Outlook-Suche in freigegebenen Postfächern zeigt nicht alle Mails? Ursachen und Lösungen

Cached Mode als Hauptursache

Outlook zeigt in freigegebenen Postfächern häufig unvollständige Suchergebnisse, weil im Cached Mode (OST) nicht alle Inhalte lokal vorliegen oder vom Windows-Suchdienst nicht vollständig indiziert sind. Typische Auslöser sind: ein kurzer Offline-Zeitraum durch den Sync-Slider („E-Mails der letzten …“), deaktiviertes „Freigegebene Ordner herunterladen“, zu große oder beschädigte OST-Dateien oder ein pausierter Windows-Suchindex. In all diesen Fällen kann die clientseitige Suche nur die lokal vorhandenen Daten durchsuchen – der Rest fehlt.

• Wenn die „E-Mails der letzten …“-Einstellung nicht auf „Alle“ steht, fehlen ältere Elemente in der OST – die Suche findet sie lokal nicht.
• Ist „Freigegebene Ordner herunterladen“ deaktiviert, existiert kein lokaler Cache der Shared Mailbox – die Windows-Suche greift ins Leere.
• Index- oder OST-Probleme führen zu Lücken in der Ergebnisliste, obwohl die Elemente im Serverpostfach vorhanden sind.

Clientindizierung vs. Server-Suche (EWS/Microsoft Search)

Die Windows-Suche indiziert die lokale OST/PST des Rechners. Nur was synchronisiert und fehlerfrei im Cache liegt, taucht auch in der Ergebnisliste auf. Serverseitige Suchen (in Exchange Online) greifen auf den Inhaltsindex des Servers zu und sehen das vollständige Postfach – unabhängig vom lokalen Cache.

Outlook Web (OWA) verwendet stets die serverseitige Suche. Programmgesteuert erfolgt die Serversuche typischerweise über EWS/Graph-basierte Endpunkte; für administrative Szenarien ist in Microsoft 365 die Purview-Inhaltssuche per PowerShell (New-ComplianceSearch/Start-ComplianceSearch) der korrekte, aktuelle Weg, nicht das veraltete Search-Mailbox-Cmdlet.

Service Assisted Search (SAS) richtig einordnen

SAS greift in klassischem Outlook für Microsoft 365/2019/2016 ein, wenn der lokale Index unvollständig ist oder „Alle Postfächer“ durchsucht wird. Outlook sendet die Abfrage an Exchange Online und mischt Servertreffer in die Ansicht. Das kann helfen, erzeugt aber Unterschiede zwischen „lokal“ und „Server“. Wer ein konsistentes Verhalten testen muss, kann SAS per Registrierung abschalten:

• Pfad: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search
• DWORD: DisableServerAssistedSearch = 1 (Outlook neu starten)

Hinweis: Diese Einstellung ist pro Profil/Benutzer wirksam und sollte über Richtlinien gezielt ausgerollt werden, wenn Vergleichbarkeit Vorrang vor Mischsuche hat.

Cache gezielt steuern: wann deaktivieren, wann ausweiten

• Mailumfang erhöhen: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Exchange-Konto markieren > Ändern > Schieberegler „E-Mails der letzten …“ auf „Alle“ stellen.
• Freigegebene Ordner herunterladen: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Exchange-Konto > Weitere Einstellungen > Erweitert > „Freigegebene Ordner herunterladen“ je nach Bedarf aktivieren (für lokale Suche) oder deaktivieren (nur Serversuche nutzen).
• Große Shared Mailbox separat einbinden: Datei > Konto hinzufügen > Adresse der Shared Mailbox eingeben. Mit Vollzugriff fügt Outlook die Mailbox ohne Kennwort als zusätzliches Exchange-Konto hinzu – sie erhält einen eigenen Cache und wird unabhängig synchronisiert.
• Richtlinien: Über die Office-Cloudrichtlinie oder GPO „Download shared folders“ und „Disable Server Assisted Search“ zentral setzen, um einheitliches Verhalten in der Organisation sicherzustellen.

Troubleshooting bei Lücken in Suchergebnissen

• Windows-Suchindex neu aufbauen: Systemsteuerung > Indizierungsoptionen > Erweitert > „Neu erstellen“. Prüfen, dass „Microsoft Outlook“ als indizierter Speicherort geführt ist.
• OST prüfen/neu erstellen: Outlook schließen, %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook öffnen, betroffene .ost umbenennen/löschen, Outlook starten (Cache wird sauber neu aufgebaut).
• Add-Ins ausschließen: Outlook im abgesicherten Modus starten (Windows + R, outlook.exe /safe) und Suche testen; problematische Add-Ins deaktivieren.
• SAS testweise deaktivieren: Registry-Wert DisableServerAssistedSearch = 1 setzen, Outlook neu starten und Differenzen bewerten.
• Serverprüfung: In OWA mit identischem Suchbegriff testen. Sind dort Treffer vorhanden, fehlt lokal Cache/Index – Einstellungen entsprechend anpassen.

