Outlook: Auto-Vervollständigen-Liste / Empfängervorschläge sichern und wiederherstellen

Für welche Umzüge gilt diese Anleitung?

Die Anleitung gilt für das klassische Outlook für Windows, wenn die AutoVervollständigen-Liste in eine andere Outlook-Installation oder ein anderes Outlook-Profil übernommen werden soll. Typische Anwendungsfälle sind:

• Outlook wird auf einem neuen Computer eingerichtet.
• Auf demselben Computer wird ein neues Outlook-Profil angelegt.
• Ein beschädigtes Outlook-Profil wird durch ein neues Profil ersetzt.
• Ein Windows-Benutzerkonto wird neu angelegt.
• Outlook wurde neu installiert und die bisherigen Empfängervorschläge fehlen.

Zuerst den Outlook-Kontotyp feststellen

Das richtige Übertragungsverfahren hängt davon ab, welcher Kontotyp in Outlook eingerichtet ist. Öffnen Sie im klassischen Outlook:

Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen

Auf der Registerkarte „E-Mail“ wird in der Spalte „Typ“ angezeigt, ob es sich beispielsweise um Microsoft 365, Exchange, IMAP oder POP handelt.

• Exchange Server oder IMAP: Die Liste kann als versteckte Nachricht mit dem Namen IPM.Configuration.Autocomplete im Outlook-Datenspeicher liegen. Für die Übernahme wird MFCMAPI verwendet.
• Ältere POP3-Konfiguration: Die Liste kann in einer Datei mit der Endung .nk2 gespeichert sein. Diese Datei kann kopiert und mit einem Outlook-Startbefehl importiert werden.
• Aktuelles Exchange Online in Microsoft 365: Bei neueren Outlook-Versionen werden die Vorschläge über Microsoft Search bereitgestellt. Die nachfolgende manuelle Übertragung gilt für diese Konstellation normalerweise nicht.

Sonderfall Microsoft 365 und Exchange Online

Seit Outlook für Microsoft 365 Version 2202, Build 14931.20604, werden die Vorschläge in den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“ bei einem Exchange-Online-Postfach durch Microsoft Search bereitgestellt.

Wird dasselbe Microsoft-365-Postfach auf einem neuen Computer oder in einem neuen Outlook-Profil eingerichtet, sollten die bekannten Empfänger deshalb grundsätzlich wieder über den Microsoft-365-Dienst gefunden werden. Ein Export der versteckten AutoComplete-Nachricht ist für diesen Fall laut Microsoft nicht vorgesehen.

Die angezeigte Reihenfolge kann sich jedoch ändern. Außerdem muss die neue Vorschlagsliste nicht exakt so aussehen wie auf dem alten Computer. Bevor MFCMAPI eingesetzt wird, sollte daher geprüft werden, ob das Konto tatsächlich als Exchange-Online-Postfach mit einer aktuellen Outlook-Version verwendet wird.

MFCMAPI aus dem offiziellen Microsoft-GitHub-Projekt herunterladen

Für die Übernahme der versteckten AutoVervollständigen-Nachricht wird das kostenlose Microsoft-Werkzeug MFCMAPI benötigt. Frühere Microsoft-Anleitungen verwiesen teilweise noch auf CodePlex. Diese Adresse ist veraltet. Das aktuelle Projekt wird von Microsoft auf GitHub bereitgestellt.

Offizielle Downloadseite:
https://github.com/microsoft/mfcmapi/releases

Welche Datei muss auf GitHub heruntergeladen werden?

Auf der GitHub-Seite steht die neueste Version ganz oben. Unterhalb der Versionsbeschreibung befindet sich der Bereich Assets. Ist dieser Bereich eingeklappt, muss er zunächst angeklickt werden.

1. Die Seite MFCMAPI Releases öffnen.
2. Den obersten Eintrag mit der Kennzeichnung Latest beziehungsweise die neueste veröffentlichte Version auswählen.
3. Zum Abschnitt Assets scrollen.
4. Das ZIP-Archiv mit den ausführbaren MFCMAPI-Dateien herunterladen.
5. Nicht die Dateien Source code (zip) oder Source code (tar.gz) auswählen. Diese enthalten den Programmquellcode und sind nicht das normale Programmpaket für Anwender.
6. Das heruntergeladene ZIP-Archiv mit der rechten Maustaste anklicken und Alle extrahieren auswählen.
7. Den entpackten Ordner öffnen und darin MFCMapi.exe starten.

Je nach Veröffentlichung können unterschiedliche Pakete für 32-Bit- und 64-Bit-Systeme angeboten werden. Entscheidend ist grundsätzlich die Architektur der installierten Outlook-Version und nicht nur die Windows-Version.

32-Bit- oder 64-Bit-Version von Outlook feststellen

1. Outlook öffnen.
2. Auf Datei klicken.
3. Office-Konto auswählen.
4. Auf Info zu Outlook klicken.
5. Im oberen Bereich des Fensters prüfen, ob hinter der Versionsnummer „32-Bit“ oder „64-Bit“ steht.

