Wie Sie Ubuntu als Betriebssystem auf Ihrem Bürocomputer einsetzen können

Thunderbird im Büroalltag

Thunderbird ist der bekannteste Open-Source-E-Mail-Client. Er überzeugt durch seine klare Benutzeroberfläche, große Flexibilität und die Möglichkeit, Add-ons zu nutzen. Die Installation ist unkompliziert. Eine Installation mittels Terminal-Befehl sudo apt update && sudo apt install thunderbird -y genügt.

Danach kann das Programm über das Anwendungsmenü gestartet werden. Beim ersten Start erscheint ein Assistent, der Name, E-Mail-Adresse und Passwort abfragt. In den meisten Fällen erkennt Thunderbird die Servereinstellungen automatisch, egal ob es sich um Gmail, Outlook, GMX oder Posteo handelt. Nur in Ausnahmefällen müssen die Daten manuell eingetragen werden.

Für geschäftliche Konten, die auf Microsoft 365 oder Exchange basieren, wird in der Regel IMAP verwendet. Dabei werden E-Mails nicht lokal gespeichert, sondern synchron zwischen Server und Client gehalten. Das ist praktisch, weil man so dieselben Nachrichten sowohl am Arbeitsplatzrechner, als auch am Smartphone oder Tablet abrufen kann. Thunderbird unterstützt diese Protokolle zuverlässig und speichert zusätzlich Kopien der Nachrichten lokal, damit sie auch ohne Internetzugang verfügbar sind.

Ein weiterer Vorteil von Thunderbird sind die Möglichkeiten der Kalenderintegration. Über die Erweiterung „TbSync“ lassen sich Google-Kalender oder CalDAV-Server anbinden. So können Anwender ihre Termine direkt in Thunderbird verwalten, ohne ein zusätzliches Programm starten zu müssen. Aufgabenlisten und Erinnerungsfunktionen sind ebenfalls enthalten, sodass auch eine einfache Projektplanung möglich ist.

Für Kontakte empfiehlt sich die Erweiterung „CardBook“. Damit können CardDAV-Adressbücher, wie sie beispielsweise von Nextcloud oder Mail-Providern angeboten werden, eingebunden werden. So lassen sich Adressbücher zentral pflegen und auf mehreren Geräten synchron halten. Wer viel im Team arbeitet, profitiert davon, dass Adressänderungen automatisch überall aktuell sind.

Evolution für Microsoft-Umgebungen

Evolution ist eine All-in-One-Lösung für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Besonders stark ist das Programm, wenn es um die Anbindung an Exchange- oder Microsoft-365-Konten geht. Mit der Erweiterung „evolution-ews“ lässt es sich direkt an die Exchange Web Services anbinden. Die Installation erfolgt über sudo apt install evolution evolution-ews -y. Beim ersten Start wird ein Kontoassistent geöffnet, in dem man die E-Mail-Adresse und das Passwort einträgt. Für Office 365-Konten lautet die Server-URL https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx. Danach stehen E-Mails, Kalender und Kontakte sofort in einer Oberfläche zur Verfügung.

Evolution hat den Vorteil, dass es komplexere Szenarien abdeckt als Thunderbird. Dazu gehört etwa das Einrichten mehrerer Kalender, die farblich unterschieden werden können, oder das Versenden und Empfangen von Termineinladungen im Outlook-Format. Auch Aufgabenlisten können mit Prioritäten versehen und projektweise verwaltet werden. Damit eignet sich Evolution besonders für Büros, in denen mehrere Mitarbeiter mit gemeinsamen Ressourcen arbeiten und Kalenderabstimmungen wichtig sind.

Während Thunderbird eher durch Flexibilität und Add-ons glänzt, punktet Evolution durch tiefe Groupware-Integration. Welche Lösung im Büroalltag besser ist, hängt stark von den eingesetzten Diensten ab. Wer auf Microsoft 365 oder Exchange angewiesen ist, kommt um Evolution kaum herum. Wer hingegen mit Standard-E-Mail-Providern arbeitet, fährt mit Thunderbird oft einfacher und flexibler.