Was die Clientindizierung in Outlook tatsächlich leistet

In Cached Mode indiziert der Windows-Suchdienst die lokal vorliegenden OST/PST-Daten. Bei freigegebenen Postfächern gilt: Nur Inhalte, die wirklich heruntergeladen wurden, landen im lokalen Index. Ist das Häkchen „Gemeinsame Ordner herunterladen“ deaktiviert oder die Synchronisationsspanne begrenzt, fehlen ältere oder nicht synchronisierte Elemente vollständig im Index. Die Abfrage erfolgt über die lokale Windows-Suche (AQS-Operatoren wie from:, subject:, hasattachments:), liefert schnell Resultate und funktioniert offline – aber nur innerhalb des gecachten Umfangs.

Die lokale Indizierung hat Stärken bei der Navigationsgeschwindigkeit und bei wiederholten, ähnlichen Suchanfragen. Grenzen treten auf, wenn Inhalte aus großen freigegebenen Postfächern nur teilweise synchronisiert sind, wenn der Windows-Index noch aufbaut oder wenn Dateien/Anhänge nicht durch installierte IFilter abgedeckt sind.

EWS-Serversuche: Wie Exchange Online indiziert und ausliefert

Exchange Online indiziert Postfächer serverseitig kontinuierlich. Abfragen erfolgen bei Outlook und Tools wie PowerShell/OWA typischerweise über EWS- oder dienstseitige Suchendpunkte und nutzen ebenfalls AQS. Die Serversuche greift auf den vollständigen, zentralen Index des freigegebenen Postfachs zu – unabhängig davon, was lokal gecacht ist. Dadurch lassen sich auch sehr alte Elemente, Onlinearchiv-Inhalte und tief verschachtelte Ordnerstrukturen zuverlässig durchsuchen.

Technisch liefert EWS Ergebnisse paginiert und unterliegt Service- und Drosselungsgrenzen. Die Sortierung kann je nach Clientvorgabe nach Relevanz oder Datum erfolgen. Nicht alle Metadaten oder benutzerdefinierten Felder sind serverseitig durchsuchbar, und einige Spezialkriterien (z. B. bestimmte MAPI-Eigenschaften) verhalten sich anders als in der lokalen Windows-Suche.

Service Assisted Search (SAS): Wann Outlook die Suche an den Dienst delegiert

Sobald Outlook erkennt, dass der lokale Index für den aktuellen Suchkontext unvollständig ist – insbesondere bei freigegebenen Postfächern, Onlinearchiven oder eingeschränkter Cache-Synchronisation – setzt es Service Assisted Search ein. Dabei führt Exchange Online die Anfrage aus und liefert ein kompaktes Ergebnisset zurück, das Outlook unmittelbar anzeigt. Je nach Konstellation sehen Nutzende zuerst „relevante“ Treffer; die endgültige, vollständige Menge wird nachgeladen oder erfordert eine Verfeinerung der Suche.

SAS vermeidet lokale Indexlücken, führt aber zu sichtbaren Unterschieden: Trefferreihenfolge, Anzahl initial gezeigter Ergebnisse und die Behandlung bestimmter Operatoren können von der reinen Clientindizierung abweichen.

Typische Abweichungen in freigegebenen Postfächern

• Fehlende ältere Elemente lokal: Sind freigegebene Ordner nicht oder nur teilweise heruntergeladen, liefert die Clientindizierung keine Treffer außerhalb des Cache-Fensters; die Server- oder SAS-Suche findet sie.
• Unterschiedliche Trefferreihenfolge: Server und SAS priorisieren häufig Relevanz, lokal dominiert Datum. Dadurch wirken Resultate „anders“, obwohl sie korrekt sind.
• Operatorverhalten: AQS-Filter wie from:, subject:, hasattachments: funktionieren auf beiden Seiten, können aber bei Phrasensuche, Stemming und Spracheinstellungen leicht abweichen.
• Indexlatenz: Neu verschobene oder gerade zugestellte Elemente erscheinen serverseitig meist früher konsistent. Lokal braucht der Windows-Index nach größeren Moves/Imports Zeit.
• Anhangsuche: Lokal hängt die Volltextsuche in Anhängen von IFiltern ab. Serverseitig werden verbreitete Formate indiziert; exotische Formate können ausfallen.
• Berechtigungen und Sichtbarkeit: Die Serversuche respektiert effektive Berechtigungen. Inhalte in versteckten Systemordnern oder „Wiederherstellbare Elemente“ werden nicht wie reguläre Ordner durchsucht.

Pragmatische Einordnung für den Alltag

Die Clientindizierung ist ideal für schnelle, wiederkehrende Suchen innerhalb des lokal verfügbaren Ausschnitts. Sobald Vollständigkeit in großen freigegebenen Postfächern zählt, liefern die Serversuche und SAS konsistentere Ergebnisse – mit der Nebenwirkung, dass Reihenfolge und erste Trefferzahl von der gewohnten lokalen Ansicht abweichen können.

Was Service Assisted Search in Outlook leistet

Service Assisted Search (SAS) ist der Mechanismus in Outlook für Windows, der Suchanfragen an den Exchange Online-Suchdienst weiterleitet, wenn der lokale Windows-Suchindex nicht greift oder wenn Inhalte nicht (vollständig) im Cache liegen – typisch bei Shared Mailboxes. Outlook nutzt dann den serverseitigen Index von Exchange Online, anstatt auf die clientseitige Indizierung der OST-Dateien zu vertrauen.

