Wer Postfächer in Microsoft 365 dauerhaft entlasten will, setzt auf das Onlinearchiv in Exchange Online. Das funktioniert nur, wenn (1) die passenden Exchange-Rechte lizenziert sind (z. B. Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 plus Exchange Online Archiving-Add-on) und (2) das Archiv pro Benutzer- oder freigegebener Mailbox explizit bereitgestellt wurde. Die Aktivierung gelingt im Admin Center oder per PowerShell mit Enable-Mailbox -Archive. Erst danach steuern Archivrichtlinien (MRM) mit Retention Tags, wann Elemente ins Archiv verschoben werden; der Managed Folder Assistant setzt diese Regeln serverseitig um und arbeitet in Workcycles – nicht „sofort“.
Nach der Zuweisung von Richtlinien vergehen – abhängig von Postfachgröße, Indizierung und Service-Last – häufig mehrere Stunden, bis erste Verschiebungen sichtbar werden. PST-Dateien bleiben dabei ein reales Risiko: Sie verteilen Daten unkontrolliert, begünstigen Datenverlust, erschweren eDiscovery und unterlaufen Aufbewahrung, weil sie außerhalb zentraler Steuerung liegen. Für besonders große Archive steht Auto-Expanding Archive bereit, das den Archivspeicher stufenweise erweitert, sobald das Archiv (inklusive Recoverable Items) einen Schwellwert erreicht. Zusätzlich existiert Auto-Archiving (schwellenwertbasiert): Wenn die Primärmailbox stark an ihre Quote heranläuft, kann Exchange Online die ältesten Elemente automatisch in ein vorhandenes Onlinearchiv verschieben, um „Mailbox voll“-Sperren zu vermeiden. Diese Automatik ersetzt keine MRM-Strategie, sondern stabilisiert den Betrieb in Grenzsituationen.
Inhalt
- Laufzeiten und der Managed Folder Assistant (MFA)
- PST-Fallen vermeiden und sauber migrieren
- Auto-Expanding Archives: Voraussetzungen und Verhalten
- eDiscovery, Holds und Aufbewahrungsrichtlinien
- Häufige Fehlerbilder und schnelle Abhilfe
- Monitoring, Reporting und Nutzerkommunikation
- Betrieb, Compliance und Troubleshooting: Laufzeiten, PST-Fallen, Auto-Expanding, eDiscovery, häufige Fehler, Monitoring und Kommunikation
- Voraussetzungen und Bereitstellung: Lizenzen prüfen, Archive pro Postfach aktivieren
- Umsetzung in der Praxis: Enable-Mailbox -Archive, Archivrichtlinien zuweisen, Managed Folder Assistant verstehen
Laufzeiten und der Managed Folder Assistant (MFA)
Im Betrieb ist der wichtigste Perspektivwechsel: MFA ist ein kontinuierlicher Dienst mit Workcycle-Charakter. „Bis zu sieben Tage“ ist eine belastbare Praxisobergrenze, aber keine Zusage, dass jedes Postfach exakt nach sieben Tagen fertig ist oder dass ein Trigger sofort wirkt. Der Dienst arbeitet throttlebasiert; große Postfächer, viele Ordner und parallele Serviceaktivität verlängern die Zeit bis sichtbar. Wenn Teams intern SLAs kommunizieren, formulieren Sie als Betreiber lieber: „Es kann bis zu mehrere Tage dauern; wir validieren über messbare Werte.“
Messbar wird MFA-Verhalten über zwei Ebenen: (1) Postfachzustand (RetentionPolicy, ElcProcessingDisabled, RetentionHoldEnabled) und (2) Ergebnis (Get-MailboxStatistics -Archive für ItemCount/TotalItemSize). Ein sauberer Troubleshooting-Pfad beginnt mit den Blockern: Wenn ElcProcessingDisabled auf True steht, verarbeitet MFA das Postfach nicht. Wenn RetentionHoldEnabled auf True steht, ist MRM temporär ausgesetzt. In beiden Fällen „tut“ ein Trigger wenig, solange der Zustand nicht korrigiert ist.
