Exchange Online: Online-Archivierung richtig einrichten – Lizenzen, Aktivierung, Richtlinien

Lizenz- und Basisvoraussetzungen

Eine Online-Archivierung in Exchange Online funktioniert ausschließlich, wenn das Postfach lizenziert ist und das Archiv explizit pro Postfach aktiviert wird. Erforderlich ist entweder Exchange Online Plan 2 (z. B. in Microsoft 365/Office 365 E3/E5 enthalten) oder das Add-on „Exchange Online Archiving“ für Plan‑1‑Pläne (z. B. Microsoft 365 Business Standard/Business Premium, Office 365 E1). Für freigegebene Postfächer gilt: Wird ein Onlinearchiv benötigt, liegt ein Hold auf dem Postfach oder überschreitet es 50 GB, ist ebenfalls eine passende Exchange‑Lizenz zuzuweisen.

Zusätzlich erforderlich: ExchangeOnlineManagement PowerShell-Modul (aktuelle Version), Rollen „Exchange Administrator“ oder „Globaler Administrator“ sowie Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center. Die Outlook-Clients müssen modern authentifizieren; Archivordner sind in Outlook Web und Outlook für Windows/Mac sichtbar (online angezeigt, nicht lokal gecacht).

Schritt für Schritt: Archiv pro Postfach aktivieren

Die Aktivierung kann im Admin Center oder per PowerShell erfolgen. PowerShell ist präziser und ermöglicht Kontrolle über viele Postfächer.

• Mit Exchange Online verbinden: In PowerShell Connect-ExchangeOnline ausführen und anmelden.
• Lizenz prüfen (Portal): Microsoft 365 Admin Center → Benutzer → Aktive Benutzer → Benutzer wählen → Lizenzen und Apps → sicherstellen, dass „Exchange Online (Plan 2)“ oder das „Exchange Online Archiving“-Add-on aktiv ist.
• Archiv aktivieren (Benutzerpostfach): Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -Archive
• Archiv aktivieren (freigegebenes Postfach): Enable-Mailbox -Identity sharedmailbox@contoso.com -Archive und vorher passende Exchange‑Lizenz zuweisen.
• Status prüfen: Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Format-List ArchiveStatus,ArchiveName,ArchiveQuota (ArchiveStatus sollte „Active“ sein).

Optional für sehr große Postfächer: Auto-Expanding einschalten, nachdem das Archiv aktiv ist: Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -AutoExpandingArchive. Dies erweitert das Archiv automatisch, sobald Quotas erreicht werden.

Erstbereitstellung, Sichtbarkeit und typische Stolpersteine

• Bereitstellungszeit: Das Archiv wird nach Aktivierung unmittelbar erstellt. In Outlook kann die Anzeige wenige Minuten dauern; ein Neustart von Outlook beschleunigt die Aktualisierung.
• Archiv nicht sichtbar: Lizenz fehlt oder Add-on nicht aktiv; Archiv nicht aktiviert; in Outlook Offline-Modus aktiv; ältere Caches. Prüfen mit Get-Mailbox und Test in Outlook Web.
• Freigegebene Postfächer: Ohne Lizenz erscheint kein Archiv. Bei automapping in Outlook ggf. „Gemeinsame Ordner herunterladen“ deaktivieren, da Archive online angezeigt werden.
• PST-Dateien: PSTs umgehen Compliance und sind fehleranfällig. Stattdessen PSTs per Microsoft Purview Importdienst ins Onlinearchiv importieren (Netzwerk-Upload oder Datenträgerversand) und danach PST-Verwendung unterbinden (Gruppenrichtlinie/Intune).

Für die initiale Verschiebung historischer E-Mails ins Archiv sind Archivrichtlinien erforderlich; der Managed Folder Assistant (MFA) verarbeitet Postfächer kontinuierlich und prüft Änderungen mindestens einmal innerhalb von sieben Tagen. Eine sofortige Verarbeitung lässt sich manuell anstoßen: Start-ManagedFolderAssistant -Identity user@contoso.com.

Kontrollen nach der Aktivierung

• Quota prüfen: Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | fl ArchiveQuota,ArchiveWarningQuota
• Auto-Expanding Status: Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | fl AutoExpandingArchiveEnabled
• Clientprüfung: Anzeige „Onlinearchiv – <Name>“ in Outlook/OWA; Testzugriff auf Ordner und Suche.
• Shared Mailbox: Lizenzzuweisung im Admin Center kontrollieren und Archiveintrag in OWA prüfen.

Erst wenn Lizenz, Aktivierung und Sichtbarkeit passen, lohnt es sich, im nächsten Schritt Archivrichtlinien zu definieren und zuzuweisen.

Voraussetzungen prüfen und Archiv aktivieren

Online-Archive stehen in Exchange Online nur zur Verfügung, wenn eine passende Lizenz aktiv ist (z. B. Exchange Online Plan 2, Microsoft 365 E3/E5 oder das Add-on „Exchange Online Archiving“). Für Shared Mailboxes ist eine Lizenz erforderlich, sobald ein Archiv, Aufbewahrung oder >50 GB benötigt wird.

