E-Rechnung online erstellen und als ZUGFeRD-PDF herunterladen

Unter „Dokument“ tragen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Währung ein. Ergänzen Sie das Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise den abgerechneten Leistungszeitraum. Benötigt Ihr Kunde eine Kunden- oder Bestellreferenz, erfassen Sie diese ebenfalls.

Vergeben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und führen Sie Ihr bestehendes Nummerierungssystem fort. Das Tool kennt Ihre bisherigen Rechnungen nicht und kann doppelt vergebene Nummern deshalb nicht erkennen.

Unter „Gestaltung“ wählen Sie Vorlage und Schrift. Im Bereich „Logo, Farbe und Fußzeile“ fügen Sie Ihr Logo als PNG- oder JPEG-Datei ein und passen die weiteren Gestaltungsoptionen an.

Kontrollieren Sie das Ergebnis in der Vorschau und blättern Sie bei mehrseitigen Rechnungen durch alle Seiten. Mit − / + vergrößern oder verkleinern Sie die Ansicht; „Einpassen“ zeigt wieder die ganze Seite. Auf schmalen Bildschirmen wechseln Sie zwischen „Bearbeiten“ und „Vorschau“.

Erfassen Sie unter „Anschrift“ Ihren vollständigen Namen beziehungsweise die vollständige Firmenbezeichnung und Ihre Geschäftsanschrift.

Tragen Sie unter „Steuer & Kontakt“ Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ein. Für den E-Rechnungs-Export dieses Tools benötigen Sie mindestens eine dieser beiden Angaben. Ihre persönliche steuerliche Identifikationsnummer gehört nicht in dieses Feld.

Unter „Register / Vertretung“ ergänzen Sie die Register- und Vertretungsangaben, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind. Telefon, E-Mail und Website können Sie als Kontaktmöglichkeiten hinzufügen.

Erfassen Sie unter „Anschrift“ den vollständigen Namen beziehungsweise die vollständige Firmenbezeichnung Ihres Kunden und dessen Rechnungsanschrift. Eine abweichende Lieferadresse ersetzt die Rechnungsanschrift nicht.

Unter „Steuer & Kontakt“ ergänzen Sie bei Bedarf die Kontaktdaten Ihres Kunden. Für die Einstellung „Reverse Charge“ benötigt das Tool außerdem dessen USt-IdNr.

Preisart vor der Eingabe festlegen

Wählen Sie unter „Steuer & Preisart“ die Grundlage für Ihre Einzelpreise, bevor Sie Positionen erfassen:

• Netto: Sie geben Einzelpreise ohne Umsatzsteuer ein. Das Tool addiert die Nettopositionsbeträge und berechnet die Umsatzsteuer zusätzlich.
• Brutto: Sie geben Einzelpreise einschließlich Umsatzsteuer ein. Das Tool addiert die Bruttopositionsbeträge und weist die darin enthaltene Umsatzsteuer gesondert aus.

Beispiel bei 19 Prozent Umsatzsteuer: Aus 100 Euro netto entstehen 119 Euro brutto. Ein Bruttopreis von 119 Euro enthält somit 19 Euro Umsatzsteuer.

Wenn Sie später zwischen Netto und Brutto wechseln, rechnet das Tool die bereits eingegebenen Einzelpreise um. Kontrollieren Sie diese Werte nach dem Wechsel.

Die passende Umsatzsteuerbehandlung wählen

Unter „Steuer & Preisart“ legen Sie außerdem die Umsatzsteuerbehandlung fest. Für Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis können Sie 19 oder 7 Prozent wählen.

Wenden Sie auf die abgerechneten Umsätze die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an, wählen Sie „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Das Tool weist dann keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Für steuerfreie Leistungen, Reverse Charge und den Nullsteuersatz stehen eigene Einstellungen zur Verfügung. Achten Sie auf die Unterschiede: Bei Reverse Charge schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Eine Steuerbefreiung und ein Steuersatz von null Prozent beruhen auf anderen Regelungen. Wählen Sie die Einstellung, die auf Ihre Lieferung oder Leistung zutrifft, und ergänzen Sie den erforderlichen Rechnungshinweis.