PST-Fallen vermeiden und sauber migrieren
PST-Dateien sind ein Dauerproblem: Sie liegen lokal, sind schwer zu sichern, werden nicht zentral gesteuert und stehen Compliance-Prozessen im Weg. Ein funktionierendes Zielbild besteht aus (1) vollständiger Migration der relevanten PST-Inhalte in Exchange Online (ideal: Onlinearchiv), (2) technischer Unterbindung der PST-Neuanlage/-Einbindung und (3) einem klaren Ausnahmeprozess für Sonderfälle (alte Projektarchive, beschädigte PSTs, sehr große Bestände). Ohne Punkt 2 wird jeder Import mittelfristig wieder ausgehebelt.
- Inventarisieren: Welche PSTs existieren, wem gehören sie, wie groß sind sie, wo liegen sie?
- Importieren: Purview Importdienst nutzen und als Ziel das Onlinearchiv wählen; Importwellen und Mapping konsequent dokumentieren.
- Validieren: Stichproben in OWA, Archivstatistik und Suchtests (auch Anhänge).
- Blockieren: PST-Erstellung/-Hinzufügen per Unternehmensrichtlinien und Outlook-Administrative-Templates (GPO/Intune) unterbinden.
Auto-Expanding Archives: Voraussetzungen und Verhalten
Auto-Expanding Archives stehen mit Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 plus Exchange Online Archiving-Add-on zur Verfügung – inklusive Shared Mailboxes, sofern diese lizenziert sind. Nach Aktivierung wächst das Archiv stufenweise bis 1,5 TB. Der entscheidende Punkt für Erwartungen: Zusätzlicher Archivspeicher wird stufenweise bereitgestellt, sobald das Archiv (einschließlich Recoverable Items) nahe an die jeweils wirksamen Archivgrenzen heranläuft. Die Bereitstellung zusätzlicher Kapazität erfolgt nicht sofort, sondern kann – insbesondere bei stark ausgelasteten Tenants oder sehr großen Archiven – zeitverzögert stattfinden und in Einzelfällen bis zu 30 Tage dauern.
Tenantweit aktivieren Sie Auto-Expanding über Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive und prüfen es über Get-OrganizationConfig | fl AutoExpandingArchiveEnabled. Für einzelne Mailboxen aktivieren Sie es gezielt über Enable-Mailbox -AutoExpandingArchive und prüfen es über Get-Mailbox | fl AutoExpandingArchiveEnabled. Denken Sie außerdem an Nebenwirkungen: Auto-Expanding kann die Wiederherstellung/Restoration in Inactive-Mailbox-Szenarien einschränken. Wenn Ihr Tenant Inactive Mailboxes als Compliance-Mechanik nutzt, gehört diese Einschränkung in die Freigabe- und Dokumentationskette.
eDiscovery, Holds und Aufbewahrungsrichtlinien
Archive sind vollständig in Purview eDiscovery einbezogen: Suchen und Fälle können Primär- und Archivpostfach erfassen. Litigation Hold und eDiscovery Holds verhindern das Löschen relevanter Inhalte. Für Shared Mailboxes gilt dabei die Lizenzpflicht, wenn Sie Litigation Hold aktivieren wollen; planen Sie diese Lizenzen bewusst ein, statt sie erst im Audit-Fall „nachzureichen“. Operativ wichtig ist zudem die Trennung von Begriffen: Ein Hold ist eine Compliance-Funktion; RetentionHoldEnabled ist ein Postfachschalter, der MRM temporär aussetzt (z. B. in Import-/Migrationsphasen) und in Troubleshooting häufig der eigentliche Blocker ist.
Auto-Archiving (schwellenwertbasiert) ist davon getrennt: Es überwacht die Auslastung der Primärmailbox und verschiebt bei Bedarf ältere Inhalte ins Archiv, um Funktionsverlust zu verhindern. Der Standardwert des Schwellwerts liegt bei 96 % und wird als Organisationsparameter geführt. Auto-Archiving ist als Failsafe für Grenzsituationen gedacht: Wenn die Auslastung der Primärmailbox den konfigurierten Schwellenwert erreicht bzw. überschreitet, können die ältesten Elemente in ein vorhandenes Onlinearchiv verschoben werden, um ‚Mailbox voll‘-Sperren zu vermeiden. Die Besonderheit: Auto-Archiving ist kein klassischer globaler Feature-Schalter mit einem einfachen Ein/Aus-Toggle. Die Steuerung erfolgt über den organisationsweiten Schwellenwert (konfigurierbar, typischerweise 80–100) und zusätzlich über eine Mailbox-spezifische Aktivierung/Deaktivierung für Ausnahmen. Ein Schwellwert von 100 reduziert die Wahrscheinlichkeit einer automatischen Verschiebung im Normalbetrieb deutlich, ersetzt aber keine saubere MRM-Archivierungsstrategie.