Vorgehen zur Aktivierung pro Postfach:

• Zu Exchange Online PowerShell verbinden (Connect-ExchangeOnline).
• Archiv bereitstellen: Enable-Mailbox -Identity <UPN/Name> -Archive.
• Status prüfen: Get-Mailbox -Identity <User> | Format-List ArchiveStatus,ArchiveGuid.
• Optional Massenaktivierung: Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {ArchiveStatus -eq ‚None‘ -and RecipientTypeDetails -eq ‚UserMailbox‘} | Enable-Mailbox -Archive.
• Für Shared Mailboxes analog: Enable-Mailbox -Identity <SharedMailbox> -Archive (Lizenz sicherstellen).

Das Archiv erscheint in Outlook im Profil des Benutzers und in Outlook im Web. Die Bereitstellung kann einige Stunden dauern.

Archivrichtlinien (MRM) erstellen und zuweisen

Die automatisierte Verschiebung ins Archiv erfolgt über MRM-Retention Tags mit der Aktion MoveToArchive. Erstellen Sie mindestens ein Default-Tag (gilt tenantweit pro zugewiesener Richtlinie) und optional Personal Tags für manuelle Zuordnung durch Benutzer.

• Tag erstellen (Beispiel, 2 Jahre): New-RetentionPolicyTag -Name „MoveToArchive-2Y“ -Type All -RetentionAction MoveToArchive -AgeLimitForRetention 730 -RetentionEnabled $true.
• Richtlinie anlegen und Tag verknüpfen: New-RetentionPolicy -Name „Company-Archive“ -RetentionPolicyTagLinks „MoveToArchive-2Y“.
• Richtlinie zuweisen: Set-Mailbox -Identity <User> -RetentionPolicy „Company-Archive“.
• Optional zusätzliche Personal Tags (z. B. 6M, 1Y) erstellen und in die Richtlinie aufnehmen.

Wichtig: Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und -Labels steuern Aufbewahrung/Löschung, verschieben aber keine Elemente ins Online-Archiv. Für die Archivverschiebung ist MRM erforderlich.

Managed Folder Assistant: Ablauf und Wartezeiten

Der Managed Folder Assistant (MFA) setzt MRM-Tags serverseitig um. Nach dem Zuweisen oder Ändern von Richtlinien werden Elemente typischerweise innerhalb von 24 Stunden verschoben; die erstmalige Anwendung einer neuen Richtlinie kann bis zu 7 Tage benötigen. Eine manuelle Ausführung ist möglich: Start-ManagedFolderAssistant -Identity <User>.

Priorität bei Konflikten:

• Explizites Item-Tag hat Vorrang
• dann Ordner-Tag
• dann Default-Policy-Tag

Der MFA verschiebt nur, wenn das Alter des Elements das jeweilige Tag erfüllt. Änderungen an Tags wirken nicht rückwirkend auf bereits gelöschte Elemente.

Auto-Expanding Archives und PST-Migration

Wenn das Archiv die Basiskapazität erreicht (typisch 100 GB), erweitert Auto-Expanding Archiving den Speicher automatisch bis zu einem Dienstlimit von derzeit bis zu ca. 1,5 TB pro Archivpostfach. In neuen Tenants ist keine gesonderte Aktivierung nötig; die Erweiterung startet bedarfsbasiert.

PST-Dateien sind fehleranfällig, lokal verteilt und compliance-kritisch. Nutzen Sie für die Migration den PST-Import im Microsoft Purview-Portal (Netzwerkupload via AzCopy oder Datenträgerversand), und importieren Sie direkt ins Online-Archiv des jeweiligen Postfachs.

Sichtbarkeit, häufige Fehler und schnelle Checks

Schnell-Checks: Get-Mailbox -Identity <User> | fl RetentionPolicy,ArchiveStatus; Get-MailboxStatistics -Identity <User> -Archive | fl TotalItemSize,ItemCount.

Compliance, Monitoring und Nutzerkommunikation

eDiscovery (Standard/Premium) durchsucht Primär- und Archivpostfach, wenn das Postfach als Speicherort einbezogen ist. Aufbewahrungssperren (Litigation Hold, Purview-Richtlinien) verhindern Löschung, blockieren aber das Verschieben ins Archiv nicht.

Monitoring/Reporting: Nutzen Sie Get-MailboxStatistics -Archive für Größe/Objektzahl, die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center (Exchange-Speichernutzung) sowie Audit-Logs für Konfigurationsänderungen (z. B. Set-Mailbox, Set-RetentionPolicy).

• Kommunizieren Sie klar, wo das Online-Archiv im Client zu finden ist (Outlook/OWA) und ab welchem Alter Mails dorthin wandern.
• Erklären Sie Personal Tags und die manuelle Archivierung für Ausnahmen.
• Weisen Sie explizit darauf hin, dass PST-Dateien nicht mehr genutzt werden sollen und bieten Sie einen geregelten Import an.

