Outlook zeigt Shared Mailbox doppelt an: Automapping vs. manuelle Einbindung

Ziel: Doppelbindungen gezielt beenden

Wer sich dafür entscheidet, eine Shared Mailbox manuell einzubinden, hat meistens einen ganz konkreten Grund. Häufig ist dies die eingeschränkte rekursive Durchsuchbarkeit des Postfachs in Outlook.

Eine Shared Mailbox wird in Outlook doppelt angezeigt, wenn sie sowohl per Automapping (durch FullAccess-Berechtigung ohne -AutoMapping:$false) als auch manuell im Profil eingebunden ist. Der saubere Weg: FullAccess neu setzen mit deaktiviertem Automapping und die Shared Mailbox als eigenständiges Konto hinzufügen, damit eine eigene OST-Datei entsteht und Caching/Suche getrennt bleiben. Wichtig ist die Reihenfolge: zuerst Automapping entfernen und replizieren lassen, erst danach die manuelle Einbindung vornehmen. Andernfalls droht die bekannte Blockade mit nicht mehr öffnender Mailbox.

Berechtigungen in Exchange Online korrekt setzen

Voraussetzungen: Exchange Online PowerShell (ExchangeOnlineManagement-Modul), Rolle mit Berechtigungen für Empfängerverwaltung, Modern Authentication aktiv (Standard in Microsoft 365).

1) Verbindung herstellen:
Connect-ExchangeOnline

2) Variablen setzen (Beispiel):
$Shared="sharedmailbox@contoso.com"
$User="user@contoso.com"

3) Vorhandene FullAccess-Berechtigung entfernen (Automapping lässt sich nicht „umschalten“, deshalb neu setzen):
Remove-MailboxPermission -Identity $Shared -User $User -AccessRights FullAccess -Confirm:$false

4) FullAccess neu vergeben – jetzt ohne Automapping:
Add-MailboxPermission -Identity $Shared -User $User -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

5) Optional: „Send-As“ prüfen/setzen (unabhängig vom Automapping):
Add-RecipientPermission -Identity $Shared -Trustee $User -AccessRights SendAs

Hinweis: Replikation kann einige Minuten dauern. Outlook muss anschließend neu gestartet werden, damit eine zuvor automappende Mailbox aus dem Profil verschwindet.

Shared Mailbox als eigenes Konto in Outlook hinzufügen

• Windows (Microsoft 365 Apps, Version 1908 oder neuer): Datei > Konto hinzufügen > E-Mail-Adresse der Shared Mailbox eingeben > Anmelden mit den eigenen Benutzeranmeldedaten (delegierte Anmeldung) > Fertigstellen. Outlook legt eine eigene OST für die Shared Mailbox an.
• macOS (aktuelles Outlook): Outlook > Einstellungen > Konten > „+“ > Neues Konto > Adresse der Shared Mailbox > „Mit anderem Konto anmelden“ wählen > mit eigenem Konto authentifizieren.
• Kontrollieren: In den Kontoeinstellungen hat die Shared Mailbox nun einen eigenen Eintrag mit eigenem Synchronisationszeitraum.

Wichtig: Das manuelle Hinzufügen über „Weitere Einstellungen > Erweitert > Zusätzliche Postfächer“ erzeugt keine eigene OST. Für getrenntes Caching ist die Einbindung als eigenes Konto erforderlich.

Vergleich: Automapping vs. Einbindung als eigenes Konto

Aufräumplan für bereits doppelt eingebundene Postfächer

• Schritt 1 – Berechtigungen korrigieren: In Exchange Online FullAccess entfernen und mit -AutoMapping:$false neu setzen (siehe oben). Warten, bis die Änderung repliziert ist.
• Schritt 2 – Outlook neu starten: Die automappende Instanz verschwindet nach dem Neustart. Bleibt sie sichtbar, Outlook vollständig beenden (auch aus dem Systray) und erneut starten.
• Schritt 3 – Saubere Einbindung: Die Shared Mailbox als eigenes Konto hinzufügen (Windows/macOS wie beschrieben).
• Schritt 4 – Alte Datendatei bereinigen: Outlook schließen. Unter %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook (Windows) bzw. in den Outlook-Profilordnern (macOS) verwaiste OST der Shared Mailbox identifizieren und löschen, falls nicht mehr verwendet.
• Schritt 5 – Suche stabilisieren: Windows neu indizieren lassen (Systemsteuerung > Indizierungsoptionen > Erweitert > Neu erstellen) bei anhaltenden Suchfehlern. In großen Umgebungen per Richtlinie zeitversetzt ausrollen.
• Schritt 6 – Kontrolle: In Outlook muss die Shared Mailbox nur einmal erscheinen – als eigenes Konto. Test auf Senden/Empfangen, Ordnerabgleich und Suche durchführen.

Tipp für Admins: Für mehrere Benutzer per Skript iterieren, vorhandene FullAccess-Einträge erfassen, entfernen und mit -AutoMapping:$false erneut setzen. Rollout in Wellen minimiert Helpdesk-Spitzen.