Ob die gewählte Umsatzsteuerbehandlung für Ihre Lieferung oder Leistung zulässig ist, kann das Tool nicht beurteilen. Klären Sie Zweifel am Steuersatz oder an einer besonderen Umsatzsteuerregelung vor der Rechnungserstellung mit Ihrer Steuerberatung.

Rechnungspositionen erfassen

Öffnen Sie anschließend „Positionen“ und erfassen Sie Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis. Bei Bedarf ergänzen Sie einen prozentualen Positionsrabatt. Für Positionen mit Umsatzsteuerausweis wählen Sie den jeweiligen Steuersatz.

Beschreiben Sie Waren und Leistungen so, dass Ihr Kunde Art und Umfang nachvollziehen kann. Nutzen Sie die erste Zeile als Positionsbezeichnung und weitere Zeilen für Einzelheiten.

Mit „+ Position“ fügen Sie weitere Positionen hinzu; über die Pfeile wechseln Sie zwischen ihnen. Prüfen Sie Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz. Bei unterschiedlichen Steuersätzen weist das Tool die zugehörigen Summen und Umsatzsteuerbeträge getrennt aus.

Rundungen nachvollziehen

Bei der Berechnung aus Menge, Einzelpreis und Rabatt können mehr als zwei Nachkommastellen entstehen. Das Tool zeigt Einzelpreise mit der verwendeten Genauigkeit und rundet Positionsbeträge kaufmännisch auf Cent. Entsteht dabei eine Rundungsdifferenz, weist die Rechnung das ungerundete Ergebnis und die Positionsrundung aus.

Die Rechnungssummen beruhen auf den ausgewiesenen Positionsbeträgen; die Umsatzsteuer berechnet das Tool je Steuersatz. So lässt sich der Rechenweg anhand der gedruckten Beträge nachvollziehen.

Wählen Sie unter „Zahlung“ die Zahlungsart. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum an oder formulieren Sie eigene Zahlungsbedingungen.

Im Feld „Bereits bezahlt“ erfassen Sie Zahlungen, die Sie auf diese Rechnung bereits erhalten haben. Das Tool zieht sie vom Rechnungsbetrag ab und zeigt den noch offenen Betrag. Diese Funktion erstellt keine Schlussrechnung, in der Sie zuvor abgerechnete Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer gesondert absetzen.

Geben Sie einen Verwendungszweck an, mit dem Sie den Zahlungseingang zuordnen können. Lassen Sie das Feld leer, verwendet das Tool bei Überweisungen die Rechnungsnummer im Zahlungsblock der neuen PDF.

Unter „Bank & GiroCode“ tragen Sie Kontoinhaber, IBAN sowie bei Bedarf Kreditinstitut und BIC ein. Prüfen Sie die Bankverbindung vor dem Export sorgfältig.

Für SEPA-Überweisungen in Euro können Sie einen GiroCode ergänzen. Eine Banking-App, die diesen Code unterstützt, übernimmt daraus Zahlungsempfänger, IBAN, Zahlbetrag und Verwendungszweck. Der Code berücksichtigt bereits geleistete Zahlungen. Ihr Kunde kontrolliert die übernommenen Angaben und gibt die Überweisung selbst frei.

Unter „Rechnungstexte“ ergänzen Sie bei Bedarf eine Einleitung, einen Rechnungshinweis und einen Abschlusstext. Achten Sie darauf, dass ein eigener Zahlungstext zu Zahlungsart, Fälligkeit und offenem Betrag passt.

Öffnen Sie „Prüfung → Abschluss“. Gleichen Sie Absender, Empfänger, Positionen, Umsatzsteuer und Zahlbetrag mit Ihren Unterlagen ab. Kontrollieren Sie auch die Darstellung in der Vorschau.

Fehlende oder fehlerhafte Angaben zeigt das Tool in einer offenen Liste. Klicken Sie auf einen Eintrag, um zum betreffenden Feld zu gelangen, und kehren Sie nach der Korrektur zum Abschluss zurück.