LibreOffice als Standardlösung

LibreOffice ist auf den meisten Ubuntu-Systemen bereits vorinstalliert. Wer sicherstellen will, die neueste Version zu nutzen, kann das offizielle PPA hinzufügen und LibreOffice aktualisieren. LibreOffice besteht aus den Modulen Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationen), Draw (Grafiken), Base (Datenbanken) und Math (Formeln). Damit deckt es praktisch alle Anforderungen ab, die in einem Büro anfallen können.

Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und lässt sich individuell anpassen. Für Anwender, die von Microsoft Office wechseln, ist es sinnvoll, das Standarddateiformat auf .docx, .xlsx und .pptx umzustellen. Dies geschieht unter Datei > Optionen > Laden/Speichern. So können Dokumente problemlos mit Windows-Nutzern geteilt werden, ohne dass Konvertierungen nötig sind.

Darüber hinaus lassen sich Schriftarten nachinstallieren, um eine bestmögliche Kompatibilität zu erreichen. Mit sudo apt install ttf-mscorefonts-installer stehen die klassischen Microsoft-Schriftarten wie Arial oder Times New Roman zur Verfügung. Für mehrsprachige Büros können zusätzliche Wörterbücher mit sudo apt install hunspell-de-de hunspell-en-us nachgerüstet werden.

LibreOffice ist vor allem für Anwender geeignet, die unabhängig arbeiten und Dokumente lokal erstellen und speichern. Dank der stabilen Offline-Nutzung funktioniert das Programm auch ohne Internetzugang reibungslos. Für den klassischen Einzelarbeitsplatz ist es daher die beste Wahl.

OnlyOffice Desktop Editors

Während LibreOffice als bewährter Standard gilt, bieten die OnlyOffice Desktop Editors eine besonders hohe Kompatibilität mit Microsoft-Dokumenten. Sie sind daher interessant für Büros, in denen viele Dateien mit Windows-Nutzern ausgetauscht werden. Die Installation erfolgt einfach über Snap mit sudo snap install onlyoffice-desktopeditors. Danach stehen Word-, Excel- und PowerPoint-kompatible Editoren direkt auf dem Ubuntu-Desktop zur Verfügung.

OnlyOffice punktet durch eine moderne Benutzeroberfläche, die sich stark an Microsoft Office orientiert. Damit fällt Umsteigern die Eingewöhnung leichter. Formatierungen, Tabellen und komplexe Layouts werden in den meisten Fällen absolut identisch zu Microsoft Office dargestellt. Für Anwender, die regelmäßig Dokumente in externen Projekten oder mit Kunden austauschen, ist OnlyOffice daher eine wertvolle Ergänzung zu LibreOffice.

Ein Nachteil gegenüber LibreOffice ist, dass OnlyOffice weniger Module umfasst. Es konzentriert sich auf Text, Tabellen und Präsentationen. Für Datenbanken oder Formeln gibt es keine eigene Anwendung. Dafür glänzt es durch Effizienz und die reibungslose Bearbeitung komplexer Microsoft-Dokumente.

Praktische Zusatzprogramme für den Büroalltag

Über die Kernanwendungen hinaus gibt es eine Reihe kleiner, aber nützlicher Programme, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Diese Tools lassen sich direkt auf dem Desktop installieren und sind sofort einsatzbereit:

• PDF-Bearbeitung: Mit sudo apt install okular -y steht ein vielseitiger PDF-Reader zur Verfügung, der auch Anmerkungen und Markierungen unterstützt.
• Scannen: Das Programm „Simple Scan“ (sudo apt install simple-scan -y) ermöglicht das einfache Digitalisieren von Dokumenten mit Multifunktionsdruckern.
• Notizen: Für schnelle Notizen eignet sich Standard Notes (sudo snap install standard-notes), das verschlüsselte Notizen sicher lokal speichert.
• Kommunikation: Programme wie Zoom oder Microsoft Teams stehen als .deb-Pakete auf den offiziellen Webseiten bereit und lassen sich direkt auf dem Arbeitsplatz installieren.
• Drucken: Über die integrierte Druckerverwaltung in den Ubuntu-Einstellungen können neue Drucker schnell eingebunden werden. Dank des CUPS-Systems werden die meisten Geräte automatisch erkannt.

Diese Anwendungen ergänzen die Kernsoftware und sorgen dafür, dass alle typischen Büroaufgaben direkt am Ubuntu-Desktop erledigt werden können – vom Bearbeiten eines PDFs bis zur Teilnahme an Videokonferenzen.