Troubleshooting-Matrix für typische Fehlerbilder

Was Automapping in Exchange/Outlook technisch macht

Wenn für eine Shared Mailbox ein Benutzer direkt mit FullAccess berechtigt wird, setzt Exchange standardmäßig Automapping. Diese Information wird im Postfachobjekt gespeichert und über Autodiscover an den Client geliefert. Outlook für Windows (klassisch) wertet die Autodiscover-Antwort aus und bindet die Shared Mailbox automatisch als delegierten Store unter dem primären Konto ein – ohne zusätzliche Anmeldung.

Die Daten der automappenden Shared Mailbox werden – je nach Einstellung – im OST des primären Kontos mit zwischengespeichert (Datei > Kontoeinstellungen > Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert > Gemeinsame Ordner herunterladen). Ist diese Option aktiv, landen die Ordner der Shared Mailbox im OST der Haupt-Mailbox. Ist sie deaktiviert, wird der delegierte Store online abgefragt und nicht im OST des primären Kontos indiziert.

Warum doppelte Einbindungen entstehen

Wird dieselbe Shared Mailbox zusätzlich manuell als eigenes Konto hinzugefügt (sekundäres Exchange-Konto bzw. „Shared Mailbox hinzufügen“), erstellt Outlook dafür eine eigenständige Kontoverbindung samt eigenem Cache. Besteht gleichzeitig Automapping, bindet Outlook dieselbe Mailbox noch einmal als delegierten Store ein. Ergebnis: zwei Ordnerbäume derselben Mailbox in einem Profil.

• Automapping: Delegierter Store unter dem Hauptkonto, Cache optional im primären OST.
• Manuelle Einbindung: Eigenständiges Konto mit eigener OST und eigenem Synchronisationskontext.
• Kombination beider Methoden: doppelte Stores bei identischem Serverpostfach.

Hinweis zur Berechtigungsvergabe: Automapping greift nur bei direkt zugewiesenen FullAccess-Rechten. Wird der Zugriff über eine Sicherheitsgruppe gewährt, liefert Autodiscover standardmäßig keine Automapping-Einträge – dadurch tritt die Verdopplung bei Gruppenrechten in der Regel nicht auf.

Eigentlich wäre zu erwarten, dass die manuelle Einbindung eines Postfachs die automappende Delegation verdrängt. Outlook setzt diese Priorisierung aber nicht konsequent um. Ohne explizit deaktiviertes Automapping (-AutoMapping:$false) bleiben beide Varianten parallel aktiv, was zu doppelten Stores, doppelten Suchindizes oder im Extremfall zu unbrauchbaren Profilen führt.

Die Gründe sind technischer Natur: Autodiscover-Caches können veraltete Informationen liefern, Store-GUIDs kollidieren im Profil oder die Reihenfolge beim Laden der MAPI-Stores führt dazu, dass die Delegation nicht entfernt wird. Das erklärt, warum manche Umgebungen mit scheinbar identischer Konfiguration stabil laufen, andere jedoch in den beschriebenen Fehlerzustand geraten.

Doppelte OSTs, Suchfehler und Lastspitzen: die Kausalkette

In Outlook für Windows (klassisch) mit Exchange-Cachemodus führen die zwei Einbindungen zu zwei unterschiedlichen Cache-Pfaden:

• Der automappende Store nutzt den OST des primären Kontos (sofern „Gemeinsame Ordner herunterladen“ aktiv ist).
• Das manuell eingebundene Konto verwendet einen eigenen OST mit eigener Store-GUID.

Diese Doppelstruktur erzeugt typische Folgeeffekte: Der Windows-Suchdienst indiziert denselben Inhalt aus zwei Stores, was zu doppelten Treffern, unvollständigen Ergebnissen („Suchergebnisse sind u. U. unvollständig, da Elemente noch indiziert werden“) und inkonsistenten Suchscopes führt. Gleichzeitig synchronisiert Outlook dieselben Ordner zweimal, was MAPI/HTTP-Verbindungen, CPU und Netzlast erhöht, die Throttling-Grenzen von Exchange Online schneller erreicht und die Client-Reaktionszeit verschlechtert. In großen Postfächern steigen außerdem die Größen der OST-Dateien unnötig an, was beim Start und beim Wechsel von Ordnern spürbare Verzögerungen verursachen kann.

Kommt es zusätzlich zu Ghost- oder Stale-Entries im Autodiscover-Cache, entstehen Konstellationen, in denen das Postfach nicht mehr geöffnet werden kann. In diesen Fällen hilft nur ein komplettes Neuanlegen des Outlook-Profils.

Abgrenzung: klassisches Outlook vs. neues Outlook für Windows

Die beschriebenen Effekte mit zwei OST-Dateien betreffen Outlook für Windows (klassisch). Im neuen Outlook für Windows existiert kein klassische OST-Mechanismus; doppelte Einbindungen können jedoch weiterhin zu zwei Ordnerbäumen und doppelten Hintergrundabfragen führen. Für die Vermeidung von Doppelbindungen bleibt das Prinzip identisch: Entweder Automapping oder manuelle Einbindung, nicht beides parallel.

Automapping vs. manuelle Einbindung im Direktvergleich