Bestätigen Sie Ihre Prüfung und wählen Sie „E-Rechnung erzeugen“. Das Tool kontrolliert die XML-Struktur und die hinterlegten Rechnungsregeln, etwa erforderliche Angaben und rechnerische Zusammenhänge. Bei Fehlern korrigieren Sie die betroffenen Felder und starten die Erstellung erneut. Nach erfolgreicher Prüfung erzeugt das Tool die PDF mit eingebetteter Rechnungs-XML.

Klicken Sie auf „PDF herunterladen“, um die Rechnung zu speichern. Sie enthält die Rechnungs-XML bereits; den separaten XML-Download brauchen Sie nur, wenn Sie diese Datei zusätzlich benötigen. Ihre PDF finden Sie in der Regel im Downloadordner Ihres Browsers oder an dem Speicherort, den Sie beim Download gewählt haben.

Fehlen sowohl Steuernummer als auch USt-IdNr. des Absenders, kann das Tool keine E-Rechnung erstellen. Sie können nach Bestätigung des Hinweises stattdessen eine normale PDF herunterladen, sofern die übrigen erforderlichen Angaben vollständig sind. Für den E-Rechnungs-Export müssen Sie eine der beiden Nummern ergänzen. Beachten Sie: Auch eine normale PDF muss die für Ihre Rechnung geltenden Pflichtangaben enthalten. Dass das Tool einen Download ermöglicht, bestätigt die Vollständigkeit dieser Angaben nicht.

Klicken Sie auf der Startansicht im Bereich „Vorhandene PDF ergänzen“ auf „PDF auswählen“. Wählen Sie anschließend unter „Rechnung → Dokument“ Ihre Datei aus oder ziehen Sie sie in den vorgesehenen Bereich.

Beachten Sie die angezeigten Grenzen für Dateigröße und Seitenzahl. In der Vorschau erscheint Ihre Originalrechnung. Prüfen Sie bei einem mehrseitigen Dokument jede Seite.

Übertragen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Währung und Liefer- oder Leistungsdatum beziehungsweise Leistungszeitraum. Ergänzen Sie die Kunden- und Bestellreferenzen aus dem Original, soweit vorhanden. Behalten Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer bei: Sie ergänzen die bestehende Rechnung, statt eine neue auszustellen.

Die Einstellungen unter „Gestaltung“ wirken sich auf die importierte PDF nicht aus. Änderungen an Logo, Layout oder sichtbaren Rechnungsangaben nehmen Sie im ursprünglichen Programm vor und exportieren dort eine neue Ausgangsdatei.

Übertragen Sie unter „Absender → Anschrift“ den vollständigen Namen beziehungsweise die vollständige Firmenbezeichnung und die Anschrift des Rechnungsausstellers.

Erfassen Sie unter „Steuer & Kontakt“ die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers. Übernehmen Sie außerdem die Kontakt-, Register- und Vertretungsangaben aus der Ausgangsrechnung, soweit vorhanden.

Entdecken Sie fehlende oder fehlerhafte Angaben im Original, berichtigen Sie die Rechnung im ursprünglichen Programm. Änderungen im Formular erreichen nur die strukturierten Daten, nicht den sichtbaren Inhalt Ihrer PDF.

Erfassen Sie unter „Empfänger → Anschrift“ den Rechnungsempfänger und dessen Rechnungsanschrift. Übernehmen Sie hier weder eine abweichende Lieferadresse noch den Namen eines Mitarbeiters, der lediglich als Ansprechpartner dient.

Ergänzen Sie unter „Steuer & Kontakt“ die Kontaktdaten und die USt-IdNr. des Empfängers aus der Rechnung, soweit vorhanden. Für die Einstellung „Reverse Charge“ benötigt das Tool dessen USt-IdNr.

Stellen Sie unter „Steuer & Preisart“ zuerst die Preisart und Umsatzsteuerbehandlung des Originals ein. Für eine Positionstabelle mit Nettopreisen wählen Sie „Netto“, für Preise einschließlich Umsatzsteuer „Brutto“.

Übertragen Sie danach unter „Positionen“ jede Position mit Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, gegebenenfalls Rabatt und Steuersatz. Beachten Sie: Ein späterer Wechsel der Preisart rechnet bereits eingegebene Einzelpreise um.

