Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz sollen ab 2028 grundsätzlich eine elektronische Registrierkasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzen. Der Bundestag hat den entsprechenden Regierungsentwurf am 6. November 2026 in erster Lesung beraten und an die Ausschüsse überwiesen. Gleichzeitig soll die Papierbonpflicht durch eine Pflicht zur elektronischen Belegbereitstellung ersetzt werden. Eine Ausnahme für geringe Barumsätze ist vorgesehen – ihr Wortlaut sorgt allerdings bereits für Kritik.
Die Wirtschaftsprüferkammer (WPK) hat am 9. November vor einer unklaren Behandlung von Freiberuflern gewarnt, die gar keine Barzahlungen entgegennehmen. Für Kassensysteme und Buchhaltungssoftware sind damit wichtige mögliche Vorgaben absehbar. Es handelt sich weiterhin um einen Gesetzentwurf, nicht um geltendes Recht.
Kassenpflicht bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz
Im Entwurf ist ein neuer § 146b der Abgabenordnung vorgesehen. Danach sollen gewerbliche, land- und forstwirtschaftliche sowie freiberuflich tätige Steuerpflichtige mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden. Dieses muss die Anforderungen an elektronische Kassensysteme erfüllen. Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den gesamten Umsatz, nicht lediglich auf Einnahmen aus Bargeschäften.
Der Gesetzgeber will damit vor allem offene Ladenkassen zurückdrängen, bei denen Geschäftsvorfälle nicht unmittelbar elektronisch erfasst werden. Ein elektronisches Kassensystem muss Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen und prüfbare Kassendaten nach der DSFinV-K bereitstellen können. Diese technischen Anforderungen sind für die Kassen- und Kassensoftwarebranche bereits bekannt; neu wäre die gesetzliche Nutzungspflicht für einen weiteren Kreis von Betrieben.
2026er Umsatz kann bereits für Januar 2028 entscheidend sein
Die Übergangsregelung ist differenzierter als ein pauschaler Starttermin. Wer die Umsatzgrenze schon 2026 überschreitet, soll bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen ab 1. Januar 2028 kassenpflichtig werden. Wird die Grenze erstmals 2027 oder später überschritten, soll die Pflicht nach dem Entwurf grundsätzlich erst am 1. Juli des Folgejahres einsetzen. Das Gesetz sieht außerdem ein Ende der Pflicht erst nach zwei aufeinanderfolgenden Jahren vor, in denen die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.
Damit können die Umsatzzahlen der Vorjahre für die spätere Kassenausstattung bedeutsam werden. Für die tatsächliche Planung ist allerdings der weitere Gesetzgebungsverlauf entscheidend; die genannten Zeitpunkte können bis zur Verabschiedung noch verändert werden.
Ausnahme für weniger als 12.000 Euro Bargeldumsatz
Der Regierungsentwurf nimmt Steuerpflichtige aus, die Bargeld annehmen, damit im Jahr aber weniger als 12.000 Euro Umsatz erzielen. Die Grenze ist ausdrücklich mit „unter 12.000 Euro“ formuliert. Sie soll verhindern, dass allein ein sehr geringer Barzahlungsanteil den Kauf und Betrieb einer elektronischen Kasse erforderlich macht.
Gerade diese Formulierung wirft nach Auffassung der Wirtschaftsprüferkammer ein Problem auf: Sie beschreibt ausdrücklich Betriebe, die Bargeld annehmen. Unklar bleibe damit, ob Freiberufler mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz, die ihre Leistungen ausschließlich per Überweisung oder Lastschrift abrechnen, trotzdem unter die neue Pflicht fallen könnten. Die WPK fordert deshalb eine eindeutigere Ausnahme für Geschäftsmodelle ohne oder mit nur geringem Bargeldgeschäft.
