Microsoft 365: Mandantenübergreifende Kalenderfreigabe verzögert sich bis 23. November

Kalenderfreigabe folgt später als Frei/Gebucht und MailTips

Die überarbeitete Microsoft-Tabelle unterscheidet zwischen der einfachen Verfügbarkeitsabfrage, E-Mail-Infos und der eigentlichen Kalenderfreigabe. Für die weltweit übliche kommerzielle Microsoft-365-Umgebung nennt sie derzeit folgende Stände:

• Frei/Gebucht: Einführung abgeschlossen.
• E-Mail-Infos (MailTips): Einführung abgeschlossen.
• Mandantenübergreifende Kalenderfreigabe: voraussichtlicher Abschluss am 23. November 2026.

Für die US-Government-Umgebungen gelten abweichende Termine. Bei GCC ist die Kalenderfreigabe laut Microsoft vorerst pausiert; für GCC High und DoD sind auch weitere Teilfunktionen noch angehalten. Der 23. November ist ausdrücklich ein geplanter Rolloutabschluss, keine verbindliche Freischaltung für jeden einzelnen Mandanten an genau diesem Tag.

Die jeweils aktuelle Einführungsübersicht veröffentlicht Microsoft im Exchange-Team-Blog. Für diese laufend aktualisierte Tabelle ist keine gleichwertige deutschsprachige Fassung verfügbar.

Welche Unternehmen ihre Freigaben umstellen müssen

Die Änderung betrifft insbesondere Organisationsbeziehungen in Exchange Online, über die zwei Microsoft-365-Unternehmen Frei/Gebucht-Daten oder MailTips austauschen, sowie Freigaberichtlinien für externe Kalender. Solche Beziehungen werden von Administratoren eingerichtet und sind nicht automatisch in jedem Tenant vorhanden. Microsofts Nachrichtencenter-Mitteilung zur Migration wurde zwar breit verteilt, doch ohne entsprechende externe Beziehungen kann der Änderungsbedarf entfallen.

Nicht betroffen ist die gewöhnliche Kalenderfreigabe zwischen Nutzern desselben Microsoft-365-Mandanten. Auch der Informationsaustausch zwischen Exchange Online und lokalen Exchange-Postfächern im selben Hybridbetrieb gehört nicht zu diesem konkreten Cross-Tenant-Umstieg. Ebenfalls wichtig: Ein AvailabilityAddressSpace mit OrgWideFBToken nutzt für die Frei/Gebucht-Abfrage kein EWS und muss deshalb nicht allein wegen der EWS-Abkündigung umgestellt werden.

Bei tatsächlich eingerichteten Beziehungen kommt es darauf an, welcher Mandant die Kalenderinformationen bereitstellt und ob die Freigabe in beide Richtungen funktioniert. Eine bloße Änderung in einem von zwei Partner-Tenants stellt nicht automatisch sämtliche beidseitigen Kalenderfunktionen wieder her.

EWS-Abschaltung macht neue Richtlinien erforderlich

Microsoft beginnt seit dem 1. Oktober 2026 mit der schrittweisen Deaktivierung von Exchange Web Services in Exchange Online. Viele bisherige organisationsübergreifende Freigaben greifen im Hintergrund auf diesen älteren Zugriffsweg zurück. Die neue Microsoft 365 Cross-Tenant Access Policy ersetzt ihn für den Austausch von Frei/Gebucht-Daten, freigegebenen Kalendern und MailTips zwischen Cloud-Mandanten.

Die Änderung ist für die Benutzeroberfläche nicht als neue Kalenderfunktion gedacht: Outlook soll Verfügbarkeiten und freigegebene Termine weiterhin anzeigen. Im Hintergrund ändern sich jedoch der Zugriffsweg und die Berechtigungssteuerung. Für Administratoren ist deshalb nicht allein das Einrichten einer neuen Richtlinie entscheidend, sondern der anschließende praktische Test der Abfragen und Kalenderzugriffe.

Bestehende Exchange-Konfigurationen zunächst erfassen

Vor einer Migration empfiehlt Microsoft, aktivierte Organisationsbeziehungen und externe Freigaberichtlinien zu inventarisieren. Die ersten Prüfungen lassen sich in der Exchange Online PowerShell mit folgenden Lesebefehlen durchführen:

Get-OrganizationRelationship | Format-List Name,DomainNames,Enabled,FreeBusyAccessEnabled,MailTipsAccessEnabled
Get-SharingPolicy | Format-List Name,Domains,Enabled,Default
Get-AvailabilityAddressSpace | Format-List ForestName,AccessMethod

Entscheidend ist anschließend die Zuordnung zu tatsächlich genutzten Partner-Mandanten, Freigabeberechtigungen und betroffenen Postfächern. Eine aktivierte Freigaberichtlinie allein beweist noch nicht, dass ein konkreter Partnerzugriff migriert werden muss. Microsoft stellt dazu das Diagnoseskript CrossTenantAccessPolicyCalendarValidation.ps1 bereit. Die Analyse selbst ist lesend; optional erzeugte Migrations-, Test- und Bereinigungsbefehle müssen vor einer Ausführung gesondert geprüft werden.

Offizielles Prüftool: CrossTenantAccessPolicyCalendarValidation.ps1 direkt bei Microsoft auf GitHub herunterladen. Eine Dokumentation mit Parametern und Ablauf erläutert die Nutzung.

Übergang bis April 2027 bleibt möglich

Für Organisationen, die den neuen Freigabeweg noch nicht einsetzen können, sieht Microsoft eine befristete Verlängerung vor. Mit EWSEnabled=True können die bisherigen EWS-gestützten Verbindungen für diese Szenarien bis zur endgültigen Abschaltung am 1. April 2027 weiterbetrieben werden. Für beidseitigen Austausch müssen gegebenenfalls beide Partner-Mandanten die entsprechende Übergangskonfiguration beibehalten. Das verschiebt die Migration, ersetzt sie aber nicht.

Sinnvoll ist daher ein gestuftes Vorgehen: aktive Beziehungen und Freigaben erfassen, die Verfügbarkeit der neuen Richtlinie im eigenen sowie im Partner-Mandanten prüfen, die Richtlinien anhand des Microsoft-Leitfadens aufbauen und mit realen Kalendern testen. Alte Freigabekonfigurationen sollten erst entfernt werden, wenn die neue Verbindung in der benötigten Richtung funktioniert.

Die technische Anleitung steht auf Microsoft Learn in deutscher Fassung: Migration zur mandantenübergreifenden Microsoft-365-Zugriffsrichtlinie. Weitere Angaben zur Abschaltung enthält die deutsche Dokumentation zur EWS-Einstellung.