Auto-Archiving: Befehle für Betrieb und Governance
- Schwellwert orgweit prüfen:
Get-OrganizationConfig | fl AutoArchivingThresholdPercentage - Schwellwert orgweit setzen (Beispiel 90):
Set-OrganizationConfig -AutoArchivingThresholdPercentage 90 - Auto-Archiving pro Mailbox deaktivieren (Ausnahme):
Set-Mailbox <user mailbox> -AutoArchivingEnabled $false - Diagnose pro Mailbox (MRM-Komponente):
Export-MailboxDiagnosticLogs -Identity <user mailbox> -ComponentName MRM
Häufige Fehlerbilder und schnelle Abhilfe
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Archiv in Outlook nicht sichtbar | Archiv nicht aktiviert, Provisioning verzögert, Outlook-Profil/Caching | OWA als Referenz; Get-Mailbox (ArchiveStatus/Guid); Outlook-Profil testen und Offline-Modus ausschließen. |
| Items wandern nicht ins Archiv | Kein wirksames MoveToArchive-Tag; falsche Priorität; MRM blockiert | Policy/Tags prüfen; ElcProcessingDisabled/RetentionHoldEnabled prüfen; Trigger nutzen und über Statistik messen. |
| Auto-Archiving greift nicht | Archiv nicht provisioniert oder Archiv voll; „Never Move to Archive“-Ausnahmen | Archiv aktivieren (Enable-Mailbox -Archive); Auto-Expanding prüfen; Tag-Ausnahmen identifizieren. |
| Auto-Expanding aktiv, aber keine Erweiterung sichtbar: Archiv liegt noch nicht nahe an den wirksamen Archivgrenzen oder die Erweiterung ist noch in Provisionierung (zeitverzögert möglich) | 90 GB noch nicht erreicht oder Provisionierung läuft | Archivbelegung inkl. Recoverable Items bewerten; bis zu 30 Tage einkalkulieren; orgweite Aktivierung korrekt verifizieren. |
| PST bleibt im Umlauf | Kein technisches Verbot, fehlender Prozess | Importprozess etablieren, danach PST-Erstellung/-Einbindung blockieren, klare Supportregel kommunizieren. |
Monitoring, Reporting und Nutzerkommunikation
Operativ hilfreich sind standardisierte Prüfungen: Get-Mailbox -Identity <UPN> | Select ArchiveStatus,RetentionPolicy,ElcProcessingDisabled,RetentionHoldEnabled zur Aktivierungs- und Blockerprüfung; Get-MailboxStatistics -Identity <UPN> -Archive | Select TotalItemSize,ItemCount für Größen- und Nutzungsdaten. Für Auto-Expanding orgweit kommt Get-OrganizationConfig | fl AutoExpandingArchiveEnabled hinzu, für Auto-Archiving der Schwellwert AutoArchivingThresholdPercentage. Aus diesen Werten bauen Sie ein belastbares Reporting: Wachstumstrends, Top-Verbraucher, Archive knapp unter 90 GB und Postfächer, bei denen MRM faktisch ausgesetzt ist.
Nutzerkommunikation entscheidet über Akzeptanz: Anwender müssen wissen, wo das Archiv im Client auftaucht, dass OWA immer funktioniert und dass PSTs nicht mehr der Ausweg sind. Geben Sie außerdem eine klare Erwartung: „Archiv sichtbar“ kann nach Aktivierung verzögert sein; „archiviert“ hängt an Richtlinien und Workcycles. Wenn Sie das sauber erklären und messbar machen („wir prüfen ItemCount/TotalItemSize“), sinkt Ticketvolumen spürbar, und die Archivstrategie wird als stabile Plattform statt als Blackbox wahrgenommen.
