Viele Firmen erleben es täglich: Ein neues Team in Microsoft Teams, dazu Planner oder eine gemeinsame Dateiablage – und im Hintergrund wächst die Zahl der Microsoft 365 Groups. Jede dieser Gruppen bringt automatisch ein Exchange-Postfach, eine SharePoint-Site, OneNote und weitere Ressourcen mit. Ohne klare Regeln entsteht schnell Wildwuchs: doppelte Teams, verwaiste Sites und niemand fühlt sich verantwortlich.
Warum entstehen so viele Gruppen? Weil jede Erstellung eines Teams, einer Planner-Tafel oder einer Yammer-Community automatisch eine Microsoft 365 Group erzeugt. Warum verschwinden inaktive Gruppen nicht von selbst? Microsoft lässt sie standardmäßig unbegrenzt bestehen. Sie müssen sie gezielt löschen oder über Ablaufregeln auslaufen lassen.