Phase 11: Zu löschende Elemente erneut identifizieren

Get-RecoverableItems `
    -Identity $Mailbox `
    -SubjectContains "Automatischer Scanbericht" `
    -FilterItemType IPM.Note `
    -FilterStartTime "01.01.2026 00:00:00" `
    -FilterEndTime "31.01.2026 23:59:59" `
    -ResultSize Unlimited |
    Select-Object Subject,
                  LastModifiedTime,
                  SourceFolder,
                  EntryID |
    Export-Csv `
        -Path "$Folder\Purge-Treffer-final.csv" `
        -NoTypeInformation `
        -Encoding UTF8

Vergleichen Sie die endgültige Trefferliste erneut mit der fachlichen Freigabe. Der Hold-Release darf den Löschumfang nicht stillschweigend erweitern.

Phase 12: Compliance Search und Hard Delete ausführen

$SearchName = "INC-2026-0042-RecoverableItems"

New-ComplianceSearch `
    -Name $SearchName `
    -ExchangeLocation $Mailbox `
    -ContentMatchQuery 'From:"scanner@beispiel.de" AND Received:2026-01-01..2026-01-31 AND Subject:"Automatischer Scanbericht"'

Start-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName

Get-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName |
    Format-List Name,
                Status,
                Items,
                Size,
                ContentMatchQuery

Warten Sie auf den Status Completed und prüfen Sie die Trefferzahl. Erst anschließend:

New-ComplianceSearchAction `
    -SearchName $SearchName `
    -Purge `
    -PurgeType HardDelete

Für weitere begrenzte Trefferblöcke entfernen Sie die vorherige Purge-Aktion, starten die unveränderte Suche erneut, kontrollieren deren Abschluss und führen erst danach die nächste Purge-Aktion aus. Verwenden Sie keine unkontrollierte Schleife.

Remove-ComplianceSearchAction `
    -Identity "${SearchName}_Purge"

Start-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName

Get-ComplianceSearch `
    -Identity $SearchName |
    Format-List Name,
                Status,
                Items,
                Size

New-ComplianceSearchAction `
    -SearchName $SearchName `
    -Purge `
    -PurgeType HardDelete

Phase 13: Erfolg messen und dokumentieren

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity $Mailbox `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  FolderType,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Export-Csv `
        -Path "$Folder\RecoverableItems-nachher.csv" `
        -NoTypeInformation `
        -Encoding UTF8

1. Vergleichen Sie Vorher- und Nachherwerte.
2. Prüfen Sie besonders den zuvor auffälligen Unterordner.
3. Wiederholen Sie die Compliance Search.
4. Prüfen Sie Purge-Aktion und Audit.
5. Dokumentieren Sie verbleibende Treffer und Speicher.
6. Beginnen Sie nicht mit dem Rückbau, solange der Löschstatus unklar ist.

Phase 14: Sämtliche Holds und Policies wiederherstellen

Stellen Sie zuerst sämtliche Compliance-Schutzwirkungen wieder her, bevor Sie den Managed Folder Assistant und den Benutzerzugriff reaktivieren.

1. Aktivieren Sie den Litigation Hold mit den zuvor dokumentierten Einstellungen erneut, falls er vorher aktiv war.
2. Fügen Sie das Postfach wieder in spezifische Retention Policies ein.
3. Entfernen Sie den temporären Ausschluss aus organisationsweiten Policies.
4. Fügen Sie das Postfach wieder in die dokumentierten eDiscovery Holds ein.
5. Stellen Sie erforderliche Retention Labels wieder her.
6. Warten Sie auf die Verteilung und prüfen Sie die Hold-Werte.

Prüfen Sie nicht nur, ob eine Änderung im Portal gespeichert ist, sondern ob das Postfach die entsprechenden Hold-Kennzeichen wieder anzeigt. Purview- und eDiscovery-Änderungen werden asynchron verteilt.

Phase 15: Postfach- und Zugriffseinstellungen exakt zurücksetzen

Die folgenden Werte sind nur Beispiele. Verwenden Sie die in Phase 1 exportierten Originalwerte. Aktivieren Sie insbesondere IMAP, POP, ActiveSync oder EWS nicht pauschal, wenn der jeweilige Zugriff vorher deaktiviert war.