Laufzeiten und der Managed Folder Assistant (MFA)

Nachdem das Archiv per Enable-Mailbox -Archive aktiviert und eine Aufbewahrungsrichtlinie mit „Move to Archive“-Tags zugewiesen wurde, verschiebt der Managed Folder Assistant (MFA) Inhalte gemäß Alter und Tags. In Exchange Online läuft der MFA kontinuierlich, der vollständige Arbeitszyklus beträgt erfahrungsgemäß bis zu 7 Tage. Neue oder geänderte Richtlinien greifen typischerweise innerhalb von 24–72 Stunden.

Für dringende Fälle kann die Verarbeitung pro Postfach manuell angestoßen werden: Connect-ExchangeOnline und anschließend Start-ManagedFolderAssistant -Identity <UPN>. Die erste Sichtbarkeit des Archivs in Outlook und OWA erfolgt meist innerhalb von 15–60 Minuten nach Aktivierung, in Einzelfällen bis zu 24 Stunden.

Wichtig: Nur Elemente mit einem passenden „Move to Archive“-Tag (Ordner-Tag, Default Policy Tag oder Personal Tag) werden verschoben. Ein „DoNotArchive“-Tag oder ein aufbewahrungsorientiertes Label mit „nicht verschieben“ übersteuert dies.

PST-Fallen vermeiden und sauber migrieren

PST-Dateien entziehen sich zentraler Steuerung, sind nicht automatisch in eDiscovery auffindbar, bergen Datenverlust-Risiken und umgehen Aufbewahrungsrichtlinien. Ziel ist, PSTs vollständig in das Onlinearchiv zu überführen.

• Microsoft 365 Importdienst nutzen: Im Microsoft Purview-Portal > Data lifecycle management > Import > Neuer Importauftrag. Netzwerk-Upload (AzCopy) oder physischer Datenträger möglich, Zuordnung zum Archivpostfach statt primärem Postfach wählen.
• PST-Nutzung unterbinden: In Unternehmensrichtlinien und via Gruppenrichtlinien (Outlook-Administrative Templates) das Hinzufügen/Erstellen von PST-Dateien verhindern.
• Kommunikation: Klarstellen, dass das Onlinearchiv serverseitig ist, nicht in die OST-Datei synchronisiert wird und in Outlook mobil nicht angezeigt wird.

Auto-Expanding Archives: Voraussetzungen und Verhalten

Auto-Expanding Archives stehen mit Exchange Online Plan 2 oder dem Add-on „Exchange Online Archiving“ zur Verfügung (auch für freigegebene Postfächer, dann lizenzpflichtig). Nach Aktivierung des Archivs erweitert Microsoft die Archivkapazität automatisch, sobald die Standardgrenze (typisch 100 GB) erreicht ist. Die Erweiterung geschieht stufenweise bis zu insgesamt rund 1,5 TB pro Archivpostfach. Eine manuelle Steuerung ist nicht erforderlich; die Ausweitung kann einige Stunden bis Tage dauern.

Hinweis für freigegebene Postfächer: Ohne Lizenz ist bei 50 GB Schluss, Aufbewahrung/Holds und Archiv erfordern eine zugewiesene Lizenz mit Archivrecht.

eDiscovery, Holds und Aufbewahrungsrichtlinien

Archive sind vollständig in Microsoft Purview eDiscovery (Standard/Premium) einbezogen. Content Searches und Case-Suchen erfassen Primär- und Archivpostfach. Litigation Hold, eDiscovery-Holds und organisationsweite Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) gelten für beide Speicherorte. Ein Hold verhindert Löschung, nicht jedoch das Verschieben ins Archiv. Aufbewahrungslabels mit expliziten Aktionen (z. B. nicht verschieben) haben Priorität gegenüber Standard-Tags.

Regelmäßig prüfen: Zuweisung der korrekten Retention Policy am Postfach (Get-Mailbox | Select RetentionPolicy), vorhandene Personal Tags und Konflikte mit Ordner-Tags.

Häufige Fehlerbilder und schnelle Abhilfe

Monitoring, Reporting und Nutzerkommunikation

Operativ hilfreich sind folgende Prüfungen: Get-Mailbox -Identity <UPN> | Select ArchiveStatus zur Aktivierungsprüfung; Get-MailboxStatistics -Identity <UPN> -Archive | Select TotalItemSize, ItemCount, LastLogonTime für Größen- und Nutzungsdaten. Für einen Überblick: Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Where {$_.ArchiveStatus -eq ‚Active‘} | Get-MailboxStatistics -Archive.

Im Microsoft Purview-Portal liefern Berichte unter Data lifecycle management Einblick in Richtlinienzuweisungen, Label-Treffer und Aufbewahrungsaktionen. In der Exchange-Verwaltung (Empfänger > Postfächer) zeigt „Postfachnutzung“ die Archivbelegung.

• Ankündigung an Nutzer: Wo das Archiv erscheint (Outlook links als „In-Place-Archiv“/„Onlinearchiv“), dass es nicht offline gecacht wird und in Outlook Mobile nicht verfügbar ist.
• Kurzanleitung: Archiv-Ordnerstruktur, persönliche Archiv-Tags setzen, Suche über „Alle Postfächer“.
• Regelmäßige Reports an IT/Compliance: Wachstum, Top-Verbraucher, Fehlerhäufigkeit, offene Importjobs.