SAS kommt exklusiv bei Exchange Online-Konten zum Einsatz. Bei Exchange on-premises greift Outlook entweder auf den lokalen Windows-Suchindex oder auf klassische serverseitige EWS-Suche der jeweiligen Umgebung zurück.

Typische Auslöser in geteilten Postfächern

• Download gemeinsamer Ordner ist deaktiviert: Shared Mailboxes werden nicht lokal synchronisiert; SAS übernimmt die Suche vollständig.
• Begrenztes Sync-Fenster für Shared Mailboxes: Wenn die Synchronisierung z. B. auf 3 oder 12 Monate begrenzt ist, sind ältere Elemente nur serverseitig auffindbar; SAS wird für diese Treffer genutzt.
• Unvollständiger/defekter lokaler Index: Wenn der Windows-Suchdienst deaktiviert ist, die Indizierung noch läuft oder OST-Dateien beschädigt sind, routet Outlook Suchanfragen an den Dienst.
• Suchbereich „Alle Postfächer“: Für bereichsübergreifende Suchen nutzt Outlook bevorzugt den serverseitigen Index, um konsistente Ergebnisse aus primärem und freigegebenem Postfach zu liefern.
• Sehr große Shared Mailboxes: Um IO-Last und OST-Größe zu begrenzen, wird die Suche häufig serverseitig bedient, auch wenn ein Teil lokal vorliegt.

In der Oberfläche ist SAS erkennbar, wenn zunächst nur ein Auszug angezeigt wird und Outlook meldet, dass weitere Ergebnisse vom Server geholt werden. Die genaue Darstellung kann je nach Build variieren.

SAS vs. Clientindizierung vs. serverseitige EWS-Suche

Steuerungsmöglichkeiten für Administratoren

Je nach Bedarf lässt sich SAS gezielt nutzen oder einschränken, um Suchkonsistenz und Performance in Shared Mailboxes zu verbessern.

• Cache gezielt einstellen: Per Richtlinie die Synchronisation für Shared Mailboxes auf „Alle“ erhöhen, wenn lokale Suche gewünscht ist. In Microsoft 365-ADMX: „Cached Exchange Mode Sync Settings“ sowie das Pendant „…for Shared Folders“. Größere OST-Dateien und Speichernutzung sind einzukalkulieren.
• Download gemeinsamer Ordner steuern: Ist der Haken „Gemeinsame Ordner herunterladen“ deaktiviert, werden Suchanfragen für diese Postfächer serverseitig bedient. Aktivieren erhöht lokale Suchtreffer, erzeugt aber mehr Client-Speicherbedarf.
• SAS temporär deaktivieren (Troubleshooting): Registry unter HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search den DWORD-Wert „DisableServerAssistedSearch“ auf 1 setzen und Outlook neu starten. So lässt sich prüfen, ob lokale Indizierung konsistente Ergebnisse liefert. Nach Tests auf 0 oder den Wert entfernen.
• OWA/PowerShell für Prüfungen: Stimmt ein Ergebnis in Outlook nicht, dieselbe Abfrage in OWA testen. Für administrative Prüfungen helfen serverseitige Suchen per EWS/Graph oder eDiscovery, um den serverseitigen Index zu verifizieren.

Wichtig: SAS steht nur für Exchange Online zur Verfügung. In Hybrid-/On-Prem-Szenarien kann die Suche je Postfachtyp unterschiedlich reagieren; entsprechende Richtlinien sollten pro Postfachklasse abgestimmt werden.

Vor- und Nachteile von SAS in Shared Mailboxes

• Vorteile
  • Findet auch nicht gecachte Inhalte und ältere Elemente verlässlich.
  • Ergebnisse sind zwischen Geräten/Benutzern konsistenter als rein lokal.
  • Weniger anfällig für lokale Indexfehler, defekte OST oder pausierte Windows-Suche.
• Nachteile
  • Interpretation mancher Filter (z. B. Felder mit clientseitigen Eigenschaften) weicht von lokalen Suchen ab.
  • Erste Ergebnisanzeige kann verzögert sein; Paging im UI kann lange Trefferlisten stückeln.
  • Abhängig von Netzwerk und Exchange Online; Offline-Suche liefert dann nur gecachte Teilmengen.

Für transparente Kommunikation an Anwender empfiehlt sich der Hinweis, dass Unterschiede zwischen Suchmethoden primär aus der Datenbasis (lokal gecacht vs. vollständig serverseitig) und aus der unterschiedlichen Auswertung von Filtern resultieren.

Warum das Caching gemeinsamer Ordner die Suche beeinflusst

Outlook für Windows indiziert nur Inhalte, die lokal in OST-Dateien liegen. Bei freigegebenen Postfächern und Ordnern liefert die Suche daher nur dann vollständige Ergebnisse, wenn diese Ordner in den Cache geladen werden. Ohne lokalen Cache greift Outlook verstärkt auf die serverseitige Suche (inklusive Service Assisted Search) zurück – das ist nützlich, aber nicht identisch zur Windows-Suche und kann Filter, Anlagen-Scans oder sehr alte Elemente anders behandeln. Die gezielte Steuerung des Caches entscheidet somit, ob Anwender schnelle und umfassende Treffer erhalten oder serverseitige Abfragen bevorzugt werden.