Set-Mailbox $Mailbox `
    -RetainDeletedItemsFor 14

Set-Mailbox $Mailbox `
    -SingleItemRecoveryEnabled $true

Set-CASMailbox $Mailbox `
    -EwsEnabled $true `
    -ActiveSyncEnabled $true `
    -MAPIEnabled $true `
    -OWAEnabled $true `
    -ImapEnabled $false `
    -PopEnabled $false

Reaktivieren Sie die automatische Exchange-Verarbeitung erst, nachdem sämtliche Holds wiederhergestellt und geprüft wurden:

Set-Mailbox $Mailbox `
    -ElcProcessingDisabled $false

Phase 16: Vollständige Abschlusskontrolle

Get-Mailbox $Mailbox |
    Format-List LitigationHoldEnabled,
                LitigationHoldDuration,
                InPlaceHolds,
                ComplianceTagHoldApplied,
                DelayHoldApplied,
                DelayReleaseHoldApplied,
                SingleItemRecoveryEnabled,
                RetainDeletedItemsFor,
                ElcProcessingDisabled,
                ArchiveStatus,
                AutoExpandingArchiveEnabled,
                RetentionPolicy

Get-CASMailbox $Mailbox |
    Format-List EwsEnabled,
                ActiveSyncEnabled,
                MAPIEnabled,
                OWAEnabled,
                ImapEnabled,
                PopEnabled

Get-EXOMailboxFolderStatistics `
    -Identity $Mailbox `
    -FolderScope RecoverableItems |
    Select-Object Name,
                  ItemsInFolderAndSubfolders,
                  FolderAndSubfolderSize |
    Format-Table -AutoSize

1. Vergleichen Sie sämtliche Einstellungen mit den Dateien aus Phase 1.
2. Prüfen Sie Benutzerzugriff und Mailflow.
3. Prüfen Sie die wiederhergestellten Holds im Portal und per PowerShell.
4. Prüfen Sie Recoverable Items und gegebenenfalls das Archiv.
5. Dokumentieren Sie sämtliche Abweichungen.
6. Lassen Sie den Abschluss durch eine zweite Person gegenzeichnen.

Onlinearchiv aktivieren

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center.
2. Wechseln Sie zu Recipients → Mailboxes.
3. Öffnen Sie das Postfach.
4. Öffnen Sie den Archivbereich beziehungsweise die Mailbox Features.
5. Aktivieren Sie das Archiv.
6. Warten Sie auf die Bereitstellung.
7. Prüfen Sie den Archivstatus per PowerShell.

Get-Mailbox user@beispiel.de |
    Format-List ArchiveStatus,
                ArchiveName,
                AutoExpandingArchiveEnabled

Recoverable Items in das Archiv verschieben

New-RetentionPolicyTag `
    -Name "Recoverable Items nach 30 Tagen archivieren" `
    -Type RecoverableItems `
    -AgeLimitForRetention 30 `
    -RetentionAction MoveToArchive

Prüfen Sie bestehende MRM-Policies und übernehmen Sie alle erforderlichen Tags. Ersetzen Sie keine Policy blind.

Get-RetentionPolicyTag |
    Format-Table Name,
                 Type,
                 AgeLimitForRetention,
                 RetentionAction -AutoSize

Get-RetentionPolicy |
    Format-List Name,
                RetentionPolicyTagLinks

Das neue Tag wirkt erst, wenn es Bestandteil einer Exchange-MRM-Policy ist, die dem Postfach zugewiesen wurde. Erstellen Sie keine neue leere Policy, die vorhandene Standard-, Lösch- und Archivetags verdrängt.

Start-ManagedFolderAssistant `
    -Identity user@beispiel.de

Die Verarbeitung erfolgt asynchron. Messen Sie primäres und archiviertes Recoverable Items anschließend getrennt.

Auto-Expanding Archiving aktivieren

Enable-Mailbox `
    -Identity user@beispiel.de `
    -AutoExpandingArchive

Auto-Expanding Archiving ist keine Sofortbereinigung. Die Bereitstellung und Erweiterung benötigen Zeit und ersetzen keine Prüfung der Retention-Ursache. Aktivieren Sie die Funktion nur bei passender Lizenz und wenn die Daten weiterhin aufbewahrt werden müssen.

Rollen nach dem Minimalprinzip zuweisen

• Global Administrator nicht als dauerhaftes Arbeitskonto verwenden.
• Search And Purge nur für konkrete Vorgänge zeitlich begrenzt zuweisen.
• Priority Cleanup Admin nicht mit allen weiteren Genehmigerrollen in einer Person bündeln.
• eDiscovery-Fälle nur den tatsächlich beteiligten Personen zugänglich machen.
• Rollen nach Abschluss des Incidents überprüfen und nicht mehr benötigte Zuweisungen entfernen.

1. Ersetzt Microsoft-365-Retention ein Backup?

Nein. Retention schützt Inhalte gegen eine vorzeitige endgültige Löschung und hält sie für Compliance, Nachweise oder Rechtsfälle auffindbar. Ein Backup dient dagegen der Wiederherstellung eines früheren Betriebszustands nach Fehlbedienung, Angriff, Massenänderung oder Ausfall. Für Microsoft 365 benötigen Sie deshalb trotz Retention weiterhin ein belastbares Backup- und Restore-Konzept.

