Microsoft Outlook

Viele Teams bemerken erst im Audit, dass gelöschte Mails aus freigegebenen Postfächern im Papierkorb des ausführenden Benutzers landen statt im Ordner „Gelöschte Elemente“ der Shared Mailbox. Das ist das Standardverhalten von Outlook und führt schnell zu Lücken in der Nachvollziehbarkeit, erschwert interne Kontrollen und kann Compliance-Vorgaben unterlaufen. Abhilfe schafft eine serverseitige Einstellung in Exchange: Mit MessageCopyForDeleteEnabled steuern Sie, dass gelöschte Elemente tatsächlich im Papierkorb der Shared Mailbox abgelegt werden.

Shared Mailboxes sind in Microsoft 365 schnell eingerichtet, doch was Anwendern ebenso schnell auffallen wird: Gesendete Nachrichten landen nicht automatisch im Ordner „Gesendete Elemente“ der freigegebenen Mailbox. Ohne passende Servereinstellungen speichert Exchange die Kopie oft im persönlichen Postfach des Senders – oder gar nicht.

Ein Mitarbeiter löscht eine Mail aus einer Shared Mailbox, doch die Nachricht taucht in seinem eigenen Ordner „Gelöschte Elemente“ auf – nicht in der Shared Mailbox. Das ist kein Bug, sondern das Standardverhalten von Outlook beim Arbeiten mit freigegebenen Postfächern. Die Folge: fehlende Nachvollziehbarkeit, erschwerte eDiscovery und im schlimmsten Fall Lücken bei Compliance-Vorgaben, weil gelöschte Elemente nicht dort landen, wo das Team sie erwartet. Abhilfe schafft eine serverseitige Einstellung an der Shared Mailbox: MessageCopyForDeleteEnabled.