Option 1: „Gemeinsame Ordner herunterladen“ ein- oder ausschalten

So wird die Einstellung im klassischen Outlook für Windows pro Profil geändert:

• Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
• Im Reiter „E-Mail“ das Exchange-/Microsoft 365-Konto markieren und „Ändern“ wählen.
• „Weitere Einstellungen…“ > Reiter „Erweitert“.
• „Gemeinsame Ordner herunterladen“ aktivieren (für lokalen Cache) oder deaktivieren (für Onlinezugriff ohne lokalen Cache).
• Outlook neu starten.

Aktiviert: Gemeinsame Ordner werden in lokale OST-Dateien synchronisiert und durch die Windows-Suche indiziert. Deaktiviert: Outlook blendet die Ordner ein, bezieht aber bei Suchen primär den Server ein; Treffer können sich von der clientseitigen Indizierung unterscheiden. In der neuen Outlook-App für Windows (Monarch) existiert diese Option nicht; die hier beschriebenen Cache-Optionen gelten für das klassische Outlook für Windows (Microsoft 365 Apps/Outlook 2016–Microsoft 365).

Option 2: Freigegebene Mailbox als eigenes Konto hinzufügen

Große oder stark genutzte Shared Mailboxes lassen sich stabiler cachen, wenn sie als separates Konto eingebunden werden. Dadurch erhält die Mailbox eine eigene OST-Datei und einen eigenen Sync-Zeitraum.

• Datei > Konto hinzufügen.
• E-Mail-Adresse der freigegebenen Mailbox eingeben und „Verbinden“.
• Bei moderner Authentifizierung wird das eigene Benutzerkonto verwendet (Voraussetzung: Vollzugriff auf die Mailbox).
• Nach dem Hinzufügen: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Mailbox markieren > „Ändern“ > „E-Mails der letzten … offline behalten“ passend einstellen.

Vorteil: Eigene OST und eigener Sync-Slider für die freigegebene Mailbox; die Windows-Suche kann diese OST separat indizieren, was typische Suchlücken in Shared Mailboxes reduziert.

Cache-Fenster und Download-Status per Richtlinie/Registry steuern

Für viele Clients empfiehlt sich zentrale Steuerung über Richtlinien oder gezielte Registry-Werte (Beispiele für Microsoft 365 Apps/Outlook 2016+):

• Download freigegebener Ordner: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\DownloadSharedFolders (DWORD) 0 oder 1
• Sync-Fenster (Monate): HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\SyncWindowSetting (DWORD; z. B. 3, 6, 12, 24, 36 oder 0 für „Alle“)
• Benutzerbezogene Einstellung (ohne Richtlinie): HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\DownloadSharedFolders

Nach Änderungen Outlook vollständig beenden und neu starten. In Umgebungen mit Roaming/VDI sollten Werte konzernweit konsistent ausgerollt werden, damit die Suche reproduzierbar arbeitet.

Szenarien und empfohlene Cache-Strategie

Prüfen, ob gemeinsame Ordner wirklich gecacht werden

• Rechtsklick auf einen Ordner der Shared Mailbox in Outlook > Eigenschaften > Reiter „Synchronisierung“. Wenn vorhanden: Abgleich der „Offline-Elemente“ mit „Serverelemente“. Fehlt der Reiter, wird der Ordner nicht lokal gecacht.
• Datei > Kontoeinstellungen > Datendateien: Separate .ost für die Shared Mailbox vorhanden, wenn als eigenes Konto eingebunden wurde.
• Windows-Suche: In der Indexierungsoptionen-Systemsteuerung unter „Indizierte Elemente“ sollte die OST-Datei des Profils aufgelistet sein (gilt für klassisches Outlook).

Weichen die Zahlen stark ab oder fehlt die Synchronisierung, liegt meist eine deaktivierte Option „Gemeinsame Ordner herunterladen“, ein zu kleines Sync-Fenster oder eine defekte OST vor.

Was der Schieberegler steuert – und wie sich das auf Shared Mailboxes auswirkt

Der Schieberegler „E-Mails im Offlinemodus“ in Outlook für Windows (klassische Desktop-App, Microsoft 365 Apps) definiert, welcher Zeitraum an Nachrichten lokal in der OST-Datei vorgehalten und von der Windows-Suche indiziert wird. Das wirkt sich direkt auf Suchergebnisse aus: Nur lokal vorhandene Elemente lassen sich clientseitig finden.

Bei freigegebenen Postfächern gilt: Ist „Gemeinsame Ordner herunterladen“ aktiviert, greift der Schieberegler auch auf diese Ordner. Liegt der Regler z. B. bei 12 Monaten, werden ältere Elemente der Shared Mailbox nicht lokal gehalten – die lokale Suche findet sie nicht. Wird das Herunterladen gemeinsamer Ordner deaktiviert, erfolgt der Zugriff online; Suchanfragen nutzen dann serverseitige Mechanismen (Service Assisted Search/EWS) und liefern andere Resultate als die Windows-Indizierung.