- Kurzanleitung: Archiv finden (OWA/Outlook), Suche im Archiv, häufige Ursachen für Verzögerung.
- Ausnahmen: Personal Tags (falls genutzt), definierter Prozess für Sonderfälle, klare Zuständigkeiten.
- PST-Exit: Importwellen, Supportkanal, danach verbindliches PST-Verbot mit technischer Durchsetzung.
Betrieb, Compliance und Troubleshooting: Laufzeiten, PST-Fallen, Auto-Expanding, eDiscovery, häufige Fehler, Monitoring und Kommunikation
Voraussetzungen und Bereitstellung: Lizenzen prüfen, Archive pro Postfach aktivieren
Lizenz- und Basisvoraussetzungen
Online-Archivierung in Exchange Online funktioniert nur, wenn das Postfach die Archivberechtigung besitzt und das Archiv provisioniert wurde. Lizenz allein reicht nicht: Ohne Enable-Mailbox -Archive existiert kein Archivbaum, in den MRM oder Auto-Archiving überhaupt verschieben könnten. Für Benutzerpostfächer bedeutet das typischerweise Exchange Online Plan 2 (z. B. in Microsoft 365/Office 365 E3/E5 enthalten) oder Exchange Online Plan 1 plus Add-on „Exchange Online Archiving“. Die Postfachgrößen hängen am Plan: In der Praxis sind 50 GB Primärquota bei Plan 1 und 100 GB bei Plan 2 der Regelfall; Abweichungen gibt es durch Sonderpläne, Behörden-/Sovereign-Clouds und Tenant-Konfigurationen. Deshalb planen Sie Quotas immer über das tatsächliche Postfachobjekt, nicht über Annahmen.
Für freigegebene Postfächer (Shared Mailboxes) greifen mehrere Regeln gleichzeitig. Ohne eigene Lizenz sind Shared Mailboxes grundsätzlich auf 50 GB begrenzt. Wenn Sie für eine Shared Mailbox ein Onlinearchiv benötigen oder Compliance-Funktionen wie Litigation Hold einsetzen wollen, braucht die Shared Mailbox selbst eine passende Exchange-Lizenz (Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 plus Exchange Online Archiving-Add-on). Diese Lizenzpflicht ist in der Praxis entscheidend, weil gerade Funktionspostfächer (Support, HR, Buchhaltung) schnell zu Wachstumskandidaten werden und im Ernstfall (Audit, Rechtsstreit, interne Untersuchung) nicht „nachträglich“ blockiert sein dürfen.
Zusätzlich erforderlich: das ExchangeOnlineManagement PowerShell-Modul (aktuell), geeignete Rollen (mindestens „Exchange Administrator“, für tenantweite Schalter häufig „Globaler Administrator“ oder „Organization Management“) sowie Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center/Exchange Admin Center. Für die Anzeige gilt: Outlook im Web ist der zuverlässigste Referenz-Client für Archive. Outlook für Windows/Mac zeigt Archive in der Regel ebenfalls an; die mobile Archivsichtbarkeit in Outlook für iOS/Android ist rolloutsensitiv und hängt von Tenant-, Client- und Feature-Stand ab. Planen Sie deshalb OWA (ggf. Desktopansicht im Browser) als stabilen Fallback ein, ohne zu versprechen, dass mobile Apps in jeder Umgebung identisch reagieren.
