Das Bundesfinanzministerium hat am 10. November 2026 die Verwaltungsvorgaben zur elektronischen Buchführung im Ausland überarbeitet. Im neu gefassten Anwendungserlass zu § 146 der Abgabenordnung stellt es ausdrücklich klar, dass eine Verlagerung der elektronischen Buchführung in die Schweiz grundsätzlich nicht genehmigt werden kann. Für Rechenzentren in Mitgliedstaaten der Europäischen Union gelten dagegen andere Voraussetzungen.
Die Klarstellung betrifft vor allem Unternehmen, die steuerlich relevante Bücher und Aufzeichnungen bei externen Dienstleistern verarbeiten oder aufbewahren. Entscheidend ist nicht allein, wo ein Softwareanbieter seinen Sitz hat, sondern wo die maßgeblichen Daten tatsächlich geführt beziehungsweise vorgehalten werden und ob die Finanzverwaltung darauf zugreifen kann.
EU und Drittstaaten: Unterschiedliche Regeln für Datenstandorte
Nach § 146 Abs. 2a AO darf die elektronische Buchführung in einen oder mehrere andere EU-Mitgliedstaaten verlagert werden, ohne vorher eine gesonderte Bewilligung der Finanzbehörde einzuholen. Die allgemeinen Buchführungs-, Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten gelten dabei weiterhin. Insbesondere muss der gesetzlich vorgesehene Datenzugriff gewährleistet bleiben.
Bei Drittstaaten greift dagegen § 146 Abs. 2b AO: Die Verlagerung ist an eine Bewilligung und zusätzliche Voraussetzungen gebunden. Unter anderem müssen der Standort des Datenverarbeitungssystems beziehungsweise Angaben zu einem beauftragten Dritten offengelegt werden können und die Besteuerung sowie der erforderliche Datenzugriff gesichert bleiben. Die Genehmigung ist daher keine bloße Formalität.
Schweiz: BMF sieht den Zugriff regelmäßig nicht gewährleistet
Das Schreiben nennt die Schweiz ausdrücklich. Zur Begründung verweist das Ministerium auf Artikel 271 des Schweizer Strafgesetzbuches. Diese Vorschrift stellt bestimmte hoheitliche Handlungen für einen fremden Staat auf Schweizer Gebiet ohne entsprechende Bewilligung unter Strafe. Nach Auffassung der deutschen Finanzverwaltung ist deshalb der für die Prüfung steuerlich relevanter elektronischer Unterlagen erforderliche Zugriff grundsätzlich nicht sichergestellt.
Das ist keine pauschale Untersagung, Schweizer Software oder Dienstleistungen einzusetzen. Entscheidend ist die steuerrechtliche Frage, ob elektronische Bücher oder aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen tatsächlich in die Schweiz verlagert werden. Eine bloße Geschäftsadresse des Softwareherstellers sagt darüber noch nichts aus. Ebenso wenig ersetzt ein beliebiger Exportknopf in der Anwendung die Prüfung der gesetzlichen Zugriffsmöglichkeiten.
Cloud-Buchhaltung: Der tatsächliche Speicherort zählt
Bei Anwendungen für Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung oder digitale Belegarchive lohnt sich deshalb ein Blick in die Vereinbarungen zur Datenverarbeitung und zu den Hosting-Standorten. Relevant sein können auch ausgelagerte Archivsysteme und die Aufbewahrung steuerlich erforderlicher Belege. Welche Daten im konkreten Fall zur elektronischen Buchführung gehören, lässt sich nicht allein aus der Produktbezeichnung ableiten.
Unternehmen sollten sich bestätigen lassen, in welchen Ländern steuerlich relevante Daten verarbeitet und aufbewahrt werden und ob zusätzliche Speicherorte für Datensicherungen oder Ausfallschutz genutzt werden. Bei einem geplanten Wechsel des Cloud-Anbieters gehört diese Prüfung vor die Migration. Bestehende Installationen sollten nicht allein wegen des Firmensitzes ihres Anbieters vorschnell als unzulässig bewertet werden.
Für die technische Praxis kommt hinzu: Die Daten müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar, nachvollziehbar und in der verlangten Form zugänglich sein. Deshalb sind Exportmöglichkeiten, Berechtigungen, Aufbewahrungskonzepte und die Bereitstellung bei einer Außenprüfung wichtig. Ob ein konkretes Hosting-Modell die steuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllt, sollte mit der steuerlichen Beratung und gegebenenfalls der zuständigen Finanzbehörde geklärt werden.
Verzögerungsgeld: Auch die Regeln für Außenprüfungen werden präzisiert
Neben dem Standort der Buchführung behandelt die Neufassung das Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO. Das Ministerium hält fest, dass ein solches Verzögerungsgeld bei einschlägigen Mitwirkungsverstößen im Rahmen von Außenprüfungen nicht auf Fälle der Auslandsbuchführung beschränkt ist. Eine mehrfache Festsetzung wegen derselben Verpflichtung ist nach den angeführten BFH-Entscheidungen aber unzulässig.
Außerdem grenzt das Schreiben diese Sanktion vom seit 2025 geltenden Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO ab. Bei der Nichtvorlage angeforderter Unterlagen in einer Außenprüfung gelten für die dort beschriebenen Steuer- und Prüfungszeiträume die neueren Sonderregeln. Die beiden Instrumente dürfen für diese Konstellationen nicht beliebig gegeneinander ausgetauscht werden.
Schreiben und Rechtsgrundlagen
Der vollständige Wortlaut des BMF-Schreibens vom 10. November 2026 (Az. IV D 2 – S 0316/00139/004/077) ist über DATEV als Wiedergabe der ministeriellen Veröffentlichung abrufbar. Die gesetzlichen Grundlagen zur Verlagerung der Buchführung stehen in § 146 AO im amtlichen Handbuch des Bundesfinanzministeriums.
Werbung
(**) UVP: Unverbindliche Preisempfehlung
Preise inkl. MwSt., zzgl. Versandkosten