E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – auch für Selbstständige und kleine Unternehmen

Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung, oder auch elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Dabei wird die E-Rechnung nicht einfach als PDF verschickt, sondern in einem maschinenlesbaren Format, wie etwa XML. Der wesentliche Unterschied zur herkömmlichen Papierrechnung liegt darin, dass E-Rechnungen automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht und für wen?

Ab Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Sie gilt für alle Unternehmen, die an andere Unternehmen oder an die öffentliche Hand Rechnungen ausstellen. Damit betrifft sie unter anderem:

• Selbstständige
• Freiberufler
• Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern
• Mittelständische Unternehmen

Im Wesentlichen umfasst die E-Rechnungspflicht alle Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen stellen, unabhängig von ihrer Größe. Das bedeutet: Auch wenn Sie als Freiberufler oder Soloselbstständiger nur wenige Rechnungen pro Jahr versenden, sind Sie von der Pflicht betroffen.

Warum kommt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht wird eingeführt, um die Effizienz im Rechnungsaustausch zu steigern und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Papierbasierte Rechnungen erfordern manuelle Schritte, die zeitaufwändig und anfällig für Fehler sind. Zudem sollen durch die Einführung der E-Rechnung Steuerhinterziehungen erschwert und Prozesse innerhalb der Finanzverwaltung optimiert werden. Deutschland folgt damit einer europaweiten Tendenz: Bereits in mehreren Ländern wie Italien oder Frankreich ist die E-Rechnung für den B2B-Sektor verpflichtend.

Welche Anforderungen gibt es an E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung muss bestimmte formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. Dabei sind folgende Punkte besonders zu beachten:

• Strukturiertes Format: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Datenformat, wie etwa dem XML-Format, vorliegen. Am häufigsten wird hierfür das Format XRechnung oder ZUGFeRD genutzt, das speziell für den elektronischen Rechnungsversand entwickelt wurde.
• Inhaltliche Angaben: Eine E-Rechnung muss alle erforderlichen Angaben einer klassischen Rechnung enthalten, wie z. B. Name und Anschrift des Rechnungsstellers, das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Mehrwertsteuer-ID (bei internationalen Geschäften) sowie die genaue Leistungsbeschreibung.
• Authentizität und Unversehrtheit: Die E-Rechnung muss während des gesamten Übertragungsprozesses unverändert und authentisch bleiben. Dafür wird auf digitale Signaturen und Verschlüsselungstechniken zurückgegriffen.

Wie können Selbstständige und kleine Unternehmen E-Rechnungen versenden?

Für den Versand von E-Rechnungen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die Wahl des richtigen Tools hängt von der Größe des Unternehmens und der technischen Ausstattung ab.

1. Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits heute die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Diese Lösungen sind oft ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen, da sie einfach zu bedienen sind und keine aufwendige Installation erfordern. Programme wie Lexware, SevDesk oder FastBill unterstützen den E-Rechnungsversand und können problemlos in den bestehenden Workflow integriert werden.
2. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): Größere Unternehmen oder solche mit komplexen Abläufen setzen häufig auf ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics, die ebenfalls E-Rechnungen erstellen und versenden können. Diese Systeme sind jedoch oft überdimensioniert für kleine Unternehmen.
3. Dienstleister für den E-Rechnungsversand: Es gibt spezialisierte Dienstleister, die den Versand von E-Rechnungen übernehmen. Hierbei senden Sie die Rechnungsdaten an den Dienstleister, der diese in das entsprechende Format bringt und an den Empfänger übermittelt.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich insbesondere für kleine Unternehmen und Selbstständige bemerkbar machen:

• Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen entfallen viele manuelle Arbeitsschritte in der Buchhaltung. Rechnungen müssen nicht mehr per Post verschickt oder händisch eingegeben werden.
• Fehlerreduktion: Da die Daten der E-Rechnung direkt in das Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen werden, wird die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert. Falsche oder unvollständige Angaben können vermieden werden.
• Kostenersparnis: Der Verzicht auf Papier und Porto spart Kosten. Zudem werden Buchhaltungsprozesse effizienter, da weniger Zeit für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen aufgewendet wird.
• Schnellere Zahlungen: Durch den automatisierten Versand und die Verarbeitung von Rechnungen können Zahlungen schneller erfolgen, da die Rechnungen direkt beim Empfänger ankommen und verarbeitet werden können.
• Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier und Postwege schont die Umwelt und reduziert den CO2-Fußabdruck.

