Die Verwaltung von Lizenzen für Microsoft 365-Anwendungen zur Gewährleistung der Nutzung durch autorisierte Benutzer.
Microsoft Exchange ist in vielen Unternehmen der Standard für E-Mail und Groupware. Doch es gibt zahlreiche Alternativen, die nicht nur kosteneffizient, sondern auch flexibel und leistungsstark sind. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige interessante Optionen und deren Features.
Welche Alternativen gibt es zu Microsoft Exchange für E-Mail und Groupware? Weiterlesen »
Viele Firmen erleben es täglich: Ein neues Team in Microsoft Teams, dazu Planner oder eine gemeinsame Dateiablage – und im Hintergrund wächst die Zahl der Microsoft 365 Groups. Jede dieser Gruppen bringt automatisch ein Exchange-Postfach, eine SharePoint-Site, OneNote und weitere Ressourcen mit. Ohne klare Regeln entsteht schnell Wildwuchs: doppelte Teams, verwaiste Sites und niemand fühlt sich verantwortlich.
Warum entstehen so viele Gruppen? Weil jede Erstellung eines Teams, einer Planner-Tafel oder einer Yammer-Community automatisch eine Microsoft 365 Group erzeugt. Warum verschwinden inaktive Gruppen nicht von selbst? Microsoft lässt sie standardmäßig unbegrenzt bestehen. Sie müssen sie gezielt löschen oder über Ablaufregeln auslaufen lassen.
Die kurze Antwort vorweg: Outlook speichert gelöschte Nachrichten aus Shared Mailboxes standardmäßig im persönlichen Ordner „Gelöschte Elemente“ des angemeldeten Nutzers. Das wirkt unlogisch, erschwert die Nachverfolgung und kollidiert schnell mit Compliance-Anforderungen. Abhilfe schaffen zwei Stellschrauben: serverseitig aktivieren Sie in Exchange bzw. Exchange Online die Einstellung MessageCopyForDeleteEnabled, damit gelöschte Elemente in der Shared Mailbox landen.
Wer Postfächer in Microsoft 365 langfristig entlasten will, aktiviert die Online-Archivierung – aber sie greift nur, wenn die passende Exchange Online-Lizenz aktiv ist (z. B. EXO Plan 2 oder Archiv-Add-on) und das Archiv pro Benutzer- oder freigegebener Mailbox explizit bereitgestellt wurde. Die Aktivierung gelingt im Admin Center oder per PowerShell mit Enable-Mailbox -Archive. Archivrichtlinien mit Retention Tags steuern, wann Elemente ins Archiv wandern; der Managed Folder Assistant setzt diese Regeln im Hintergrund um.
Am 10. April 2025 meldete Microsoft über seine offizielle Service-Statusseite, dass es zu Problemen mit Microsoft 365 kommt, die ausschließlich Nutzer des Family-Abonnements betreffen.