Schritt-für-Schritt: Offline-Datenmenge anpassen (klassisches Outlook für Windows)

• Outlook öffnen > Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
• Exchange-Konto markieren > Ändern.
• Den Schieberegler „E-Mails im Offlinemodus“ auf den gewünschten Zeitraum stellen (z. B. 3, 6, 12, 24 Monate oder „Alle“).
• Weitere Einstellungen > Erweitert:
  • „Gemeinsame Ordner herunterladen“ aktivieren, wenn Inhalte der Shared Mailbox lokal gehalten und von Windows indiziert werden sollen.
  • „Gemeinsame Ordner herunterladen“ deaktivieren, wenn keine lokalen Kopien gewünscht sind (Server-Suche, geringere OST-Größe).
• Outlook neu starten und der Synchronisation Zeit geben; der Indexlauf kann – abhängig von Datenmenge – länger dauern.

Tipp: Wenn eine Shared Mailbox eine eigene Offline-Spanne bekommen soll, kann sie (bei entsprechender Berechtigung) als zusätzliches Exchange-Konto im Profil hinzugefügt werden. Dann steht für dieses Konto ein eigener Schieberegler zur Verfügung.

Konkrete Auswirkungen auf Suche und Performance

• Lokale Suche: Liefert Ergebnisse nur für den offline vorgehaltenen Zeitraum. In Shared Mailboxes gilt das ebenso, wenn deren Ordner heruntergeladen werden.
• Serverseitige Suche (Service Assisted Search/EWS): Greift bei nicht heruntergeladenen Ordnern oder außerhalb des Offline-Zeitraums. Ergebnisse können sich von der lokalen Suche unterscheiden, weil die Serverindizes abweichen und Unterordner-Scoping anders gehandhabt wird.
• Speicher und Netzwerk: Größere Offline-Spannen erhöhen OST-Größe, Synchronisationszeit und Netzwerkverkehr; zu kleine Spannen führen zu Suchlücken auf dem Client.
• Offline-Verfügbarkeit: Nur lokal synchronisierte Inhalte stehen ohne Netzwerkverbindung zur Verfügung.

Empfehlungen nach Szenario

Besonderheiten in der neuen Outlook-App und Alternativen

In der neuen Outlook-App für Windows (Web-Technologie) gibt es keinen klassischen Offlinespeicher-Schieberegler und keine Windows-Suchindizierung der OST-Datei. Shared Mailboxes werden primär serverseitig durchsucht. Wenn konsistente, vollständige Suchergebnisse über den gesamten Bestand einer Shared Mailbox benötigt werden, ist die Weboberfläche (Outlook im Web) oder eine serverseitige Suche per PowerShell/Graph vorzuziehen – insbesondere bei deaktiviertem Herunterladen gemeinsamer Ordner im klassischen Outlook.

OWA: konsistente Serversearch ohne Cache-Abhängigkeit

Outlook im Web (OWA) nutzt die serverseitige Indexierung in Exchange Online und liefert in Shared Mailboxes vollständige Ergebnisse – unabhängig davon, was lokal im Client gecacht ist. OWA umgeht damit die typischen Lücken, die im Outlook-Desktop mit aktiviertem Cache für freigegebene Ordner entstehen können.

Sinnvoll ist OWA, wenn schnell ein verlässlicher Querschnitt über alle Ordner einer Shared Mailbox benötigt wird, inklusive Elemente in tieferen Ordnerstrukturen oder nach neu zugewiesenen Berechtigungen. Filter (Datum, Absender, Empfänger, Anlagen) stehen direkt in der Suchleiste zur Verfügung.

• Für spontane, vollständige Recherchen ohne Client-Tuning
• Wenn Ergebnisse zwischen verschiedenen Clients abweichen
• Bei großen Shared Mailboxes mit häufigen Berechtigungsänderungen
• Wenn Service Assisted Search im Desktop ablenkende „gemischte“ Ergebnisse liefert

EWS: reproduzierbare Suchen für Integrationen und Skripte

Exchange Web Services (EWS) führt Suchen serverseitig aus und erlaubt exakte Steuerung: Ordner-Scopes, Paging, Property-Filter sowie QueryString (AQS) für freie Suchausdrücke. Für Automatisierungen ist EWS stabil, solange moderne Authentifizierung (OAuth 2.0) verwendet wird; Basic Authentication ist in Exchange Online dauerhaft deaktiviert.

EWS eignet sich, wenn Suchen deterministisch wiederholbar sein müssen oder wenn Anwendungen Prozessketten anstoßen (z. B. Treffer ablegen, kennzeichnen, exportieren). Für App-Only-Szenarien sind die entsprechenden Exchange Online-Anwendungsberechtigungen erforderlich; Microsoft empfiehlt für Neuentwicklungen den Graph, EWS bleibt aber für bestehende Lösungen nutzbar.

• Batch-Suchen über definierte Ordner mit Paginierung
• Technische Workflows, die Treffer weiterverarbeiten
• Delegierte oder App-Only-Zugriffe mit OAuth
• Wenn Outlook-Desktop inkonsistent ist, aber OWA nicht automatisierbar genug

PowerShell über Microsoft Purview: nachweisbar, breit, compliance-fähig

Für revisionsfähige, skalierende Suchen in Shared Mailboxes ist die Microsoft-Purview-eDiscovery-Content-Search via PowerShell die richtige Wahl. Sie durchsucht serverseitig, kann Postfächer gezielt einbeziehen, berücksichtigt Aufbewahrungs- und Rechtsaufbewahrungsrichtlinien und protokolliert Schritte.

