Tipps & Tricks

Retention Policies bzw. Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 werden oft mit Archivierung, Revisionssicherheit oder „automatischer Compliance“ gleichgesetzt. Genau darin liegt eines der größten Missverständnisse. Eine Retention Policy ist kein klassisches Archiv, kein Dokumentenmanagementsystem und auch keine magische Schicht, die Daten automatisch fachlich richtig einordnet. Sie ist vor allem ein technischer Mechanismus, der verhindert, dass Inhalte vor Ablauf einer definierten Frist endgültig verschwinden. Das klingt zunächst simpel. In der Praxis ist die Wirkung aber weitreichend: Benutzer können weiter ganz normal löschen, im Frontend sieht alles wie gewohnt aus, und dennoch bleiben Inhalte im Hintergrund in versteckten Speicherorten erhalten. Erst dort zeigt sich, wie Microsoft 365 Retention tatsächlich versteht: als Mindestaufbewahrung auf Plattformebene, nicht als sichtbares Benutzerarchiv.