2. Bewahrt eine Delete-only-Policy Inhalte bis zum Fristende auf?

Nein. Eine Delete-only-Policy schützt Inhalte nicht vor einer früheren Benutzerlöschung. Sie sorgt lediglich dafür, dass noch vorhandene Inhalte bei Erreichen des festgelegten Alters gelöscht werden. Soll der Inhalt während der gesamten Frist gegen endgültige Löschung geschützt bleiben, benötigen Sie eine aufbewahrende Regel.

3. Können Benutzer E-Mails und Dateien trotz Retention Policy löschen?

In der Regel ja. Die Nachricht oder Datei verschwindet aus der normalen Benutzeransicht und gegebenenfalls später auch aus dem Papierkorb. Microsoft 365 hält jedoch eine geschützte Hintergrundkopie in Recoverable Items, der Preservation Hold Library oder einem anderen Compliance-Speicher zurück, bis die Aufbewahrungsfrist und alle zusätzlichen Holds beendet sind.

4. Wie sehe ich, wie viel Speicher Recoverable Items aktuell verbraucht?

Verwenden Sie Exchange Online PowerShell mit Get-EXOMailboxFolderStatistics -FolderScope RecoverableItems. Der Wert FolderAndSubfolderSize des Recoverable-Items-Stammordners zeigt den akut belegten Gesamtwert einschließlich der Unterordner. Lassen Sie zusätzlich sämtliche Unterordner anzeigen, um zwischen Deletions, Purges, Versions, DiscoveryHolds und SubstrateHolds zu unterscheiden.

5. Kann Recoverable Items voll sein, obwohl das normale Postfach noch freien Speicher hat?

Ja. Recoverable Items besitzt eine eigene Warn- und Höchstquote. Deshalb können Löschvorgänge oder andere Postfachoperationen scheitern, obwohl die normale Postfachnutzung im Exchange Admin Center unauffällig aussieht. Normales Postfach und Recoverable Items müssen separat gemessen werden.

6. Warum hat ein Hard Delete keinen Speicherplatz geschaffen?

Wahrscheinlich greift weiterhin eine Hold-Quelle. Ein Purge-Befehl kann technisch ausgeführt worden sein, während Microsoft die Elemente wegen einer Retention Policy, eines Litigation Holds, eDiscovery Holds, Retention Labels, Delay Holds oder Single Item Recovery weiter schützt. Prüfen Sie sämtliche Hold-Kennzeichen und organisationsweiten Policies.

7. Was ist Microsoft Purview Priority Cleanup?

Priority Cleanup ist ein kontrollierter Ausnahmeweg, mit dem eindeutig identifizierte Exchange-, SharePoint- oder OneDrive-Inhalte trotz bestimmter Retention- oder eDiscovery-Schutzwirkungen gelöscht werden können. Die allgemeine Policy bleibt für die übrigen Inhalte bestehen. Wegen der irreversiblen Wirkung verlangt Microsoft passende Lizenzen, spezifische Rollen, Simulation, mehrere Genehmigungen und Audit-Protokollierung.

8. Wird Speicher nach Priority Cleanup sofort frei?

Nicht zwingend. Bei Exchange müssen Löschung und Postfachstatistiken zunächst verarbeitet werden. Bei SharePoint und OneDrive werden genehmigte Dateien über die zweite Papierkorbstufe und weitere Hintergrundprozesse verarbeitet. Die Speicheranzeige kann deshalb verzögert sinken. Kontrollieren Sie Disposed Items, Audit, Papierkörbe, PHL und die Speicherwerte über mehrere Messzeitpunkte.

9. Kann Priority Cleanup Records und Regulatory Records löschen?

Behandeln Sie als Record oder Regulatory Record klassifizierte Inhalte nicht als normalen Priority-Cleanup-Bestand. Für diese Klassifikationen gelten zusätzliche Schutz-, Dispositions- und Freigaberegeln. Prüfen Sie die konkrete Labelkonfiguration und den zulässigen Dispositionsweg separat.

10. Kann Preservation Lock wieder entfernt werden?

Nein. Preservation Lock ist als irreversible Sperre ausgelegt. Eine gesperrte Policy kann nicht deaktiviert, gelöscht oder weniger restriktiv konfiguriert werden. Locations dürfen nur ergänzt und Aufbewahrungsfristen nur verlängert werden. Verwenden Sie Preservation Lock ausschließlich bei einer fachlich und rechtlich zwingenden Anforderung.

11. Warum schafft das Leeren des SharePoint-Papierkorbs keinen Platz?

Weil eine unter Retention geänderte oder gelöschte Datei zusätzlich in der Preservation Hold Library gespeichert sein kann. Das Leeren der ersten und zweiten Papierkorbstufe beseitigt diese geschützte Kopie nicht. Erst wenn keine Retention Policy, kein Label und kein Hold mehr greift oder Priority Cleanup den konkreten Inhalt freigibt, kann die Hintergrundkopie verarbeitet werden.