Kurzanleitung für eine gezielte Suche in einer Shared Mailbox (Exchange Online):

• In eine Purview-/Security-&-Compliance-PowerShell-Sitzung verbinden: Connect-IPPSSession.
• Suche anlegen, z. B.: New-ComplianceSearch -Name „SharedMB-Suche“ -ExchangeLocation sharedmailbox@domain.tld -ContentMatchQuery ‚from:“kunde@firma.de“ AND received>=2024-01-01‘.
• Suche starten: Start-ComplianceSearch -Identity „SharedMB-Suche“.
• Status prüfen: Get-ComplianceSearch -Identity „SharedMB-Suche“.
• Optional Export anstoßen: New-ComplianceSearchAction -SearchName „SharedMB-Suche“ -Export. Download anschließend über das Purview-Portal.

Hinweise: Das frühere Cmdlet Search-Mailbox ist in Exchange Online nicht mehr verfügbar. Content Searches unterliegen Drosselung und Exportgrenzen; für große Exporte ist Geduld und ggf. Segmentierung nach Datum sinnvoll.

Service Assisted Search einordnen

Outlook-Desktop nutzt bei Shared Mailboxes je nach Konfiguration Service Assisted Search (SAS), um serverseitige Ergebnisse mit lokalen zu kombinieren. Das kann zu unterschiedlichen Trefferlisten im Vergleich zu OWA führen, vor allem wenn nur Teile der Shared Mailbox gecacht sind.

Für eine klare Referenzprüfung lohnt sich der Abgleich in OWA. Für Tests kann SAS temporär deaktiviert werden (Registry, Benutzerkontext: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search, DWORD DisableServerAssistedSearch=1; Neustart von Outlook erforderlich). In produktiven Umgebungen sollte diese Einstellung gezielt und dokumentiert eingesetzt werden.

Windows-Suchindex überprüfen und neu aufbauen

Outlook für Windows (klassisch) nutzt den Windows-Suchdienst. Wenn Shared-Mailbox-Treffer fehlen, steckt oft ein beschädigter Index oder eine nicht indizierte Outlook-Quelle dahinter.

• Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Windows-Suche > Erweiterte Indizierungsoptionen öffnen. Prüfen, ob „Microsoft Outlook“ als Quelle gelistet ist.
• Outlook: Datei > Optionen > Suchen > Indizierungsoptionen. „Microsoft Outlook“ muss aktiviert sein. Im Suchfeld auf „Suchtools“ > „Indizierungsstatus“ prüfen, bis keine ausstehenden Elemente mehr angezeigt werden.
• Index neu aufbauen: In den Indizierungsoptionen > Erweitert > Neu erstellen. Danach Outlook geöffnet lassen, damit OST-Inhalte wieder erfasst werden.
• Suchdienst neu starten: Dienste (services.msc) > „Windows Search“ > Neu starten. Alternativ mit erhöhten Rechten: PowerShell „Restart-Service WSearch“.
• Gruppenrichtlinie prüfen: „Outlook nicht indizieren“ darf nicht aktiv sein (siehe Tabelle unten, „PreventIndexingOutlook“).

OST-Dateien prüfen, reparieren oder neu erstellen

Defekte oder übergroße OST-Dateien können die Indizierung bremsen und Treffer in Shared Mailboxes verhindern. Für den Test immer zuerst ein Backup sensibler Daten/Signaturen erstellen.

• Speicherort öffnen: Outlook schließen > Systemsteuerung > Mail (Microsoft Outlook) > Datendateien > Datei auswählen > Dateispeicherort öffnen.
• Schnelltest: OST umbenennen (z. B. .old). Outlook neu starten – die OST wird neu erstellt und anschließend indiziert.
• Reparatur: ScanPST (Posteingang-Reparaturtool) starten, Datei wählen und reparieren. Standardpfad: C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE (Pfad kann je nach Installation abweichen).
• Größe reduzieren: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > E-Mail > Konto > Ändern > Schieberegler „E-Mails im Offlinemodus behalten“ anpassen. Für Shared Mailboxes nur die notwendigen Ordner cachen.
• Echtzeit-AV-Scan auf OST ausschließen, um Sperren/Time-outs zu vermeiden (Herstellerdokumentation beachten).

Add-ins als Ursache ausschließen

COM-Add-ins können Suchabfragen, MAPI-Aufrufe oder den Indexzugriff beeinflussen. Typische Kandidaten sind CRM-Plugins, iCloud-, PDF- oder Security-Add-ins.

• Outlook im abgesicherten Modus testen: Windows-Taste+R > outlook.exe /safe. Funktioniert die Suche hier, liegt die Ursache sehr wahrscheinlich an Add-ins.
• Add-ins selektiv deaktivieren: Datei > Optionen > Add-Ins > „COM-Add-Ins“ > Gehe zu… > Häkchen testweise entfernen, Outlook neu starten.
• Aktualisierte Versionen der Add-ins installieren oder dauerhaft entfernen, wenn Probleme reproduzierbar sind.

Outlook-Profil neu aufsetzen und Richtlinien prüfen

Ein beschädigtes Profil führt oft zu inkonsistenter Suche, insbesondere mit Shared Mailboxes und Automapping.