Vergleichen Sie anschließend:

• die einzelnen Positionsbeträge;
• die Nettosummen oder Bruttopositionssummen je Steuersatz;
• die Umsatzsteuerbeträge;
• den Gesamtrechnungsbetrag.

Ein übereinstimmender Gesamtbetrag allein reicht nicht aus. Auch Beschreibungen, Mengen, Preise, Steuersätze und alle übrigen Rechnungsangaben müssen zum Original passen.

Prüfen Sie bei Abweichungen zuerst Preisart, Mengen, Rabatte und Rundungen. Passen Sie Positionen nicht allein deshalb an, um den gewünschten Gesamtbetrag zu erreichen. Enthält das Original eine Berechnung, die das Tool nicht unterstützt – etwa einen gesonderten Rabatt auf die gesamte Rechnung –, nutzen Sie eine Rechnungssoftware, die diesen Sachverhalt auch in den strukturierten Rechnungsdaten korrekt abbildet.

Übernehmen Sie unter „Zahlung“ die Zahlungsart, das Fälligkeitsdatum beziehungsweise die Zahlungsbedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen und den Verwendungszweck.

Tragen Sie unter „Bank & GiroCode“ die Bankverbindung aus dem Original ein. In diesem Modus fügt die GiroCode-Einstellung keinen Code in die sichtbare PDF ein.

Übernehmen Sie unter „Rechnungstexte“ die zugehörigen Texte aus dem Original. Ihre Eingaben ergänzen die strukturierten Rechnungsdaten; die sichtbaren Absätze in der PDF bleiben unverändert.

Möchten Sie Zahlungsbedingungen, Bankverbindung oder Rechnungstexte auch in der sichtbaren Rechnung ändern, korrigieren Sie das Dokument im ursprünglichen Programm. Wählen Sie danach die aktualisierte PDF aus.

Öffnen Sie „Prüfung → Abschluss“ und ergänzen oder korrigieren Sie die dort aufgeführten Angaben.

Tragen Sie unter „Gesamtbetrag der Original-PDF“ den Rechnungsbetrag vor Abzug bereits geleisteter Zahlungen ein. Beispiel: Ihre Rechnung lautet über 357 Euro, davon hat Ihr Kunde 20 Euro bereits bezahlt. Offen bleiben 337 Euro. Für den Vergleich geben Sie 357 Euro ein; die Zahlung von 20 Euro erfassen Sie gesondert unter „Bereits bezahlt“.

Das Tool vergleicht diesen Betrag mit seiner eigenen Berechnung. Den vollständigen Abgleich mit dem Original übernehmen Sie selbst. Prüfen Sie insbesondere Aussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben.

Bestätigen Sie den Abgleich und wählen Sie „PDF mit XML ergänzen“. Nach der XML-Prüfung bettet das Tool die Daten in Ihre Ausgangsdatei ein. Laden Sie anschließend die ergänzte PDF herunter. Die XML können Sie bei Bedarf zusätzlich separat speichern.

Was der Exportstatus aussagt

Das Ergebnis trägt die Bezeichnung „PDF mit XML-Anhang · XML geprüft, PDF/A ungeprüft“.

Damit bestätigt das Tool die XML-Prüfung, aber keine vollständige ZUGFeRD-Konformität. Dafür muss auch der PDF-Teil die Anforderungen an PDF/A-3 und die Einbettung der XML erfüllen. Das Tool wandelt Ihre Ausgangsdatei nicht automatisch in dieses Format um. Benötigen Sie einen Nachweis der ZUGFeRD-Konformität, lassen Sie deshalb die gesamte Ausgabedatei von einem geeigneten Prüfprogramm kontrollieren. Eine fehlerfreie XML allein reicht dafür nicht aus.

Texte und Grafiken der Originalseiten bleiben erhalten; das Tool wandelt die Seiten nicht in Bilder um. Durch das Einbetten und Speichern der XML ändert sich jedoch die technische Dateistruktur. Die Ausgabedatei ist deshalb nicht byteidentisch mit dem Original.