| Lizenz/Plan | Onlinearchiv enthalten | Auto-Expanding Archive | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Exchange Online Plan 2 (Standalone) / M365 E3/E5 / O365 E3/E5 | Ja | Ja (nach Aktivierung) | Archiv pro Postfach aktivieren. Auto-Expanding kann tenantweit oder pro Mailbox eingeschaltet werden; Expansion erfolgt stufenweise bis 1,5 TB. |
| Exchange Online Plan 1 (z. B. M365 Business Standard/Business Premium, O365 E1) | Nur mit „Exchange Online Archiving“-Add-on | Ja, wenn Add-on aktiv | Ohne Add-on kein Onlinearchiv. Mit Add-on sind Onlinearchiv und Auto-Expanding grundsätzlich möglich. |
| Freigegebene Postfächer (Shared) | Nur mit zugewiesener EXO P2 oder EOA-Add-on | Ja, wenn lizenziert | Ohne Lizenz kein Archiv und 50 GB-Limit. Für Onlinearchiv und Litigation Hold benötigt die Shared Mailbox eine passende Lizenz. |
Schritt für Schritt: Archiv pro Postfach aktivieren
Die Aktivierung kann im Admin Center oder per PowerShell erfolgen. PowerShell ist im Betrieb meist die bessere Wahl: Sie ist exakt, auditierbar und lässt sich für Pilot- und Massenrollouts kontrolliert einsetzen. Sinnvoller Ablauf: erst die Archivbereitstellung standardisieren (Provisioning), dann MRM sauber designen, erst danach tenantweit ausrollen und harte Policies aktiv schalten. So vermeiden Sie, dass Anwender plötzlich „verschwundene“ alte Mails melden, obwohl nur die Ansicht gewechselt hat.
- Mit Exchange Online verbinden:
Connect-ExchangeOnlineausführen und anmelden. - Lizenz prüfen (Portal): Microsoft 365 Admin Center → Benutzer → Aktive Benutzer → Benutzer wählen → Lizenzen und Apps → sicherstellen, dass „Exchange Online (Plan 2)“ oder das „Exchange Online Archiving“-Add-on aktiv ist.
- Archiv aktivieren (Benutzerpostfach):
Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -Archive - Archiv aktivieren (freigegebenes Postfach):
Enable-Mailbox -Identity sharedmailbox@contoso.com -Archive(vorher passende Exchange-Lizenz am Shared-Objekt zuweisen). - Status prüfen:
Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Format-List ArchiveStatus,ArchiveGuid,ArchiveName(ArchiveStatus sollte „Active“ sein).
Optional für sehr große Archive: Auto-Expanding einschalten, nachdem das Archiv aktiv ist. Tenantweit (Standardisierung): Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive und prüfen mit Get-OrganizationConfig | Format-List AutoExpandingArchiveEnabled. Pro Mailbox (gezielt): Enable-Mailbox -Identity user@contoso.com -AutoExpandingArchive und prüfen mit Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | Format-List AutoExpandingArchiveEnabled. Beachten Sie eine harte Betriebsentscheidung: Nach dem Einschalten (orgweit oder pro Mailbox) lässt sich Auto-Expanding nicht wieder deaktivieren.
Wichtig für die Diagnose: Wenn Sie Auto-Expanding tenantweit aktivieren, bleibt die Mailbox-Property AutoExpandingArchiveEnabled auf bestehenden Mailbox-Objekten oft auf False. Das ist kein Fehler, sondern Verhalten: Org-Aktivierung und Mailbox-Flag sind getrennte Anzeigen. Verlässliche Prüfung für „Org an/aus“ ist Get-OrganizationConfig; verlässliche Prüfung für „Mailbox explizit aktiviert“ ist Get-Mailbox mit AutoExpandingArchiveEnabled. Für sauberes Troubleshooting trennen Sie diese beiden Fragen konsequent.
Erstbereitstellung, Sichtbarkeit und typische Stolpersteine
- Bereitstellungszeit: Das Archiv wird nach Aktivierung erstellt. In Outlook kann die Anzeige Minuten bis Stunden dauern; OWA ist der beste Gegencheck.
- Archiv nicht sichtbar: Lizenz/Add-on fehlt, Archiv nicht aktiviert, Outlook offline, altes Profil/Cache. Serverseitig prüfen:
Get-Mailbox; clientseitig in OWA gegentesten. - Shared Mailbox: Ohne Lizenz kein Archiv. Bei Anzeigeproblemen Automapping-Effekte einkalkulieren und testweise in OWA öffnen („Postfach öffnen“).
- PST: PSTs ersetzen keine Archivstrategie. Plan: Import in Onlinearchiv, danach PST-Erstellung/-Einbindung unterbinden und einen klaren Ausnahmeprozess definieren.