• Neues Profil: Systemsteuerung > Mail (Microsoft Outlook) > Profile anzeigen > Hinzufügen. Konto neu verbinden, Shared Mailboxes hinzufügen, danach Indizierung abwarten.
• „Gemeinsame Ordner herunterladen“ gezielt setzen: Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > E-Mail > Konto > Weitere Einstellungen > Erweitert. Bei großen Postfächern nur benötigte Ordner cachen.

Service Assisted Search gezielt temporär deaktivieren

Zum Eingrenzen, ob Unterschiede von der serverseitigen Suche stammen, kann Service Assisted Search (SAS) testweise deaktiviert werden.

• Outlook schließen. Registry-Editor öffnen.
• HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search > DWORD „DisableServerAssistedSearch“ auf 1 setzen (bei Bedarf Schlüssel anlegen).
• Outlook starten, identische Suche wiederholen und Ergebnisse vergleichen. Danach Wert zurück auf 0 oder Eintrag löschen.
• In verwalteten Umgebungen den Policies-Pfad aus der Tabelle verwenden, um die Einstellung gezielt per GPO auszurollen oder zurückzunehmen.

Sinn und Grenzen: Service Assisted Search (SAS) per Registry steuern

Outlook für Microsoft 365 (klassische Desktop-App) kann Suchabfragen lokal über den Windows-Suchindex oder serverseitig via Service Assisted Search (SAS) ausführen. SAS greift, wenn Outlook entscheidet, dass Serverergebnisse zuverlässiger oder schneller sind – etwa bei Problemen mit dem Windows-Suchdienst, in bestimmten Szenarien mit freigegebenen Postfächern oder wenn Inhalte nicht lokal vorliegen. Für gezieltes Troubleshooting und reproduzierbare Resultate lässt sich SAS über Registry-Schlüssel deaktivieren und über Richtlinien unterbinden.

Wichtig: Die hier beschriebenen Einstellungen betreffen die klassische Outlook-Windows-App (Version 16.x). Das neue „Outlook (neu)“ für Windows nutzt diese Registry-Schlüssel nicht.

SAS zuverlässig deaktivieren: Schlüssel und Werte

Zum Abschalten von SAS setzen Administratoren einen DWORD-Schlüssel auf Benutzerebene oder per Richtlinie. Die Richtlinie überschreibt stets benutzerspezifische Werte.

• Benutzer: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search\DisableServerAssistedSearch = 1 (DWORD)
• Richtlinie: HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search\DisableServerAssistedSearch = 1 (DWORD)

Nach dem Setzen der Werte Outlook vollständig beenden und neu starten. Bei aktivierter Richtlinie ignoriert Outlook den Benutzerschlüssel.

Relevante Policy- und Registry-Optionen im Vergleich

Hinweis: Ist „PreventIndexingOutlook“ auf 1 (per Benutzer- oder Computer-Richtlinie), liefert die lokale Suche keine vollständigen Ergebnisse. In solchen Umgebungen sollte SAS nicht deaktiviert werden, es sei denn, der Windows-Suchindex wird wieder zugelassen.

Sichere Umsetzung: Schritt-für-Schritt für Administratoren

• Aktuelle Vorgaben prüfen: In der Registry unter „Policies“-Zweigen nach vorhandenen Werten suchen. Falls gesetzt, greifen diese vorrangig.
• Windows-Suche validieren: „PreventIndexingOutlook“ darf nicht auf 1 stehen, wenn SAS deaktiviert werden soll.
• SAS testweise deaktivieren: „DisableServerAssistedSearch“ unter HKCU anlegen/setzen und Outlook neu starten.
• Shared-Mailbox-Cache anpassen: Optional „DownloadSharedFolders“ = 1 setzen, wenn lokale Suche über freigegebene Postfächer gewünscht ist.
• GPO ausrollen: Den Richtlinienschlüssel unter „Policies“ setzen, nachdem die Tests auf Pilotgeräten erfolgreich waren.
• Dokumentieren und kommunizieren: Nutzer über geändertes Suchverhalten (lokal vs. serverseitig) informieren.

Überprüfen, ob SAS wirklich aus ist

Nach dem Neustart von Outlook einen identischen Suchlauf online und – testweise – im Offlinebetrieb durchführen. Wenn SAS erfolgreich deaktiviert wurde, entsprechen die Onlinesuchergebnisse den lokal gecachten Inhalten; offline sehen Sie die gleiche Treffermenge für den Cache. Weichen die Resultate stark ab, prüfen Sie, ob Windows Search Outlook indexieren darf und ob freigegebene Ordner tatsächlich lokal synchronisiert werden.

Zusätzlich lässt sich die Wirksamkeit per Vergleichstest feststellen: Setzen Sie „DisableServerAssistedSearch“ zurück auf 0/entfernen Sie ihn, starten Sie Outlook neu und vergleichen Sie die Resultate erneut. Eine deutliche Differenz weist auf SAS-basierte Servertreffer hin.