Wird eine nicht passende Programmversion gestartet, kann MFCMAPI möglicherweise das Outlook-MAPI-System oder das gewünschte Profil nicht korrekt öffnen.

Sicherheitshinweis: MFCMAPI greift direkt auf Outlook- und Postfachdaten zu. Das Programm sollte ausschließlich aus dem offiziellen Microsoft-GitHub-Projekt heruntergeladen werden. Löschen oder verändern Sie keine Einträge, die in dieser Anleitung nicht ausdrücklich genannt werden.

Vorbereitungen auf dem alten und neuen Computer

Bevor die AutoVervollständigen-Liste exportiert wird, sollten das alte und das neue Outlook-Profil vorbereitet werden.

• Das bisherige Outlook-Profil muss noch geöffnet werden können.
• Das neue Outlook-Profil muss bereits vollständig eingerichtet sein.
• Das betreffende E-Mail-Konto muss im neuen Profil vorhanden sein.
• Outlook sollte im neuen Profil mindestens einmal gestartet worden sein.
• Nach der ersten Synchronisierung muss Outlook wieder vollständig beendet werden.
• Die exportierte MSG-Datei muss vom alten auf den neuen Computer übertragen werden können, beispielsweise über einen USB-Stick oder einen geschützten Netzwerkordner.

Outlook darf während des Exports und Imports nicht geöffnet sein. Schließen Sie auch Outlook im Web auf anderen Arbeitsplätzen, wenn mehrere Sitzungen mit demselben Postfach verbunden sind.

Schritt 1: AutoVervollständigen-Liste im alten Outlook-Profil exportieren

Der Export wird auf dem alten Computer oder mit dem bisherigen Outlook-Profil durchgeführt. Dabei wird die versteckte Nachricht IPM.Configuration.Autocomplete als MSG-Datei gespeichert.

1. Outlook vollständig schließen.
2. Den zuvor entpackten MFCMAPI-Ordner öffnen.
3. MFCMapi.exe mit einem Doppelklick starten.
4. Eine eventuell angezeigte Informations- oder Warnmeldung bestätigen.
5. Im oberen Menü auf Session klicken.
6. Logon auswählen.
7. Falls mehrere Outlook-Profile vorhanden sind, das bisherige Profil auswählen.
8. Mit OK bestätigen.

Im Hauptfenster zeigt MFCMAPI nun die mit dem ausgewählten Outlook-Profil verbundenen Datenspeicher an. Bei mehreren E-Mail-Konten können dort mehrere Zeilen erscheinen.

9. Den Datenspeicher des Postfachs suchen, dessen Vorschlagsliste übernommen werden soll.
10. Den betreffenden Eintrag doppelt anklicken.
11. Im neuen Fenster im linken Bereich Root Container aufklappen.
12. Darunter Top of Information Store oder IPM_SUBTREE öffnen. Die genaue Bezeichnung hängt von der Outlook- und Postfachkonfiguration ab.
13. Den Ordner Inbox beziehungsweise Posteingang suchen.
14. Den Posteingang mit der rechten Maustaste anklicken.
15. Open Associated Contents Table auswählen.

Daraufhin öffnet sich ein weiteres Fenster. Es zeigt nicht die normalen Nachrichten des Posteingangs, sondern versteckte, mit dem Ordner verknüpfte Konfigurationseinträge.

16. In der Spalte Subject nach dem Eintrag IPM.Configuration.Autocomplete suchen.
17. Den Eintrag einmal anklicken und kontrollieren, dass wirklich der vollständige Betreff IPM.Configuration.Autocomplete angezeigt wird.
18. Den Eintrag mit der rechten Maustaste anklicken.
19. Export Message auswählen.
20. Im folgenden Fenster als Dateiformat MSG file (UNICODE) auswählen.
21. Mit OK bestätigen.
22. Einen eindeutig erkennbaren Speicherort auswählen.
23. Die Datei beispielsweise unter dem Namen Outlook-Autocomplete-altes-Profil.msg speichern.

Der automatisch vorgeschlagene Dateiname kann zusätzlich eine lange Folge aus Buchstaben und Ziffern enthalten. Das ist normal. Entscheidend ist, dass die Datei aus dem Eintrag IPM.Configuration.Autocomplete exportiert wurde.

Kopieren Sie die gespeicherte MSG-Datei anschließend auf den neuen Computer. Öffnen Sie die Datei nicht mit Outlook und verändern Sie sie nicht.

Schritt 2: Vorhandene Vorschlagsliste des neuen Profils sichern

Im neuen Outlook-Profil kann bereits eine eigene AutoComplete-Nachricht angelegt worden sein. Sie enthält möglicherweise Empfänger, die seit der Einrichtung des neuen Profils verwendet wurden.

Microsoft sieht bei diesem Verfahren keine automatische Zusammenführung der alten und neuen Listen vor. Die vorhandene Nachricht wird deshalb zunächst gesichert und anschließend durch die Nachricht aus dem alten Profil ersetzt.