Für die initiale Verschiebung historischer E-Mails ins Archiv braucht es MRM-Archivrichtlinien; der Managed Folder Assistant arbeitet in einem Workcycle, der in Exchange Online typischerweise bis zu sieben Tage dauern kann. Häufig verarbeitet der Dienst Postfächer deutlich öfter (z. B. täglich), dennoch darf die Erwartung nicht lauten „innerhalb von X Minuten garantiert“. Selbst nach einem manuellen Trigger kann die tatsächliche Verarbeitung zeitversetzt stattfinden, weil der Dienst intern throttelt und priorisiert. Operativ belastbar ist deshalb nur Messung: Archivstatistiken (ItemCount/TotalItemSize) und klare Postfachchecks (Policy/Flags), nicht das subjektive Outlook-Gefühl.
Kontrollen nach der Aktivierung
- Archivstatistik prüfen:
Get-MailboxStatistics -Identity user@contoso.com -Archive | fl TotalItemSize,ItemCount - MRM-Schalter prüfen:
Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | fl RetentionPolicy,ElcProcessingDisabled,RetentionHoldEnabled - Auto-Expanding (Org):
Get-OrganizationConfig | fl AutoExpandingArchiveEnabled - Auto-Expanding (Mailbox, wenn explizit aktiviert):
Get-Mailbox -Identity user@contoso.com | fl AutoExpandingArchiveEnabled - Clientprüfung: OWA als Referenz (Archivbaum sichtbar, Suche im Archiv funktioniert), danach Outlook prüfen.
Erst wenn Lizenz, Aktivierung, Sichtbarkeit und Grundchecks passen, lohnt es sich, Archivrichtlinien (MRM) präzise zu designen: klare Default-Logik, wenige Personal Tags, dokumentierte Ausnahmen und ein Monitoring, das nicht auf „ich glaube“ basiert, sondern auf messbaren Werten.
Umsetzung in der Praxis: Enable-Mailbox -Archive, Archivrichtlinien zuweisen, Managed Folder Assistant verstehen
Voraussetzungen prüfen und Archiv aktivieren
Für einen stabilen Rollout trennen Sie drei Ebenen: Lizenzrechte (darf das Postfach archivieren?), Provisioning (existiert das Archiv?), Steuerung (welche Regeln verschieben?). Erst wenn diese Kette geschlossen ist, lohnt Optimierung. Das gilt besonders für Tenants mit vielen Shared Mailboxes oder Hybrid-Historie: In Hybrid-Szenarien kann Auto-Expanding für cloudbasierte Archive unter Umständen nur orgweit aktiviert werden; außerdem ist Offboarding von auto-expanding Archiven zurück on-premises nicht vorgesehen. Planen Sie diese Auswirkungen vor dem Einschalten.
Validieren Sie das Provisioning bewusst über serverseitige Fakten: ArchiveStatus muss Active sein, ArchiveGuid gesetzt, und OWA muss den Archivbaum anzeigen. Wenn OWA den Archivbaum zeigt, Outlook aber nicht, ist das Problem fast immer clientseitig (Profil, Offline-Modus, Add-ins, beschädigte OST). Wenn OWA den Archivbaum nicht zeigt, ist es nahezu immer Provisioning/Lizenz/Objektzustand – und damit im Admin-Bereich zu lösen.
Archivrichtlinien (MRM) erstellen und zuweisen
Automatisches Verschieben ins Archiv erfolgt über MRM-Retention Tags mit der Aktion MoveToArchive. Entscheidend ist die Prioritätslogik: Item-Tag schlägt Ordner-Tag schlägt Default-Tag. Wenn Anwender „es archiviert nicht“ melden, steckt fast immer ein wirksamer Ordner-Tag oder ein falsch gesetzter Default dahinter. Gestalten Sie Ihr Tag-Set deshalb minimalistisch: ein Default-Tag für den Standardfall, wenige Personal Tags für begründete Ausnahmen, und nur dann Ordner-Tags, wenn ein Bereich wirklich dauerhaft abweichend behandelt werden muss.