Herausforderungen bei der Umstellung auf E-Rechnungen

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen, die Selbstständige und kleine Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen beachten sollten:

• Technische Anforderungen: Für viele Selbstständige kann die Umstellung auf ein neues technisches System eine Herausforderung darstellen. Besonders diejenigen, die bisher ihre Rechnungen manuell erstellt haben, müssen sich mit neuen Programmen oder Dienstleistern vertraut machen.
• Anpassung der Buchhaltungsprozesse: Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine Umstellung der bisherigen Buchhaltungsprozesse. Hierbei ist es wichtig, sicherzustellen, dass die verwendeten Programme mit den gesetzlichen Anforderungen kompatibel sind und korrekt eingesetzt werden.
• Schulung und Weiterbildung: Mitarbeiter und Inhaber kleiner Unternehmen müssen sich mit den neuen Anforderungen der E-Rechnung vertraut machen. Dies kann Schulungen oder externe Beratung erfordern.

E-Rechnung und Steuerprüfung: Was sich ändert

Ein weiterer Aspekt, den Selbstständige und kleine Unternehmen beachten sollten, ist die Auswirkung der E-Rechnungspflicht auf Steuerprüfungen. Da E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, wird es für das Finanzamt einfacher, die Rechnungen maschinell auszuwerten. Dies könnte zu häufigeren oder umfassenderen Prüfungen führen, da Fehler oder Unstimmigkeiten schneller erkannt werden können.

Für Unternehmen bedeutet das, dass sie sicherstellen müssen, dass ihre E-Rechnungen korrekt ausgestellt und archiviert werden. Die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen bleiben bestehen – auch E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang archiviert werden. Allerdings entfällt bei der E-Rechnung der physische Archivierungsaufwand, da die Rechnungen digital gespeichert werden können.

Wie bereiten Sie sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vor?

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist unausweichlich, doch es gibt einige Schritte, die Sie bereits jetzt unternehmen können, um sich optimal vorzubereiten:

1. Informieren Sie sich über gesetzliche Anforderungen: Verstehen Sie die Anforderungen der E-Rechnungspflicht und prüfen Sie, welche technischen und organisatorischen Änderungen für Ihr Unternehmen notwendig sind.
2. Setzen Sie auf passende Softwarelösungen: Nutzen Sie moderne Buchhaltungssoftware oder andere Lösungen, die den E-Rechnungsversand unterstützen. Wenn Sie bereits eine Buchhaltungssoftware verwenden, prüfen Sie, ob diese E-Rechnungen unterstützt und wie Sie diese Funktion aktivieren können.
3. Schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten im Unternehmen mit den neuen Anforderungen vertraut sind. Hierzu zählen nicht nur die Erstellung von E-Rechnungen, sondern auch deren Archivierung und der Umgang mit den Buchhaltungssystemen.
4. Optimieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse: Die Einführung der E-Rechnung bietet die Möglichkeit, Ihre gesamten Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Nutzen Sie die Chance, um Ihre Abläufe zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
5. Suchen Sie Unterstützung bei Bedarf: Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie die E-Rechnungspflicht umsetzen sollen, können Sie einen Steuerberater oder IT-Dienstleister hinzuziehen, der Ihnen bei der Umstellung hilft.

Fazit: Die E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist eine bedeutende Veränderung, die alle Selbstständigen und kleinen Unternehmen betreffen wird. Obwohl die Umstellung auf elektronische Rechnungen zunächst mit Aufwand verbunden ist, bietet sie zahlreiche Vorteile: Die Buchhaltungsprozesse werden effizienter, die Fehleranfälligkeit reduziert und es ergeben sich langfristige Kosteneinsparungen.

Selbstständige und kleine Unternehmen sollten die E-Rechnungspflicht nicht als zusätzliche Belastung sehen, sondern als Chance, ihre Geschäftsprozesse zu modernisieren und sich zukunftssicher aufzustellen. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools kann die Umstellung reibungslos verlaufen und langfristig zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital – und die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt auf diesem Weg.