Microsoft Outlook

Ein Mitarbeiter löscht eine Mail aus einer Shared Mailbox, doch die Nachricht taucht in seinem eigenen Ordner „Gelöschte Elemente“ auf – nicht in der Shared Mailbox. Das ist kein Bug, sondern das Standardverhalten von Outlook beim Arbeiten mit freigegebenen Postfächern. Die Folge: fehlende Nachvollziehbarkeit, erschwerte eDiscovery und im schlimmsten Fall Lücken bei Compliance-Vorgaben, weil gelöschte Elemente nicht dort landen, wo das Team sie erwartet. Abhilfe schafft eine serverseitige Einstellung an der Shared Mailbox: MessageCopyForDeleteEnabled.

Viele wundern sich: Eine bekannte Adresse schreibt, doch die Nachricht endet im Junk-E-Mail-Ordner. Die kurze Antwort: Exchange Online Protection (EOP) und Microsoft Defender for Office 365 bewerten Mails auf mehreren Ebenen – von Authentifizierung über Reputation und Inhalt bis zu Mandantenregeln. Dabei greift die strengste Bewertung, auch wenn der Absender vertraut wirkt. Admins klären die Ursache über Mail-Header auf: SCL-Wert, AntiSpamReport und weitere Signale zeigen, welche Engine zugeschlagen hat. Wichtig: Die Safe-Sender-Liste in Outlook wirkt nur im Client und hebt serverseitige Entscheidungen nicht auf.