Große Tabelle: Kommerzielle Software vs. Open-Source-Alternativen

Die folgende Vergleichstabelle listet für zentrale Unternehmensbereiche und Branchen jeweils die bekanntesten kommerziellen Systeme und die aktuell leistungsfähigsten Open-Source-Alternativen auf – inklusive kurzer Hinweise zu tatsächlicher Praxistauglichkeit, gesetzlicher Abdeckung und typischen Einschränkungen.

Aber Vorsicht: In der Praxis zeigt sich aber immer wieder: Die vermeintliche Alternative ist oft keine echte Altern

Entweder fehlt die rechtliche Zulassung (z. B. keine GoBD-/TSE-/Elster-Zertifizierung), es gibt keine zertifizierten Schnittstellen für den deutschen Markt, wichtige Funktionen lassen sich nur mit großem Integrationsaufwand nachrüsten – oder der Support endet bei Community-Foren. Auch regulatorische Anforderungen (Datenschutz, Steuerrecht, Branchenvorgaben) werden von vielen Open-Source-Systemen nur teilweise oder gar nicht erfüllt.

Typische Gründe, warum eine „Alternative“ im Alltag häufig nicht ausreicht:

• Fehlende rechtliche oder steuerliche Zertifizierung (GoBD, TSE, Elster, GEMATIK, KIM)
• Keine geprüften und gepflegten Schnittstellen zu deutschen Behörden, Banken, Steuerkanzleien oder Kassensystemen
• Deutliche Lücken bei branchenspezifischen Funktionen (z. B. Hotelstatistik, Warenwirtschaft, Meldewesen, Abrechnung)
• Komplexe oder gar nicht verfügbare Migrationspfade für Altdaten aus etablierten Systemen
• Begrenzter oder rein ehrenamtlicher Support, keine SLA, kein Notfallmanagement
• Entwicklung, Weiterentwicklung oder Pflege abhängig von kleinen Communitys oder Einzelpersonen – ohne Garantie auf Nachhaltigkeit

Viele Projekte sind technisch beeindruckend, für Pilotbetriebe, Eigenentwicklungen oder internationale Märkte sinnvoll – erfüllen aber die Voraussetzungen für den rechtskonformen Produktivbetrieb in Deutschland, Österreich oder der Schweiz nicht. Wer ein Unternehmen, eine Kanzlei, Praxis oder Organisation sicher und konform betreiben will, muss deshalb jede Alternative im Detail prüfen – und darf sich nicht auf reine Feature-Listen verlassen.

1. Entwicklungsaufwand und Qualitätsmanagement

Die Dominanz kommerzieller Branchensoftware beruht nicht auf Zufall: Unternehmen wie Sage, Lexware, ecoDMS, JTL oder die großen Hotel- und Gastrosoftware-Hersteller beschäftigen eigene Teams für Usability, Recht und Entwicklung, pflegen Partnerschaften mit Steuerberatern, Industrieverbänden, DATEV und Hardwarelieferanten.

Schnittstellen (z. B. zu Elster, KIM, TSE oder GoBD) werden nicht einfach als Zusatzfeature, sondern als zwingende Marktzulassung gepflegt – oft mit regelmäßig überprüften Zertifizierungen und offiziellen Testaten.

Updates werden zentral gemanagt, Sicherheitslücken umgehend geschlossen und neue gesetzliche Anforderungen (Stichwort: E-Rechnung, KassenSichV, digitale Nachweise, Arbeitszeiterfassung) rechtzeitig und verbindlich umgesetzt.

2. Markt- und Branchenspezialisierung

Kommerzielle Lösungen überzeugen insbesondere dort, wo Prozesse, Formulare und Datenströme exakt auf die lokalen Normen zugeschnitten werden müssen:

• Ein Hotel-PMS wie Protel oder Amadeus kennt alle Besonderheiten deutscher Meldegesetze, Bettensteuer, Rechnungslegung und Schnittstellen zu Buchungsplattformen.
• Branchen-ERP wie Sage 100, Lexware faktura oder JTL-Wawi integrieren Handels- und Lagerlogiken, gesetzliche Aufzeichnungspflichten, fiskalisierte POS-Module und Lieferantenmanagement bis in die Tiefe.
• Dokumentenmanagementsysteme wie ecoDMS oder ELO sind mit GoBD- und DSGVO-Modulen, Audit-Trail und mehrstufigen Rechtemodellen ausgestattet – nicht als Nachrüst-Feature, sondern als Kernfunktion.
• Steuer- und Lohnsysteme sichern Schnittstellen zu DATEV, SV-Net und Elster mit zertifizierter Anbindung.

Zudem bieten viele Hersteller branchenspezifische Workflows und individuell anpassbare Vorlagen – ein Faktor, der sich bei regulatorischen Änderungen als unbezahlbar erweist.

3. Support, Schulung und Updatezyklen

Ein unterschätzter Vorteil: Kommerzielle Systeme bringen mit jedem Lizenzmodell einen klar definierten Support, regelmäßige Upgrades, Pflichtschulungen und dedizierte Ansprechpartner. Im Ernstfall – sei es eine Systemumstellung, Audit oder Gesetzesänderung – können Unternehmen auf vertraglich zugesicherte Unterstützung zurückgreifen. Gerade im Mittelstand, in steuerpflichtigen Betrieben und bei größeren Institutionen ist diese Sicherheit oft entscheidend.

1. Kontrolle und Anpassbarkeit

Open-Source-Systeme verschaffen Unternehmen die Möglichkeit, den kompletten Quellcode, alle Schnittstellen und Datenflüsse zu kontrollieren. Wer eigene Integrationen oder ungewöhnliche Prozesse abbilden muss, erhält mit modernen Lösungen wie Tryton, ERPNext, Kivitendo oder Odoo eine hohe Anpassungsfähigkeit und kann neue Features ohne Genehmigung oder Lizenzkosten selbst entwickeln (lassen).

2. Kostenkontrolle und Lizenzfreiheit

Insbesondere für Start-ups, wachstumsorientierte Mittelständler oder Projekte mit hoher Eigenentwicklung lassen sich Betriebskosten mit Open Source gezielt senken – sofern die eigene IT Ressourcen für Wartung, Migration und Betrieb einplant. Laufende Lizenzgebühren entfallen, teure Mehrbenutzer- oder Zusatzmodul-Lizenzen werden ersetzt durch flexible User- und Rechteverwaltung.

3. Datenschutz, Unabhängigkeit, Community-Driven Innovation

Viele Open-Source-Projekte (z. B. Kivitendo, Tryton, openMAINT, Floreant POS) sind in Deutschland oder der EU entwickelt und von lokalen Systemhäusern betreut. Für Kommunen, Hochschulen, Kanzleien oder Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen bietet dies echte Unabhängigkeit.

Gleichzeitig profitieren Unternehmen vom schnellen Community-Support, Open-APIs und der Möglichkeit, neue Trends schneller zu integrieren – sofern ein aktives Ökosystem existiert.