Wann SAS nicht abschalten

• Wenn die Organisation „PreventIndexingOutlook“ bewusst aktiviert hat (z. B. aus Compliance- oder Performance-Gründen).
• Wenn freigegebene Postfächer nicht vollständig gecacht werden dürfen und serverweite Suchen gewünscht sind.
• Bei eDiscovery- oder Compliance-Workflows, die auf serverseitige Vollständigkeit setzen.

Technische Leitplanken für nachhaltige Suchqualität

Shared Mailboxes liefern in Outlook für Windows im Cached Mode nur dann konsistente Treffer, wenn die Cache-Strategie, die Indizierung und die Serverfeatures sauber zusammenspielen. Ziel ist es, lokal so viel wie nötig und serverseitig so viel wie möglich zu nutzen – ohne die OST-Dateien zu überfrachten.

Empfehlung als Ausgangsbasis: Service Assisted Search (SAS) aktiviert lassen, serverseitige Suche in Exchange Online nutzen und den lokalen Cache für stark frequentierte Ordner gezielt vergrößern. Bei sehr großen oder selten genutzten Shared Mailboxes lohnt es sich, das lokale Herunterladen gemeinsamer Ordner zu reduzieren oder ganz auszuschalten und Anwender auf die Suche in Outlook im Web (OWA) hinzuweisen.

Empfohlene Standardkonfigurationen für Admins

• Download gemeinsamer Ordner per Richtlinie steuern: Über die ADMX-Vorlagen für Microsoft 365 Apps (Outlook) den Eintrag „Cached Exchange Mode – Gemeinsame Ordner herunterladen“ zentral setzen. Für produktive Teams: aktivieren; für große, selten genutzte Shared Mailboxes: deaktivieren.
• Shared Mailbox als eigenes Konto einbinden, wenn viel gesucht wird: Vollzugriff + separate Kontoeinbindung erlaubt eine eigene OST und einen eigenen „E-Mail im Offlinemodus behalten“-Schieberegler. So lassen sich z. B. 12–24 Monate lokal vorhalten.
• SAS nur gezielt deaktivieren: Falls ein Mandant konsistente, ausschließlich clientseitige Ergebnisse benötigt (z. B. bei forensischen Vergleichen), Registry-Schlüssel setzen: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search\DisableServerAssistedSearch = 1 (DWORD). Gleiches gilt unter Policies-Pfad für GPO-Rollout. Standard bleibt „nicht gesetzt“.
• Windows-Suchindex pflegen: In den „Indizierungsoptionen“ sicherstellen, dass „Microsoft Outlook“ enthalten ist. Bei beschädigtem Index: „Erweitert“ → „Neu erstellen“ und Outlook anschließend geöffnet halten, bis die Indizierung fertig ist.
• OST-Größe im Blick behalten: Überwachungsroutinen etablieren (z. B. Telemetrie/Endpoint-Insights), regelmäßig ältere Inhalte serverseitig archivieren und lokale Caches nicht unnötig vergrößern.
• Fallbacks klar definieren: Für Querschnittssuchen über lange Zeiträume OWA verwenden; für rechtssichere, mandantenweite Recherchen Purview eDiscovery (Inhaltssuche) nutzen, nicht den Outlook-Client.
• SaRA einplanen: Den Microsoft Support and Recovery Assistant als Standardwerkzeug für Benutzerprobleme mit der Suche bereitstellen (Self-Service-Link im Intranet).

Empfehlungsmatrix: Welcher Weg passt zu welchem Szenario?

Kommunikation an Anwender: klare Erwartungshaltung

Transparenz vermeidet Supporttickets. Erklären Sie knapp: Outlook-Desktop sucht in Shared Mailboxes teils lokal (Cache/Windows-Suche) und teils auf dem Server (SAS). OWA sucht immer serverseitig und findet oft auch ältere Inhalte, die lokal nicht gecacht sind. Unterschiedliche Trefferlisten sind dadurch erklärbar – nicht durch Datenverlust.

Empfehlen Sie eine einfache Regel: Für aktuelle Ordnerinhalte im Tagesgeschäft den Outlook-Client nutzen; für „alles, was älter ist“ oder sehr breite Suchanfragen OWA öffnen. Geben Sie praktische Suchbeispiele und KQL-Operatoren (z. B. from:, subject:, hasattachments:yes), damit Anfragen präziser werden.

Schritt-für-Schritt: zentrale Maßnahmen ausrollen

• Richtlinien definieren: Zielgruppen für „Download gemeinsamer Ordner“ festlegen und per GPO/Cloud Policy zuweisen.
• Profile prüfen: In Pilotgruppen Shared Mailboxes als eigenes Konto einbinden, Offlineregel (Monate) testen, Feedback einholen.
• Index-Hygiene standardisieren: Anleitung für „Indizierung neu aufbauen“ und Checkliste (Outlook in Index eingeschlossen, Indizierungsstatus in Outlook kontrollieren) veröffentlichen.
• SAS-Governance beschreiben: Standard „aktiv“, Ausnahmen dokumentieren, Registry-Pfade und Rollback nennen.
• Nutzerleitfäden bereitstellen: Kurzanleitung „Wann Outlook-Client, wann OWA?“, inkl. Suchsyntax und Links zu OWA.
• Monitoring einführen: Metriken wie OST-Wachstum, Indizierungsdauer, Ticketgründe „Suche“ regelmäßig auswerten und Konfigurationen nachschärfen.