12. Warum hilft eine niedrigere SharePoint-Versionsgrenze nicht sofort?

Eine neue Versionsgrenze steuert grundsätzlich das zukünftige Verhalten und trimmt den vorhandenen Versionsbestand nicht automatisch. Zudem können unter Retention oder eDiscovery Hold geschützte Versionen trotz normaler Versionsgrenze erhalten bleiben. Für bestehende nicht geschützte Versionen benötigen Sie einen gesonderten Version-Trim-Auftrag.

13. Was ist der Unterschied zwischen dem Entfernen und Ausschließen einer SharePoint-Site?

Gilt eine Retention Policy für alle Sites, wird eine einzelne Site ausdrücklich ausgeschlossen. Dieser Ausschluss umgeht grundsätzlich die normale 30-tägige Retention-Nachfrist. Gilt die Policy nur für ausgewählte Sites, wird die Site aus der Include-Liste entfernt; anschließend gilt grundsätzlich eine 30-tägige Grace Period. Andere Labels und eDiscovery Holds bleiben davon unberührt.

14. Löst eine neue SharePoint-Site ein vollgelaufenes Retention-Problem?

Eine neue Low-Risk-Arbeits-Site kann weiteres Wachstum in der alten Site stoppen und den Betrieb fortsetzen. Sie bereinigt den Altbestand jedoch nicht. Außerdem benötigt sie freien Tenant-Speicher. Ist der Tenant-Speicherpool bereits vollständig erschöpft, kann das Kopieren in eine neue Site die Situation weiter verschärfen.

15. Entfernt das Exchange-Onlinearchiv Retention Policies oder Holds?

Nein. Das Onlinearchiv stellt zusätzlichen Postfachspeicher bereit und kann ältere Nachrichten oder Recoverable Items per MRM in den Archivbereich verschieben. Die Aufbewahrungspflicht und bestehende Holds bleiben jedoch bestehen. Das Archiv ist eine Kapazitätsmaßnahme und kein Purge.

16. Schafft Auto-Expanding Archiving sofort zusätzlichen Speicher?

Nicht zwingend. Die zusätzliche Archivkapazität wird bedarfsabhängig und asynchron bereitgestellt. Auto-Expanding Archiving eignet sich daher nicht als garantierte Sofortmaßnahme in einem akuten Incident. Es darf außerdem nicht mit einer Löschung verwechselt werden: Die Daten bleiben weiterhin gespeichert.

17. Kann ein inaktives Exchange-Postfach mit dem normalen Hold-Release-Purge bereinigt werden?

Nein, der klassische Prozess ist für inaktive Postfächer nicht unterstützt. Wird der letzte Hold entfernt, kann das Postfach zu einem normal gelöschten Postfach werden und endgültig verschwinden. Für einzelne Inhalte sollte zuerst geprüft werden, ob Priority Cleanup unterstützt wird. Das Entfernen des letzten Holds ist nur für die bewusste endgültige Löschung des gesamten inaktiven Postfachs geeignet.

18. Erfasst eine Teams-Retention-Policy auch geteilte Dateien und Aufzeichnungen?

Nein. Eine Teams-Chat- oder Kanalnachrichten-Policy erfasst den Nachrichtentext, nicht automatisch die geteilte Datei. Dateien aus Einzel- und Gruppenchats liegen regelmäßig in OneDrive; Kanaldateien und Kanalaufzeichnungen liegen in SharePoint. Diese Speicherorte benötigen eigene Retention- oder Löschregeln.

19. Wie lange dauert es, bis eine geänderte Retention Policy wirksam wird?

Retention-Änderungen werden asynchron verteilt. Je nach Workload und Änderung kann die Verarbeitung viele Stunden oder mehrere Tage beanspruchen. Beim Ausschluss eines Exchange-Postfachs aus einer organisationsweiten Policy nennt Microsoft bis zu 24 Stunden für die Synchronisation. Prüfen Sie daher nicht nur den Portalstatus, sondern auch die tatsächlichen Hold-Kennzeichen und Policy-Lookup-Ergebnisse.

20. Wie sollte ein kleines Unternehmen Microsoft-365-Retention sinnvoll aufbauen?

Starten Sie mit wenigen klaren Datenklassen und getrennten Policies für Exchange, Teams, SharePoint und OneDrive. Trennen Sie operative Arbeitsdateien, verbindliche Records und temporäre Großdateien in unterschiedliche Bereiche. Pilotieren Sie jede Policy mit wenigen Locations, vermeiden Sie unbegrenzte All-Tenant-Aufbewahrung, überwachen Sie Speicher und Quoten und dokumentieren Sie für jede Regel Zweck, Rechtsgrund, Fristbeginn, Verantwortliche und Löschprozess.