Die Kritik ist keine behördliche Feststellung, dass bargeldlose Kanzleien tatsächlich eine Registrierkasse beschaffen müssen. Sie betrifft eine Auslegungsfrage des noch nicht verabschiedeten Gesetzestextes. Ob und wie die Abgrenzung im parlamentarischen Verfahren korrigiert wird, bleibt abzuwarten.
Digitale Belege sollen die bisherige Papierbonpflicht ersetzen
Neben der Kassenpflicht plant die Bundesregierung einen Wechsel bei der Belegausgabe. Ab 1. Januar 2028 soll die bisherige Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen entfallen und durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden. Für Kassenanbieter rücken damit nicht nur TSE-Anbindung und Datenspeicherung, sondern auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs im Verkaufsvorgang in den Mittelpunkt.
Eine Abschaffung der Papierbonpflicht ist nicht mit einem allgemeinen Verbot gedruckter Kassenbons gleichzusetzen. Der Entwurf sieht für bestimmte Kassensysteme mit Waagenfunktion außerdem eine zeitlich befristete Sonderregelung bis Ende 2032 vor. Wie Betriebe elektronische Belege technisch bereitstellen müssen, ist anhand der endgültigen gesetzlichen Vorgaben und der jeweiligen eingesetzten Kassensoftware zu prüfen.
Auch die Aufbewahrung von Bilanzen und Abschlüssen soll digitaler werden
Der Entwurf betrifft nicht allein den Verkaufstresen. Eine Änderung von § 257 HGB soll die bereits bestehende Möglichkeit, Unterlagen auf Bild- oder anderen Datenträgern aufzubewahren, auch auf Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse ausweiten. Nach den vorgesehenen Bedingungen müssen die gespeicherten Dokumente ordnungsgemäß, verfügbar und in angemessener Frist lesbar sein; für bestimmte Unterlagen wird bildliche Übereinstimmung verlangt.
Für Dokumentenmanagement und digitale Buchhaltungsarchive ist das eine eigenständige Änderung: Sie könnte bisherige Papieraufbewahrung in weiteren Fällen entbehrlich machen. Welche Prozesse tatsächlich umgestellt werden können, hängt von den endgültigen Regelungen und den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Archivierung ab.
Was Betreiber von Kassen- und Buchhaltungssoftware beachten sollten
Betriebe, die bereits eine TSE-konforme Registrierkasse einsetzen, müssen wegen des jetzigen Gesetzentwurfs nicht sofort ein neues System beschaffen. Bei offenen Ladenkassen sowie bei älteren Kassensystemen ist es dagegen sinnvoll, vorhandene Lösungen und die Anbindung an Warenwirtschaft, Zahlungsverkehr und Buchhaltung zu inventarisieren. Bei einer späteren Umstellung sollten die Anforderungen an TSE, DSFinV-K, Datensicherung und elektronische Belegbereitstellung zusammen betrachtet werden.
Ob ein konkreter Betrieb tatsächlich erfasst sein wird, hängt nicht nur von der Umsatzgrenze ab, sondern auch von den Ausnahmen, den Übergangsfristen und möglichen späteren Verordnungen. Herstellerankündigungen zu angeblich zwingenden Updates oder Neuanschaffungen sollten deshalb nicht mit bereits beschlossenen gesetzlichen Pflichten verwechselt werden.
Gesetz noch in den Ausschussberatungen
Die Vorlage wurde am 6. November 2026 nach der ersten Lesung an die Bundestagsausschüsse überwiesen; federführend ist der Finanzausschuss. Ein abschließender Bundestagsbeschluss, das weitere Gesetzgebungsverfahren und eine Verkündung stehen noch aus. Besonders die Ausnahme für bargeldlos arbeitende Freiberufler könnte im weiteren Verlauf noch geändert werden.
Die amtliche Vorlage und die berufsständische Stellungnahme sind vollständig zugänglich: Gesetzentwurf 21/8867 (PDF) · Stellungnahme der Wirtschaftsprüferkammer vom 9. November (PDF). Den Verfahrensstand dokumentiert außerdem der Bundestagsbericht zur ersten Lesung.
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