- Tag erstellen (Beispiel, 2 Jahre):
New-RetentionPolicyTag -Name "MoveToArchive-2Y" -Type All -RetentionAction MoveToArchive -AgeLimitForRetention 730 -RetentionEnabled $true - Richtlinie anlegen:
New-RetentionPolicy -Name "Company-Archive" -RetentionPolicyTagLinks "MoveToArchive-2Y" - Richtlinie zuweisen:
Set-Mailbox -Identity <User> -RetentionPolicy "Company-Archive"
Wichtig: Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien und -Labels steuern Aufbewahrung und Löschung, verschieben aber keine Elemente ins Online-Archiv. Für die Archivverschiebung brauchen Sie MRM. Das Zusammenspiel funktioniert sauber, wenn Sie Rollen trennen: Purview definiert Compliance (wie lange muss etwas bleiben, wann darf gelöscht werden), MRM organisiert den Speicherort (Primär vs. Archiv) und hält Postfächer bedienbar, ohne Aufbewahrung zu verletzen.
Managed Folder Assistant: Ablauf und Wartezeiten
Der Managed Folder Assistant (MFA) setzt MRM-Tags serverseitig um. In Exchange Online arbeitet der Dienst mit Workcycles: Er verarbeitet Postfächer fortlaufend, aber nicht deterministisch nach Uhrzeit. In der Praxis sieht man häufig innerhalb von 24–72 Stunden Bewegung; es kann jedoch bis zu sieben Tage dauern, bis ein Postfach „vollständig im Zyklus“ verarbeitet wurde. Diese Zeitspanne ist eine realistische Obergrenze aus der Microsoft-Fehlerbehebung, keine Zusage, dass jedes Postfach exakt in sieben Tagen immer fertig ist.
Eine manuelle Ausführung ist möglich: Start-ManagedFolderAssistant -Identity <User>. Der Trigger ist ein Beschleuniger, aber keine Garantie für sofortige Verschiebung; der Dienst kann weiterhin throtteln. Messbar wird Erfolg über Get-MailboxStatistics -Archive (ItemCount/TotalItemSize) und über klare Checks auf Blocker: ElcProcessingDisabled (verhindert Verarbeitung komplett) und RetentionHoldEnabled (setzt MRM temporär aus, z. B. während bestimmter Migrations-/Importphasen). Zusätzlich wichtig für Tests: Sehr kleine Mailboxen werden von MRM nicht zuverlässig verarbeitet; Testmailboxen müssen ausreichend Inhalte besitzen, damit Sie Laufzeiten seriös bewerten.
Auto-Expanding Archives und PST-Migration
Auto-Expanding Archive erweitert die Archivkapazität automatisch bis zum Dienstlimit von 1,5 TB. Ein Archiv wird erst dann in ein „auto-expanding archive“ konvertiert, wenn die Archivmailbox inklusive Recoverable Items 90 GB erreicht. Ab dann provisioniert Microsoft zusätzlichen Speicher stufenweise; das kann bis zu 30 Tage dauern. Zwei harte Rahmenbedingungen gehören in jede Entscheidungsvorlage: Nach dem Einschalten lässt sich Auto-Expanding nicht wieder deaktivieren, und Administratoren können Quotas im Auto-Expanding-Modus nicht feinsteuern.
Governance ist hier mehr als „Feature an“: Auto-Expanding ist für die Archivierung der Inhalte eines einzelnen Postfachs gedacht. Das Kopieren von Daten anderer Nutzer in ein Archiv (z. B. per Journaling, Transportregel oder Auto-Forwarding als „Zentralarchiv“) ist nicht zulässig und führt langfristig zu Support- und Compliance-Problemen. Planen Sie stattdessen pro Nutzer bzw. pro Shared Mailbox ein eigenes Archiv mit klaren Berechtigungen, nachvollziehbarer Aufbewahrung und einem echten Prozess für Projektabschlüsse und Ausnahmen.
PST-Migration gehört zur Archivstrategie, sonst entstehen Nebenarchive. Nutzen Sie dafür den PST-Import im Microsoft Purview-Portal (Netzwerkupload oder Datenträgerversand) und importieren Sie direkt ins Online-Archiv des jeweiligen Postfachs. Entscheidend ist weniger der Upload als die saubere Zuordnung: eindeutige PST-Namen, saubere Mapping-Datei, dokumentierte Wellen, und eine klare Entscheidung, wie Dubletten behandelt werden (tolerieren, deduplizieren, oder nur definierte Ordner importieren).