1. Outlook auf dem neuen Computer vollständig schließen.
2. MFCMapi.exe starten.
3. Session > Logon auswählen.
4. Das neue Outlook-Profil markieren und mit OK bestätigen.
5. Den Datenspeicher des betreffenden Postfachs doppelt anklicken.
6. Root Container öffnen.
7. Top of Information Store oder IPM_SUBTREE öffnen.
8. Den Ordner Inbox beziehungsweise Posteingang mit der rechten Maustaste anklicken.
9. Open Associated Contents Table auswählen.
10. Nach IPM.Configuration.Autocomplete suchen.

Ist kein solcher Eintrag vorhanden, kann direkt mit dem Import fortgefahren werden. Ist der Eintrag vorhanden, wird er zuerst gesichert.

11. Den vorhandenen Eintrag mit der rechten Maustaste anklicken.
12. Export Message auswählen.
13. MSG file (UNICODE) als Format einstellen.
14. Die Datei beispielsweise unter dem Namen Outlook-Autocomplete-neues-Profil-Sicherung.msg speichern.

Diese Sicherung nicht überspringen: Nach dem folgenden Löschvorgang kann die bisher im neuen Profil aufgebaute Vorschlagsliste nur mithilfe dieser Sicherungsdatei wiederhergestellt werden.

Schritt 3: Vorhandenen AutoComplete-Eintrag im neuen Profil löschen

Der vorhandene Eintrag muss entfernt werden, damit nicht zwei AutoComplete-Nachrichten im selben Posteingang gespeichert sind.

1. Den zuvor gesicherten Eintrag IPM.Configuration.Autocomplete im Fenster weiterhin markieren.
2. Den Eintrag mit der rechten Maustaste anklicken.
3. Delete message auswählen.
4. Im Fenster „Delete Item“ die Option Permanent deletion auswählen.
5. Die Löschung mit OK bestätigen.

Es darf ausschließlich der Eintrag mit dem Betreff IPM.Configuration.Autocomplete gelöscht werden. Andere Einträge im Associated Contents Table gehören zu weiteren Outlook-Funktionen und dürfen nicht entfernt werden.

Schritt 4: Alte AutoVervollständigen-Liste in das neue Profil importieren

Das Fenster mit der Associated Contents Table des Posteingangs muss für den Import weiterhin geöffnet sein.

1. Im oberen Menü des Fensters auf Folder klicken.
2. Import auswählen.
3. From MSG anklicken.
4. Die vom alten Computer übertragene MSG-Datei auswählen.
5. Auf Öffnen beziehungsweise OK klicken.
6. Im Fenster Load MSG die Liste Load style öffnen.
7. Load message into current folder auswählen.
8. Den Import mit OK starten.

Nach dem Import sollte im Fenster erneut ein Eintrag mit dem Betreff IPM.Configuration.Autocomplete erscheinen. Damit wurde die AutoVervollständigen-Nachricht aus dem alten Profil in den Posteingang des neuen Profils übernommen.

9. Alle geöffneten MFCMAPI-Fenster schließen.
10. MFCMAPI vollständig beenden.
11. Outlook mit dem neuen Profil starten.

Übertragene Empfängervorschläge kontrollieren

1. In Outlook auf Neue E-Mail klicken.
2. Im Feld An die ersten Buchstaben eines häufig verwendeten Empfängers eingeben.
3. Prüfen, ob der bekannte Name oder die bisherige E-Mail-Adresse vorgeschlagen wird.
4. Den Test mit mehreren Empfängern wiederholen.
5. Vor dem tatsächlichen Versand die vollständige E-Mail-Adresse kontrollieren.

Veraltete oder falsche Einträge können direkt aus der Liste entfernt werden. Dazu wird der betreffende Vorschlag markiert und über das eingeblendete X-Symbol beziehungsweise die Entfernen-Funktion gelöscht.

Was tun, wenn die alten Vorschläge nicht erscheinen?

Ältere POP3-Installationen: NK2-Datei kopieren

Bei älteren Outlook-Versionen und bestimmten POP3-Konfigurationen wurde die AutoVervollständigen-Liste in einer Datei mit der Endung .nk2 gespeichert.

Das NK2-Verfahren ist nur relevant, wenn auf dem alten Computer tatsächlich eine entsprechende Datei vorhanden ist. Wird keine NK2-Datei gefunden, darf nicht einfach eine beliebige Outlook-Datei umbenannt werden.

%APPDATA%\Microsoft\Outlook

%APPDATA%\Microsoft\Outlook

outlook.exe /importnk2

Werden bei der Übertragung auch Outlook-Kontakte kopiert?

Nein. Outlook-Kontakte und die AutoVervollständigen-Liste sind zwei voneinander getrennte Datenbestände.

• Kontakte sind bewusst gespeicherte Datensätze mit Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weiteren Angaben.
• AutoVervollständigen-Einträge entstehen überwiegend aus bereits angeschriebenen Empfängern.

Die Übernahme der AutoVervollständigen-Liste ersetzt daher keine Sicherung der Kontakte, Kalender, Aufgaben oder lokalen Outlook-Datendateien.

Häufige Fragen zur Outlook-AutoVervollständigen-Liste