Microsoft Outlook

Outlook indexiert Inhalte freigegebener Postfächer („Shared Mailboxes“) im Cached Mode oft nicht vollständig, deshalb bleiben Suchergebnisse lückenhaft. Dahinter stehen technische Unterschiede zwischen der lokalen Windows-Indizierung und der serverseitigen Suche über Exchange Web Services. Zusätzlich greift Service Assisted Search ein, wenn der lokale Index fehlt oder unbrauchbar ist – mit anderen Treffern und Grenzen. In der Praxis führen unvollständig gecachte Ordner, ein zu kurz eingestellter Offlinespeicher, riesige OST-Dateien oder ein aus dem Takt geratener Windows-Suchdienst zu Abweichungen.

Viele Teams bemerken erst im Audit, dass gelöschte Mails aus freigegebenen Postfächern im Papierkorb des ausführenden Benutzers landen statt im Ordner „Gelöschte Elemente“ der Shared Mailbox. Das ist das Standardverhalten von Outlook und führt schnell zu Lücken in der Nachvollziehbarkeit, erschwert interne Kontrollen und kann Compliance-Vorgaben unterlaufen. Abhilfe schafft eine serverseitige Einstellung in Exchange: Mit MessageCopyForDeleteEnabled steuern Sie, dass gelöschte Elemente tatsächlich im Papierkorb der Shared Mailbox abgelegt werden.

Shared Mailboxes sind in Microsoft 365 schnell eingerichtet, doch was Anwendern ebenso schnell auffallen wird: Gesendete Nachrichten landen nicht automatisch im Ordner „Gesendete Elemente“ der freigegebenen Mailbox. Ohne passende Servereinstellungen speichert Exchange die Kopie oft im persönlichen Postfach des Senders – oder gar nicht.