- PST-Inventar erstellen (Besitzer, Größe, Speicherort) und Importwellen planen.
- Upload/Import durchführen und als Ziel explizit das Onlinearchiv wählen; anschließend Stichproben in OWA.
- Validieren: Archivstatistik (
Get-MailboxStatistics -Archive), Suchtest (inkl. Anhänge), und ein sauberer Cutover-Tag für „ab jetzt keine PSTs mehr“. - PST-Nutzung unterbinden (GPO/Intune) und einen Ausnahmeprozess definieren (alte, beschädigte oder extrem große PSTs).
Sichtbarkeit, häufige Fehler und schnelle Checks
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Archiv erscheint nicht | Lizenz fehlt oder Archiv nicht aktiviert; Provisioning verzögert; Outlook-Profilproblem | OWA prüfen; Get-Mailbox | fl ArchiveStatus,ArchiveGuid; Outlook neu starten/Profil testweise neu. |
| ArchiveStatus = None | Archiv nicht bereitgestellt | Enable-Mailbox -Archive; danach Get-MailboxStatistics -Archive. |
| Keine Verschiebung ins Archiv | MRM-Tag/Policy fehlt oder falscher Tag-Typ; ElcProcessingDisabled oder RetentionHoldEnabled; Workcycle abwarten | Policy/Tags prüfen; Postfachschalter prüfen; Start-ManagedFolderAssistant; Ergebnis über Statistik messen. |
| Auto-Expanding aktiv, aber Archiv wächst nicht | 90 GB-Schwelle noch nicht erreicht oder Expansion noch nicht provisioniert | Archivgröße prüfen; Workload/Provisionierung abwarten (bis 30 Tage möglich); orgweit vs. mailboxbezogen korrekt prüfen. |
| Shared Mailbox archiviert nicht | Keine passende Lizenz am Shared-Objekt | EXO P2 oder Plan 1+EOA zuweisen; Archiv aktivieren; OWA gegenprüfen. |
Schnell-Checks für den Alltag: Get-Mailbox -Identity <User> | fl RetentionPolicy,ArchiveStatus,ElcProcessingDisabled,RetentionHoldEnabled; Get-MailboxStatistics -Identity <User> -Archive | fl TotalItemSize,ItemCount; für Auto-Expanding orgweit zusätzlich Get-OrganizationConfig | fl AutoExpandingArchiveEnabled.
Compliance, Monitoring und Nutzerkommunikation
eDiscovery durchsucht Primär- und Archivpostfach, wenn das Postfach als Speicherort einbezogen ist. Holds verhindern Löschung, nicht automatisch die Verschiebung – praktisch entscheiden aber Tag-Prioritäten, MRM-Schalter und Ausnahmen darüber, ob MoveToArchive tatsächlich greift. Definieren Sie daher klare Regeln: Welche Inhalte wandern nach X Monaten/Jahren ins Archiv, welche Ordner sind bewusst ausgenommen, und wie werden Sonderfälle (Legal/HR/Projektpostfächer) behandelt, ohne Workflows zu brechen.
Monitoring/Reporting: Nutzen Sie Get-MailboxStatistics -Archive für Größe/Objektzahl, Speichernutzungsberichte im Admin Center und Audit Logs für Konfigurationsänderungen (Enable-Mailbox, Set-Mailbox, Set-RetentionPolicy, Set-OrganizationConfig). Ein belastbares Betriebsbild entsteht, wenn Sie Trends exportieren: Wachstum pro Woche, Top-Verbraucher, Postfächer ohne Policy, Postfächer mit deaktiviertem ELC/MRM, und Archive knapp unter 90 GB (damit Sie Auto-Expanding-Reaktionszeiten realistisch einplanen).
- Kommunikation an Nutzer: Wo das Archiv zu finden ist (OWA/Outlook) und wie Suche im Archiv funktioniert.
- Erwartungsmanagement: Workcycle statt Uhrzeitversprechen („Verschiebung kann Stunden/Tage dauern; wir messen über Statistik“).
- PST-Exit: Importprozess, Zeitfenster, danach verbindliche Unterbindung und Supportkanal für Ausnahmen.
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